Hoe een zakelijke e-mail samen te stellen aan iemand die u niet kent

Wanneer u in het bedrijfsleven werkt, moet u vaak een e-mail samenstellen aan iemand die u niet kent. Terwijl enigszins ongemakkelijk, het maakt deel uit van het professionele leven. Er zijn bepaalde regels van etiquette die u moet volgen bij het verzenden van een professionele e-mail naar een vreemde.

Stappen

Deel 1 van 3:

Begin met de e-mail

1. Doe je onderzoek. Er is een verscheidenheid aan informatie die u moet weten voordat u een e-mail hebt opgeleverd naar een vreemde. Voordat u begint te typen, neem dan een kijkje op de website voor het bedrijf waar de ontvanger werkt.

Als u het e-mailadres van de ontvanger niet kent, is dit te vinden door de website van het bedrijf te scannen. Als er geen e-mail wordt vermeld, wees dan op hun hoede om via e-mail contact op te nemen met de persoon. Misschien wilt u in plaats daarvan kiezen voor een fysieke brief.
Als u van plan bent om vragen in de e-mail te vragen, controleert u of de website deze vragen behandelt. Je wilt niet de indruk wekken dat je lui bent en niet de tijd hebt genomen om een website grondig te lezen.
Zorg ervoor dat u contact opneemt met de juiste persoon. Veel mensen beginnen e-mails met zoiets, "Ik weet niet zeker of je de juiste persoon bent om te vragen, maar..." Dit wordt beschouwd als onprofessioneel en respectloos van de tijd van de ontvanger. Als u niet weet met wie u contacthoudt, houdt u de e-mail af totdat u die informatie kunt achterhalen.

Titel afbeelding Compose een zakelijke e-mail naar iemand die je niet kent Stap 2

2. Schrijf een beschrijvende onderwerpregel. Uw onderwerpregel moet uw exacte redenen overbrengen voor het verzenden van de e-mail. Vaak worden e-mails van vreemden genegeerd of over het hoofd gezien. Een solide onderwerpregel vermindert de kans dat uw e-mail wordt doorgegeven.

Gebruik een paar woorden om te zeggen wat de e-mail is over. Gebruik zoveel mogelijk details om in 4 of 5 woorden op te nemen. Bijvoorbeeld, "Vergadering bij 10 a.m. over nieuwe computers" is beter dan "Ontmoeting vanmorgen."

Vage vaklijnen, zoals "Hallo" en "Hoi", worden soms onbedoeld gelezen als spam en doorgestuurd naar de spammap van de ontvanger.

Gebruik een professionele e-mail, omdat uw e-mail wordt weergegeven naast de onderwerpregel. Gebruik een e-mail die uw volledige naam gebruikt in plaats van een die een persona of een vage uitdrukking gebruikt.

Gebruik nooit alle doppen in een e-mail onderwerpregel, zelfs als de e-mail urgent is. Dit komt uit als schreeuwen, wat kan worden geïnterpreteerd als vijandigheid.

Titel afbeelding componeer een zakelijke e-mail naar iemand die je niet kent Stap 3

3. Bepaal hoe de ontvanger aan te pakken. Dit kan lastig zijn als u een vreemdeling e-mailt, omdat u de naam van hun voorkeur niet kent. Er zijn echter een paar etiquette-richtlijnen, die u kan helpen misstappen te voorkomen.

Als u de naam van de persoon niet kent, vermijdt u overdreven formele frases zoals, "Voor wie het aangaat" of "Beste meneer / miss." Ga ook niet te casual. "Hoi" is veel te onprofessioneel voor een zakelijke e-mail. Misschien beginnen je de e-mail met een eenvoudige e-mail te beginnen, "Hallo."

Als u de naam van de persoon kent, moet u het correct spellen. Controleer de spelling een paar keer, want het is gemakkelijk om te glijden als je de persoon nog nooit eerder hebt gemaild.

Gebruik "Dhr." en "Mevrouw." Gevolgd door alleen de achternaam van de persoon. Als u bijvoorbeeld Jane Hart wilt e-mailen, begin dan met uw e-mail "Geachte mevrouw. Hart" liever dan "Geachte mevrouw. Jane Hart."

Maak nooit aannames over de burgerlijke staat van een vrouw. Als je haar burgerlijke staat kent, is het nog steeds het beste om de aandacht op te letten in een e-mail omdat het niet relevant is voor de zakelijke wereld. Erbij blijven "Mevrouw" en gebruik nooit "Mevrouw" of "Mvr." Tenzij de ontvanger deze groeten zelf gebruikt.

Als iemand een doctoraat heeft, is het passend om te gebruiken "Dr" Bij het aanpakken van hen.

Titel afbeelding componeer een zakelijke e-mail naar iemand die je niet kent Stap 4

4. Identificeer jezelf en het bedrijf dat je vertegenwoordigt. Denk eraan, wanneer u een zakelijke e-mail verzendt, die u uw standplaats vertegenwoordigt. Identificeer jezelf en je bedrijf in je eerste zin. Een e-mail kan bijvoorbeeld beginnen, "Geachte mevrouw. Hart, mijn naam is John Dawson en ik werk in Marketing bij Wilson Technologies."

Deel 2 van 3:

De e-mail schrijven

1. Houd het kort en op het punt. Door het punt te bereiken en duidelijk uw doel te identificeren, presenteert u een professioneel beeld dat serieus wordt genomen door de lezer. Dit verhoogt ook de waarschijnlijkheid dat uw e-mail wordt gelezen en gereageerd op onmiddellijk, aangezien mensen zich afscheiden met overdreven wordy reacties.

Na het identificeren van jezelf Andyour Company, moet je volgende zin het doel van de e-mail verklaren. Het is het beste om je zaak binnen twee zinnen te vermelden.
Wees positief. Zelfs als je schrijft om een klacht of bezorgdheid aan te pakken, wees hoffelijk en respectvol gedurende de hele e-mail. Maak geen slechte mondbossen, andere bedrijven of werknemers, omdat dit slecht op u weerspiegelt.
Terwijl hij in de omslagbrieven is, is het standaard om een aantal fundamentele achtergrondinformatie over uzelf op te nemen als u een e-mail wilt sturen namens een bedrijf, laat die informatie uit. Geef eenvoudigweg uw naam en uw positie in het bedrijf voordat u verder gaat met het doel van de e-mail.

Titel afbeelding Compose een zakelijke e-mail naar iemand die je niet kent, stap 6

2. Gebruik eenvoudig, direct proza. Een zakelijke e-mail moet zo eenvoudig te lezen zijn. Dit betekent met behulp van duidelijke taal die gemakkelijk te begrijpen is.

Kies de actieve stem over de passieve stem. Zeg bijvoorbeeld niet, "Een memo is naar je gestuurd door mijn baas, James Peterson." In plaats daarvan zeggen, "Mijn baas, James Peterson, stuurde je een memo."

Vermijd jargon en technische termen, zelfs als dergelijke voorwaarden in uw bedrijf zwaar worden gebruikt. Kies voor eenvoudige Engelse en gemeenschappelijke frases.

Gebruik korte zinnen. Elimineer conjuncties indien mogelijk en breek lange zinnen.Bijvoorbeeld, "We hebben niet van u gehoord met betrekking tot de memo en wilden opvolgen om ervoor te zorgen dat u de informatie begreep." Dit zou beter worden vermeld als, "We hebben niet van je gehoord met betrekking tot de memo. We wilden volgen om ervoor te zorgen dat je de informatie begreep."

Gebruik de juiste grammatica, spelling en interpunctie. Spellingcontrole en proeflezen alle e-mails voordat u op de verzendknop drukt.

Titel afbeelding componeer een zakelijke e-mail naar iemand die u niet kent Stap 7

3. Weet wat te vermijden om te verzenden. Er zijn bepaalde regels van etiquette met betrekking tot wat moet worden verzonden via e-mail. Begrijp wat te vermijden om te verzenden voordat je contact opneemt met iemand.

Bijlagen zijn goed als u een e-mail wilt sturen met betrekking tot informatie die specifiek is gevraagd, maar stuur geen bijlagen naar vreemden zonder aan te vragen.

Vermijd overdreven grote bijlagen en bestanden. In het evenement is het verzenden van dergelijke informatie noodzakelijk, stuur vooraf een e-mail om de ontvanger een hoofd op te geven.

Gebruik geen overdreven lange handtekening. Idealiter mag uw handtekening alleen uw naam, postadres, e-mailadres en telefoonnummer bevatten. Als u wilt, is het ook geschikt om uw functie op te nemen.

Neem geen grafische of achtergronden op. Ze hebben de neiging om e-mailgeheugen te verstoppen en af te komen als onprofessioneel in een bedrijfsinstelling.

Deel 3 van 3:

De e-mail beëindigen

1. Geef de begunstigde instructies over hoe te reageren. Tegen het einde van de e-mail, geeft u instructies over hoe de ontvanger kan opvolgen.

Geef beleefd een tijdschema op waarin u wilt horen. Bijvoorbeeld, "Als je tegen het einde van de dag terug bij me zou kunnen komen, zou ik het echt waarderen."
Neem zo nodig contactgegevens op. Je kunt gewoon zeggen, "Dit is de beste e-mail om me te bereiken" Of vraag een telefoongesprek aan en neem uw nummer op.
Wees specifiek over wat je wilt van de ontvanger. Zeg niet gewoon, "Ik hoop snel van u te horen." In plaats daarvan, zeg, "Ik hoop snel van je te horen, zodat we de logistiek van overgang naar een nieuw computersysteem kunnen bespreken."

Titel afbeelding componeer een zakelijke e-mail naar iemand die je niet kent, stap 9

2. Gebruik een geschikte verzending. Voor je naam zal er een vorm van een afscheid zijn. Kies een zaken die geschikt is om naar uw e-mail te sturen.

Gebruik niet simpelweg een koppelteken en neem dan uw naam op. Dit komt uit als te informeel, net als bordt af "Zie je later" en "Doe het rustig aan." Emoticons, zoals smileygezichten, worden het beste vermeden.

In een zakelijke e-mail, zoiets "Het beste" of "Al het beste" is geschikt omdat het vriendelijk is zonder professionaliteit op te offeren. "oprecht" is een andere goede optie, maar kan af komen alsof.

"Bedankt" en "Dank u" zijn ook geschikt, maar moeten worden vermeden als u de ontvanger niet vraagt om een specifieke taak of plicht uit te voeren.

Titel afbeelding componeer een zakelijke e-mail naar iemand die je niet kent Stap 10

3. Opvolgen. De zakenwereld is bezig. Als u niet meer van de ontvanger hoort in een passend tijdsframe, is het geschikt voor Stuur een follow-up e-mail.

Als iemand niet reageert, was het waarschijnlijk niet opzettelijk. E-mails worden ondersteund en vaak, zelfs als je het juiste protocol volgt, eindigen het per ongeluk in een spamfilter.

Een follow-up e-mail moet een direct antwoord zijn op een e-mail die u al hebt verzonden. Wees beleefd, beginnend met iets als, "Ik weet dat je waarschijnlijk erg druk bent, maar ik wilde gewoon zeker weten dat je mijn e-mail hebt ontvangen." Herhaal vervolgens kort het onderwerp van het oorspronkelijke bericht.