Hoe een zakelijke e-mail te sluiten

Het lijkt moeilijk om een ​​belangrijke zakelijke e-mail af te sluiten. Er zijn zoveel manieren om uw bericht af te maken! Uiteindelijk is de manier waarop u uw e-mail sluit, afhankelijk van een paar verschillende factoren. Deze kunnen dingen bevatten zoals hoe goed u weet dat de persoon die u schrijft, het doel van de e-mail, en of uw e-mail deel uitmaakt van een ketting. Met deze factoren in gedachten, vaart het een geschikte laatste zin. Kies vervolgens de juiste richting en beslis wat u in uw handtekening kunt plaatsen.

Stappen

Deel 1 van 3:
Uw sluitingsopmerkingen schrijven
  1. Titel afbeelding Sluit een zakelijke e-mail Stap 1
1. Herinner de ontvanger van het doel van uw e-mail. Er zijn veel redenen om een ​​e-mail in een bedrijfsinstelling te schrijven. Het vastleggen van het primaire doel van de e-mail zal u helpen de beste manier te bepalen om het op te lossen.
  • Als u bijvoorbeeld een verzoek aan het maken bent, eindigt met iets als, "Bedankt voor uw tijd", of "Bedankt voor uw overweging."
  • Als u reageert op een verzoek om informatie of hulp, kunt u eindigen met "Ik hoop dat dit helpt!"Of" Laat het me weten of er een andere manier is, kan ik van hulp zijn."
  • Als je een face-to-face-bijeenkomst opzet, zou je kunnen eindigen met iets als, "zie je volgende week!"
  • Titel afbeelding Sluit een zakelijke e-mail Stap 2
    2. Gebruik een geschikte toon voor uw publiek. Denk na over hoe goed je weet dat de persoon die je schrijft, wat voor een relatie je hebt, en wat je probeert te bereiken. Een e-mail naar een hogerbeheerder of een belangrijke nieuwe klant moet waarschijnlijk formeler zijn dan een e-mail naar een bekende medewerker.
  • Als u bijvoorbeeld een vergadering met een klant instelt, kan een goede sluitingsverklaring iets dergelijks zijn, "Ik kijk uit naar onze vergadering op 24e. Als u vragen heeft, neem dan contact met mij op via 555-555-5555."
  • Aan de andere kant, als je een vriendelijke ontmoeting met een collega regelt, weet je het goed, het is misschien prima om te eindigen met iets als, "klinkt goed! Ik zie je morgen! :) "
  • Titel afbeelding Sluit een zakelijke e-mail Stap 3
    3. Neem geen sluitingsverklaring op als uw e-mail deel uitmaakt van een keten. Als dit uw eerste e-mail is over het onderwerp bij de hand, of als het een bijzonder belangrijke e-mail is, dan is het waarschijnlijk een goed idee om een ​​sluiting te ondervinden of "Oproep tot actie."Brevity is echter belangrijk in zakelijke e-mails. Als uw e-mail deel uitmaakt van een lange keten, hoeft u mogelijk niets meer dan de meest essentiële informatie op te nemen.
  • Als u bijvoorbeeld een lang gesprek over e-mail met uw baas over een opdracht inpakt, hoeft u mogelijk niet veel meer te zeggen dan, "OK. Ik zal het vóór het einde van de dag op vrijdag hebben gedaan. -M."
    • Deel 2 van 3:
    Een rechtsgebruik kiezen
    1. Titel afbeelding Sluit een zakelijke e-mail Stap 4
    1. Kies een sign-off die overeenkomt met de toon van uw e-mail. Als uw e-mail formeel is, logt u af met iets als "Met vriendelijke groeten" of (voor een nog meer formele aanraking) "oprecht."Voor minder formele e-mails, vind je misschien wel goed met iets als" wees voorzichtig "of" proost."
    • Als je eerdere e-mails hebt gehad van de persoon die je aan het schrijven bent, kun je kijken naar hun aanmelding en match je toon aan de hunne. Bijvoorbeeld, als ze de neiging hebben om te tekenen met iets als "warme groeten," zou je moeten afmelden met een vergelijkbaar niveau van formaliteit.
  • Titel afbeelding Sluit een zakelijke e-mail Stap 5
    2. Gebruik een sign-off die bij uw doel past. Net als de sluitzin, kan een uitloggen ook het doel van uw e-mail weerspiegelen. Als u bijvoorbeeld een eenvoudig verzoek maakt of korting voor iets uitdrukt voor iets, kunt u een uitloggen zoals "Hartelijk dank" of "heel erg bedankt", gevolgd door uw handtekening.
  • Titel afbeelding Sluit een zakelijke e-mail Stap 6
    3. Vermijd iets te aanhankelijk. Tenzij je weet dat de persoon je heel goed schrijft, vermijd je iets te slankerig, informeel of aanhankelijk. Over het algemeen mogen dingen als "liefde", "xoxo" of "knuffels" niet worden gebruikt in zakelijke e-mails.
  • Titel afbeelding Sluit een zakelijke e-mail Stap 7
    4. Sla de uitloggen over in korte of ketting-e-mails. Als uw e-mail deel uitmaakt van een lange keten, of als u iets kort en snel probeert te communiceren met een collega, is het mogelijk niet nodig om überhaupt een uitmelding op te nemen.
  • Als je je niet op je gemak voelt om de aanmelding over te slaan, een eenvoudige sign-off like-bernice of -b. zou prima moeten zijn voor korte, informele e-mails.
    • Deel 3 van 3:
    Ondertekening van uw e-mail
    1. Titel afbeelding Sluit een zakelijke e-mail Stap 8
    1. Voeg uw standaard identificerende informatie toe. Hoeveel informatie U opneemt in uw handtekening is afhankelijk van hoe goed u uw correspondent kent, en hoe vaak u met hen hebt gecommuniceerd.
    • Een eerste e-mail moet waarschijnlijk ten minste uw volledige naam, functie, werkplek en telefoonnummer opnemen.
    • Bij het communiceren met een collega of iemand die u vaak e-mailt, is het waarschijnlijk voldoende om te ondertekenen met uw voornaam of initiaal.
  • Titel afbeelding Sluit een zakelijke e-mail Stap 9
    2. Houd uw handtekening kort. In het algemeen is het het beste om een ​​zakelijke e-mail niet te rommelen met veel extra tekst en afbeeldingen. Vermijd het toevoegen van iets onnodig aan uw e-mailhandtekening, zoals quotes, flitsende graphics of veel links.
  • Titel afbeelding Sluit een zakelijke e-mail Stap 10
    3
    Stel een automatische handtekening in. Als u geen zin hebt om uw functie-titel en contactgegevens uit te schrijven telkens wanneer u een belangrijke e-mail verzendt, wilt u mogelijk een handtekening maken die uw e-mailclient automatisch kan toevoegen aan uw berichten.
  • Sommige programma`s, zoals Vooruitzicht, Sta u toe om meerdere handtekeningen te maken, zodat u degene kunt selecteren die het meest geschikt is voor een bepaalde e-mail.

    • Tips

    Je handtekening moet er zoiets uitzien:
    • Beste wensen,
    • Jane Doe, Markt Analyst
    • Megacorp
    • 214-444-1234
  • Het is heel gemakkelijk in de meeste e-mailclients zoals Outlook, enz. Om automatisch een handtekening in te stellen die bij elke e-mail wordt aangesloten.

    • Waarschuwingen

    Laat een andere persoon je werk dubbel controleren, indien mogelijk.Er is geen vervanging voor een goede proeflezen.
  • Bewerk en proefLees alle letters voordat u ze verzendt - dat is, lees door voor de juiste grammatica en spelling en verwijder typografische fouten.Verander dubbelzinnige taal, e.g., Woorden en uitdrukkingen die onduidelijk zijn, of die een dubbele betekenis hebben.
  • Het gebruik van een spellingcontrole is niet onfeilbaar omdat de software vaak een goed gespeld woord inzet, maar niet de correct woord voor de context.Het hebben "bankroll" veranderd naar "leeg" verandert echt de betekenis van de zin.Je moet ook vertrouwen op je eigen kennis van de subtiliteiten van de grammatica, omdat de suggesties van de software niet altijd goed zijn.
    • Deel in het sociale netwerk:
    Vergelijkbaar