Hoe een conferentiegesprek te leggen

Voorzieken van een conferentiegesprek geeft u de mogelijkheid om uw vermogen om anderen te beheren en te leiden. Om een ​​oproep succesvol te leiden, moet u weten hoe u de oproep kunt organiseren, u kunt voorbereiden op uw rol, de oproep voeren en daarna met de aanwezigen opvolgen. Met de praktijk zult u merken dat veel van de stappen die betrokken zijn bij conferentiegesprekken vergelijkbaar zijn met stappen die u zou ondernemen met face-to-face-vergaderingen.

Stappen

Deel 1 van 4:
Het organiseren van de oproep
  1. Titel afbeelding Stoel Een conferentiegesprek Stap 1
1. Kies een handige conferencing-software. Tegenwoordig heb je een verscheidenheid aan webinar-programma`s om uit te kiezen. Selecteer iets gebruiksvriendelijk dat de meeste deelnemers zijn geïnstalleerd. Zorg ervoor dat u software met een videocomponent hebt gekozen als de oproep dia`s bevat. Als geïnstalleerde software geen realistische optie is, gaat u met een service die iedereen vrij kan openen.
  • Zorg ervoor dat de oproep in een kamer met een luidsprekertelefoon kan plaatsvinden. Deze inkie-in-optie is ook een handige back-up als de webinar-software faalt.
  • Titel afbeelding Stoel Een conferentiegesprek Stap 2
    2. Poll je aanwezigen voor een geschikte tijd. Kies drie tot vijf potentiële data en tijden van de dag. Stuur een e-mail naar alle deelnemers om hun beschikbaarheid voor elke mogelijkheid te meten. Vertel iemand die geen van de tijden kan maken om u zo snel mogelijk te laten weten.
  • U kunt ook online planning enquêtes gebruiken zoals Doodle. Met deze hulpmiddelen kunnen deelnemers datums en tijden kiezen met de muisklik. Als u deze optie kiest, vergeet dan niet om de link in de e-mail op te nemen.
  • Als alle aanwezigen in dezelfde tijdszone zijn, vermijd het plannen van oproepen tijdens de lunchpauzes, onmiddellijk aan het begin van de werkdag, en of na normale kantooruren.
  • Titel afbeelding Stoel Een conferentiegesprek Stap 3
    3
    Schrijf een agenda. Inclusief onderwerpen die moeten worden besproken. Betrekking hebben op eventuele vragen of zorgen die u verwacht van andere leden. Focus op de positieve problemen eerst. Adres vervolgens uitdagingen en bieden oplossingen of ideeën om eventuele obstakels te overwinnen.
  • Als u van plan bent om taken toe te wijzen aan bepaalde aanwezigen, bespreek het dan met hen voordat u de agenda verzendt. Het laatste dat u wilt doen, is iemand verrast of een manager of klant onjuiste informatie geven.
  • Titel afbeelding Stoel Een conferentiegesprek Stap 4
    4. E-mail voorlopige informatie naar alle aanwezigen. Voeg alles toe waarvan ze moeten inloggen op het gesprek, zoals het gespreksnummer en het wachtwoord. Bevestig een concept van de agenda aan de e-mail. Vraag het dat iedereen erover leest en je op de hoogte brengt als ze iets willen toevoegen of bestaande inhoud herzien.
  • Titel afbeelding Stoel Een conferentiegesprek Stap 5
    5. Benoem een ​​note-taker. Kies de meest verantwoordelijke en attente fysieke deelnemer voor deze taak. Zorg ervoor dat ze de namen van iedereen aanwezig zijn. Laat ze grote punten samenvatten die worden besproken, met behulp van de agenda als een overzicht.
  • Als ze een digitale audiorecorder of recordfunctie op hun telefoon hebben, vraag dan om het te gebruiken als er geen gevoelig materiaal zal worden besproken.
  • Sla deze stap niet over als u de recordfunctie op de webinar-software gebruikt. Technologie kan falen als je het het minst verwacht. Als dat gebeurt, heb je de minuten geschreven als een back-up.
  • Titel afbeelding Stoel een conferentiegesprek Stap 6
    6. Stuur een e-mail voor herinnering. Doe dit op de dag van de oproep als het na de lunch of de dag vóór een gesprek in de ochtend is gepland. Gebruik deze kans om rapporten of documenten te verzenden die nodig zijn op het gesprek. Het is jouw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde pagina staat en dat iedereen hun verantwoordelijkheden heeft voltooid vóór de oproep.
  • Als iemand anders deze materialen heeft gemaakt, geef ze dan krediet (of voorkomen de schuld van het vallen op u) door hun bericht door te sturen met de documenten.
    • Deel 2 van 4:
    Jezelf klaar voor de stoel
    1. Titel afbeelding Stoel Een conferentiegesprek Stap 7
    1. Ontwerp uw notities of sprekende punten. Vlees de items al op de agenda om jezelf te houden van het verliezen van focus. Ontwerp geen voorbereide verklaring. Blijf bij een lijst met opsommingsteken van belangrijke punten, korte imperatieven en onvolledige zinnen. Dit voorkomt dat u mechanisch klinkt. Enkele voorbeelden zijn:
    • Huidige staat van verhuurbehoeften: Accounting nu volledig bemand. Nog steeds nieuwe manager in marketing en nieuwe administratieve assistent in reclame. Begrotingslimiet = $ 100.000 totaal voor beide openingen.
    • Voordelen wijzigingen: Hoofdkantoor die 401k uitvoert. Institeren van nieuw 403b-plan voor nieuwe hiruren. Gezondheid, Dental, Vision Insurance ongewijzigd voor nu, maar nog steeds onder beoordeling.
  • Titel afbeelding Stoel Een conferentiegesprek Stap 8
    2. Maak een lijst met aanwezigen. Omvatten waar ze zijn van en algemene persoonlijke informatie over hen. Gebruik deze info terwijl je iedereen aan elkaar introduceert. U kunt deze informatie ook gebruiken om te chatten terwijl u wacht op extra aanwezigen om mee te doen.
  • Maak een kopie van deze lijst voor uw Note-Taker. In plaats van de tijd te nemen om ieders naam op te schrijven, kan de Note-Taker eenvoudig de naam van elke persoon afpakken als ze aankomen of inloggen.
  • Titel afbeelding Stoel Een conferentiegesprek Stap 9
    3. Bekijk alle informatie die u presenteert. Wacht niet tot het laatste moment. Begin met het beoordelen van de informatie op de dag nadat u uw notities en / of presentatie hebt voltooid. Probeer de belangrijkste punten in het geheugen te plegen, zodat u ze kunt bespreken zonder te pauzeren om naar uw papier of scherm te kijken. Elke seconde die u opslaat, kan worden gebruikt voor andere presentatoren of voor vragen.
  • Titel afbeelding Stoel Een conferentiegesprek Stap 10
    4. Onderzoek de kamer per dag of twee vóór de oproep. Zorg ervoor dat alle apparatuur aanwezig en goed werkt. Zoek naar strategisch gepositioneerde luidsprekers als u een grote kamer gebruikt in afwachting van vele aanwezigen. Als er iets ontbreekt of defect is, meldt u de relevante afdeling zo snel mogelijk.
  • Titel afbeelding Stoel een conferentiegesprek Stap 11
    5. De oproep instellen. Meld u aan bij de conferentie-oproep 10 minuten vroeg, indien mogelijk. Sommige hulpmiddelen laten je niet aanmelden tot de geplande tijd. Anderen laten niemand communiceren tot een leider met een speciale wachtwoord inlogt. Test de brug een laatste keer om ervoor te zorgen dat het soepel loopt.
  • Als u niet weet hoe u de apparatuur moet gebruiken, leer dan een paar dagen van tevoren. Krijg hulp van het IT-afdeling van uw bedrijf, indien nodig. Niet weten hoe u de software of hardware kunt bedienen, kunt u onprofessioneel uitzien.
    • Deel 3 van 4:
    Het uitvoeren van de oproep
    1. Titel afbeelding Stoel Een conferentiegesprek Stap 12
    1. Sta vijf extra minuten toe voor Latecomers. Heb wat noten handig initiëren van klein gesprek Aan het begin van de oproep. Introduceer alle aanwezigen door hun namen, titels en rollen die ze spelen. Als iemand na de vertraging van vijf minuten aankomt of in dienst komt, onderbreek dan geen discussie in uitvoering. Wacht tot nadat een spreker is voltooid of een onderwerp is geëindigd om Latecomers toe te staan ​​zichzelf voor te stellen.
  • Titel afbeelding Stoel Een conferentiegesprek Stap 13
    2. Review Meeting Etiquette. Vraag de aanwezigen om hun telefoons te dempen om achtergrondgeluid te voorkomen. Verzoek om het gebruik van de knop HOLD om te voorkomen dat de HOLD-muziek van hun bedrijf wordt uitgezonden. Vertel iedereen die fysiek aanwezig is om hun mobiele telefoons te zwijgen en houd ze weg van de telefoon om interferentie te voorkomen. Zorg ervoor dat alle deelnemers hoorbaar en duidelijk spreken, zodat iedereen ze kan horen.
  • Titel afbeelding Stoel Een conferentiegesprek Stap 14
    3. Blijf bij de agenda. Houd de klok in de gaten om tegemoet te komen aan de behoeften van aanwezigen en presentatoren.Betrekking hebben op de belangrijkste problemen eerst in het geval je geen tijd meer hebt. Als iemand een vraag stelt, kan je niet antwoorden of niet verwacht, vertel ze dan dat je zo snel mogelijk contact met hen opneemt.
  • Titel afbeelding Stoel Een conferentiegesprek Stap 15
    4. Plan een follow-up-oproep, indien nodig. Wacht niet tot het einde van de oproep om dit te doen. Doe het goed voordat je bij vragen en antwoorden krijgt (Q & A) op de agenda. Vraag iedereen de handige datum en tijd voor de volgende oproep. Als de meeste aanwezigen onbeslist zijn, stuur dan een planningsquête na de oproep.
  • Titel afbeelding Stoel een conferentiegesprek Stap 16
    5. Sta minstens 15 minuten toe voor Q & A. In een conference call, heb je misschien moeite om iedereen deel te nemen. Om dit te voorkomen, vraag dan niet als Iedereen heeft vragen. Vraag eerder specifieke mensen die relevant zijn voor het onderwerp van discussie een vraag.
  • Je zou bijvoorbeeld kunnen vragen: "Bob, heb je alle informatie die je nodig hebt om de onderwerptekst te maken?"
  • Titel afbeelding Stoel Een conferentiegesprek Stap 17
    6. Sluit de oproep. Begin om ongeveer vijf minuten voor de geplande eindtijd in te pakken. Als Q & A nog bezig is, vertel dan iedereen dat u tijd hebt voor nog een vraag. Bedank iedereen voor hun tijd en wens ze een goede dag of week (einde).
    • Deel 4 van 4:
    Actie ondernemen na de oproep
    1. Titel afbeelding Stoel Een conferentiegesprek Stap 18
    1. Maak een recap. Begin dit onmiddellijk na de oproep te doen. Vraag uw Note-Taker voor een kopie van de minuten. Zorg ervoor dat u een lijst met ieders verantwoordelijkheden opneemt. De notulen documenteren het gesprek schriftelijk in het geval dat er later discrepanties zijn.
    • Vraag een collega om het recap te proezen voordat je het uitstuurt. Een tweede paar ogen kan fouten vangen die je misschien over het hoofd hebt gezien, ongeacht hoe vaak je het materiaal hebt.
  • Titel afbeelding Stoel Een conferentiegesprek Stap 19
    2. Stuur de recap naar alle aanwezigen. Doe dit zodra je bewerkingen hebt gemaakt die je proeflezer heeft aanbevolen. Nodig alle ontvangers uit om opmerkingen te maken of vragen te stellen die tijdens de oproep mogelijk hun gedachten hebben geschoven. Als u beloofde een planningsquête voor een vervolgoproep uit te sturen, kunt u deze link opnemen met het recap.
  • Titel afbeelding Stoel Een conferentiegesprek Stap 20
    3. Volg door op beloften en deadlines. Neem actie zoals besproken tijdens de oproep. Als je beloofde om vragen op een later tijdstip te beantwoorden, follow-up binnen niet meer dan een week. Ontmoet de deadlines die je hebt ingesteld. Zorg ervoor dat elk beloofd werk binnen een redelijke hoeveelheid tijd aan de juiste ontvangers wordt afgeleverd.

    • Aanvullende documenten voor conferentiegesprek

    Voorbeeldletter aanvragen voor conferentiegesprek

    Ondersteuning wikihow en Ontgrendel alle monsters.

    Sample Conference Call Agenda

    Ondersteuning wikihow en Ontgrendel alle monsters.

    Sample Conference Call Herinner E-mail

    Ondersteuning wikihow en Ontgrendel alle monsters.

    Tips

    Tenzij u videoconferentiesoftware gebruikt, vermijd u de grappen te vertellen. Humor vertrouwt vaak op je lichaamstaal, welke aanwezigen zullen niet zien of je een optie Audio-alleen gebruikt.
    Deel in het sociale netwerk:
    Vergelijkbaar