Hoe u toegankelijke woorddocumenten kunt maken

Veel mensen - vooral die met een handicap - gebruik speciale software en apparaten, inclusief schermlezers, om toegang te krijgen tot computers en het lezen van materiaal. Of het nu gaat om zakelijke of academische doeleinden, het is een goed idee om ervoor te zorgen dat uw Word-documenten voor dit publiek toegankelijk zijn. Er zijn enkele eenvoudige ontwerpprincipes en stappen om woorddocumenten in te schrijven om ervoor te zorgen dat iedereen toegang heeft.

Opmerking: terwijl de onderstaande schermafbeeldingen en specifieke menu`s van Microsoft Word zijn, zijn de algemene principes van toepassing op het maken van toegankelijke woorddocumenten met een woordverwerkingssoftware.

Stappen

Titel afbeelding met behulp van stijlen in Word.jpg
Titel afbeelding met behulp van stijlen in Word.jpg
1. Gebruik koppen en documentstijlen om een ​​bevaarbare structuur te maken. Omdat schermleesoftware (inclusief gekochte softwaremogelijkheden voor Windows-computers, evenals de VoiceOver-functie van Apple] alles luidt dat zichtbaar op het scherm is, is het gebruik van stijlen nuttig omdat het uw documentstructuur geeft. Schermleesoftware gebruikt audio om gebruikers te vertellen of een bepaald gedeelte van de tekst een titel, kop, subkop of normale / lichaamstekst is. Hierdoor kunnen gebruikers logische zin van het document maken en om bepaalde koppen en onderwerpen te overgaan. Om dit te doen, moet echter de schrijver van het document die onderscheidingen duidelijk maken! Anders zal het hele document als één grote brok "normale" teksttekst lezen.
  • Gebruik ten minste de opties voor de belangrijkste stijl: titel, rubriek (met genummerde niveaus) en normaal.
  • Zorg ervoor dat u uw rubrieken in de juiste volgorde identificeert. Dit helpt om een ​​eenvoudig te begrijpen systeem te creëren voor iemand die uw tekst navigeert. U kunt bijvoorbeeld uw papieren titel toewijzen Titel stijl, gebruik de Koptekst 1 Stijl voor uw hoofdgedeelte, gebruik Rubriek 2 Voor uw subsectie-koppen, enzovoort.
  • Zorg ervoor dat u geen rubriekniveaus overslaat. Nest je kopjes zodat hun stijlnummers overeenkomen met hun hiërarchie (I.e. Ga niet van 1 tot 3 of gebruik 3 voor uw hoofdtitel en 1 voor uw ondertitels - zorg ervoor dat 1 de grootste rubriek is, dan 2, dan 3, enz.).
  • Vergeet niet dat u kunt aanpassen hoe uw stijlen eruit zien zonder de toegankelijkheid te beïnvloeden. Voel je vrij om lettertypen, maten en kleuren te veranderen. Zorg ervoor dat elke kop of het stuk tekst "getagd" is met het juiste stijllabel, zodat schermlezers het kunnen identificeren.
  • Overweeg voor langere documenten, rekening houden met het gebruik van de ingebouwde functie van het woord van de inhoud. Dit gebruikt automatisch uw kopjes om een ​​gekoppelde inhoudsopgave te maken die uw document voor alle lezers kunnen navigeren.
  • Titel afbeelding Creëer Toegankelijke Word Documenten Stap 2
    2. Gebruik de alt-tekst. Mensen met visuele beperkingen, of ze nu blind zijn of gedeeltelijk zicht hebben, kunnen verliezen als u veel afbeeldingen, grafieken, vormen, foto`s of clipart gebruikt in uw documenten. Dit betekent niet dat je die functies moet overslaan - je moet gewoon een alternatief (of "alt") tekst of bijschriften toevoegen om uit te leggen wat ze zijn. Schermleesoftware leest Alt-tekst of bijschriften hardop om ervoor te zorgen dat gebruikers met visuele beperkingen niet missen.
  • Om alt-tekst toe te voegen, start u met de rechtermuisknop op uw afbeelding.Ga naar Formatteer foto en dan Alt-tekst. Schrijf een eenvoudige maar volledige beschrijving van de afbeelding of andere visuele functie in het vak Titel en / of Beschrijving (afhankelijk van de lengte) en klik op OK.
  • Titel afbeelding Creëer Accessible Word Documenten Stap 3
    3. Zorg dat tabellen toegankelijk zijn. Tafels zijn geweldig voor het organiseren van gegevens en informatie, maar wanneer ze worden gelezen door een schermlezer, kunnen ze verwarrend zijn. Het in gedachten houden van deze principes kunnen ze toegankelijker maken:
  • Gebruik duidelijke en aangewezen kolomkoppen. Net zoals u in uw tekst stijlkopie gebruikt, gebruikt u kolomkopschoppen om uw tabellen consistent en gemakkelijk te navigeren te maken. Zorg ervoor dat onder Tabelopties, u selecteert Header rij zodat schermlezers de bovenste rij identificeren als kolomkoppen.
  • Maak tafels zo eenvoudig en logisch mogelijk. Vermijd indien mogelijk met het samengevoegd of gesplitst cellen alleen in bepaalde kolommen of rijen, omdat dit verwarrend zal zijn wanneer de inhoud hardop wordt gelezen. Blijf bij een standaard, gelijkmatig aangelegd formaat.
  • Probeer uw tabellen logisch te laten lezen van links naar rechts en van boven naar beneden (indien in het Engels). Om een ​​beter idee te krijgen van hoe een schermlezer op uw tabel zal navigeren, gebruikt u de TAB-toets op uw toetsenbord om de volgorde te controleren die de cursor door uw kolommen en rijen gaat.
  • Met behulp van ALT-tekst voor tabellen, evenals afbeeldingen en grafieken, kan ook helpen.
  • Titel afbeelding Creëer Toegankelijke Word Documenten Stap 4
    4. Gebruik zinvolle hyperlinktekst. Als u gewoon een lange URL in uw document kunt kopiëren en plak, probeert de schermlezer elke letter te lezen - wat een pijn kan zijn. Een betere aanpak omvat het gebruik van zinvolle hyperlinktekst.
  • Wanneer u een hyperlink wilt toevoegen, klikt u met de rechtermuisknop op de regel waar u de link wilt en selecteert u Hyperlink (of ga naar Invoegen en dan Hyperlink).
  • Kopieer of typ de URL in het adres of link naar tekstvak.
  • Inclusief een eenvoudige maar zinvolle beschrijving onder Scherm of Tekst om weer te geven. Dit is het schrijven dat daadwerkelijk zichtbaar is in uw document, en wanneer erop wordt geklikt, neemt u de lezer naar de website van de URL.
  • Titel afbeelding Creëer Toegankelijke Word Documenten Stap 5
    5. Vermijd het gebruik van lege ruimtes of lijnen om opmaak of ruimte te maken. Als je de neiging hebt om te slaan "Tab" of "Invoeren" steeds opnieuw om opmaak te maken die je wilt, probeer de gewoonte te schoppen. Het horen van een stel witte ruimte (geïdentificeerd door een schermlezer als "blank") kan irritant zijn en kunnen gebruikers een handicap de indruk geven dat het document is geëindigd.
  • Gebruik in plaats daarvan de documentopmaak. Vertrouwen op inkepingen, lijnafstand en stijlen om het gewenste effect te creëren.
  • Om extra ruimte te maken na regels zonder op ENTER te drukken, klikt u met de rechtermuisknop en ga naar Paragraaf. Onder Spatiëring, Pas de opties voor, na en lijnafstandswaarde aan om de gewenste lay-out te krijgen.
  • Een manier om te controleren hoe uw document kan "kijken" naar een schermlezer is om de optie te selecteren om Toon alle niet-drukkerijen Zodat u het alinea-symbool ziet dat verschijnt telkens wanneer u op de ENTER-toets drukt en de punt die wordt weergegeven telkens wanneer u de spatiebalk raakt. Idealiter moeten deze alleen verschijnen wanneer u echt een oud woord of alinea stopt en een nieuwe start. Ze zouden er niet moeten zijn als je gewoon extra ruimte wilt maken.

  • Titel afbeelding Creëer Toegankelijke Word Documenten Stap 6
    6. Vermijd zwevende objecten. Wanneer u afbeeldingen, grafieken of andere objecten toevoegt, wees voorzichtig met uw tekstverpakking. Als u drijvende objecten gebruikt, kan SCREEN-leesoftware ze helemaal negeren of hun alt-tekst in de verkeerde volgorde lezen.
  • Gebruik in plaats daarvan de "boven- en onderkant" of "in lijn met tekst" tekstwikkelopties.
  • 7. Zorg ervoor dat u alternatieven voor audio-inhoud verstrekken. Als u audioclips of video`s hebt die mogelijk ontoegankelijk zijn voor mensen die doof zijn, probeer dan gesloten bijschriften of transcripties te verstrekken om ervoor te zorgen dat ze ook toegang hebben tot deze inhoud.
  • Titel afbeelding Creëer Toegankelijke Word Documenten Stap 8
    8. Schrijf en ontwerp met allerlei gebruikers in gedachten, afhankelijk van je publiek. Sommige gebruikers hebben mogelijk cognitieve stoornissen en profiteren van duidelijke taal. Sommigen kunnen kleurenblindheid of andere visuele waardeverminderingen hebben die een laag contrast-tekst maken, moeilijk te scheiden van de achtergrond. Sommige gebruikers die afhankelijk zijn van schermlezers zullen moeten luisteren naar elk deel van uw document, soms opnieuw en opnieuw. Als je onnodige inhoud hebt, probeer het het uit te wieden. Wees grondig met je inhoud, maar blijf zo mogelijk eenvoudig in je aanpak.
  • Houd titels kort, vooral als ze vaak voorkomen.
  • Als u kleur gebruikt, vermijd u vermijdt zeer vergelijkbare kleuren bovenop elkaar. Contrast maakt tekst gemakkelijker om voor iedereen te lezen, vooral die met visuele beperkingen.
  • Vertrouw niet op alleen kleurcodering. Voor gebruikers die geen kleur kunnen waarnemen of schermlezers gebruiken, zorgt u ervoor dat informatie op meerdere manieren wordt overgebracht, niet alleen door de kleur van de tekst. Vermijd bijvoorbeeld een lange lijst met items waarbij rode tekst één ding en blauw betekent.

    • Video

    Door deze service te gebruiken, kan sommige informatie worden gedeeld met YouTube.

    Tips

    Houd je publiek in gedachten. Mogelijk hoeft u zich misschien niet op een van de volgende stappen te raken om een ​​document te maken dat voor uw publiek werkt, maar deze basisprincipes toepassen, kan u helpen ervoor te zorgen dat uw document toegankelijk is voor een breder scala aan mensen.
  • Als de toegankelijkheid belangrijk is voor een bepaald project, vraag dan iemand met een handicap of met kennis van schermlezers en andere ondersteunende technologie om "test" uw document uit en geeft u feedback.

    • Waarschuwingen

    Niet alle methoden voor het maken van PDF`s resulteren in echt toegankelijke documenten. Zorg ervoor dat u de uwe onderzoekt omdat anders het zorgvuldige werk dat u in het woord hebt gedaan, mogelijk nutteloos is wanneer u het document naar een PDF converteert.
    Deel in het sociale netwerk:
    Vergelijkbaar