Hoe rapporten in excel te automatiseren

ThisTeaches u hoe u de rapportage van gegevens in Microsoft Excel automatiseert. Voor externe gegevens, leer je je hoe je kunt vragen en rapporten kunt maken van elke externe gegevensbron (MySQL, PostGres, Oracle, enz.) Vanuit je werkblad met Excel-plug-ins die je werkblad koppelen aan externe gegevensbronnen.

Voor gegevens die al zijn opgeslagen in een Excel-werkblad, gebruiken we Macro`s om rapporten op te bouwen en deze in verschillende bestandstypen te exporteren met de druk op één toets. Gelukkig wordt Excel geleverd met een ingebouwde stiefrecorder, wat betekent dat u de macro`s zelf niet hoeft te zijn.

Stappen

Methode 1 van 2:
Voor gegevens al in Excel
  1. Titel afbeelding Automate rapporten in Excel Stap 1
1. Als de gegevens waarnaar u moet rapporteren, is al opgeslagen, bijgewerkt en onderhouden in Excel, kunt u meldworkflows automatiseren met macro`s. Macro`s zijn een ingebouwde functie waarmee u complexe en repetitieve taken kunt automatiseren.
  • Titel afbeelding Automate rapporten in Excel Stap 2
    2. Open excel. Dubbelklik (of klik als u op een MAC staat) Het Excel-app-pictogram, dat lijkt op een wit "X" op een groene achtergrond, klik dan Leeg werkboek op de pagina Sjablonen.
  • Op een Mac moet je misschien klikken het dossier en klik vervolgens Nieuwe lege werkmap In het resulterende vervolgkeuzemenu.
  • Als u al een Excel-rapport hebt dat u wilt automatiseren, dubbelt u in plaats daarvan op het bestand van het rapport om deze in Excel te openen.
  • Titel afbeelding Automate rapporten in Excel Stap 3
    3. Voer indien nodig de gegevens van uw spreadsheet in. Als u de kolomlabels en nummers nog niet hebt toegevoegd waarvoor u resultaten wilt automatiseren, doe dit voordat u doorgaat.
  • Titel afbeelding Automate rapporten in Excel Stap 4
    4. Schakel de Ontwikkelaar tab. Standaard, de Ontwikkelaar Tab verschijnt niet aan de bovenkant van het Excel-venster. U kunt het insluiten door het volgende te doen, afhankelijk van uw besturingssysteem:
  • ramen - Klik het dossier, Klik Opties, Klik Pas het lint aan Controleer aan de linkerkant van het venster de "Ontwikkelaar" Vak in de rechterbovenhoek van het venster (u moet eerst naar beneden scrollen) en klik op OK.
  • Mac - Klik Uitblinken, Klik Voorkeuren..., Klik Ribbon & Toolbar, controleer de "Ontwikkelaar" doos in de "Hoofdlipjes" lijst en klik op Sparen.
  • Titel afbeelding Automate rapporten in Excel Stap 5
    5. Klik Ontwikkelaar. Dit tabblad moet nu bovenaan het Excel-venster staan. Als u dit doet, brengt een werkbalk op bovenaan het Excel-venster.
  • Titel afbeelding Automate rapporten in Excel Stap 6
    6. Klik Record macro. Het zit in de werkbalk. Er verschijnt een pop-upvenster.
  • Titel afbeelding Automate rapporten in Excel Stap 7
    7. Voer een naam in voor de macro. In de "Macro-naam" Tekstvak, typ de naam voor uw macro. Dit zal u helpen de macro later te identificeren.
  • Als u bijvoorbeeld een macro maakt die een grafiek uit uw beschikbare gegevens maakt, kunt u het noemen "Chart1" of vergelijkbaar.
  • Titel afbeelding Automate rapporten in Excel Stap 8
    8. Maak een combinatie van de sneltoets voor de macro. Druk op de ⇧ Shift-toets samen met een andere sleutel (E.g., de T sleutel) om de sneltoets van het toetsenbord te maken. Dit is wat u zult gebruiken om uw macro later uit te voeren.
  • Op een Mac eindigt de combinatie van de sneltoets ⌥ optie+⌘ Commando en je sleutel (e.g., ⌥ Optie+⌘ Commando+T).
  • Titel afbeelding Automate rapporten in Excel Stap 9
    9. Bewaar de macro in het huidige Excel-document. Klik op de "Winkel macro in" Drop-down box, klik vervolgens op Deze werkmap Om ervoor te zorgen dat de macro beschikbaar is voor iedereen die de werkmap opent.
  • U moet het Excel-bestand opslaan in een speciaal formaat voor de macro die moet worden opgeslagen.
  • Titel afbeelding Automate rapporten in Excel Stap 10
    10. Klik OK. Het is aan de onderkant van het raam. Hierdoor wordt uw macro-instellingen opslaan en u in de opnamemodus plaatsen. Alle stappen die u van nu toe neemt totdat u stopt met de opname wordt vastgelegd.
  • Titel afbeelding Automate rapporten in Excel Stap 11
    11. Voer de stappen uit die u wilt automatiseren. Excel zal elke klik, toetsaanslag en opmaakoptie volgen die u invoert en voegt ze toe aan de macro`s lijst.
  • Als u bijvoorbeeld gegevens wilt selecteren en een grafiek eruit kunt maken, markeert u uw gegevens, klikt u op Invoegen Klik aan de bovenkant van het Excel-venster op een diagramtype, klik op het diagramindeling dat u wilt gebruiken en bewerk de naam indien nodig.
  • Als u de macro wilt gebruiken om waarden van cellen toe te voegen A1 door A12, je zou op een lege cel klikken, typ in = SUM (A1: A12), en druk op ↵ Enter.
  • Titel afbeelding Automate rapporten in Excel Stap 12
    12. Klik Stop met opnemen. Het is in de Ontwikkelaar Tab`s werkbalk. Hiermee stopt u uw opname en bewaar alle stappen die u tijdens de opname hebt gemaakt als een individuele macro.
  • Titel afbeelding Automate rapporten in Excel Stap 13
    13. Sla uw Excel-vel op als een macro-ingeschakeld bestand. Klik het dossier, Klik Opslaan als, en verander het bestandsformaat naar XLSM in plaats van XLS. U kunt dan een bestandsnaam invoeren, een bestandslocatie selecteren en klikken Sparen.
  • Als u dit niet doet, wordt de macro niet opgeslagen als onderdeel van de spreadsheet, wat betekent dat andere mensen op verschillende computers uw macro niet kunnen gebruiken als u de werkmap naar hen verzendt.
  • Titel afbeelding Automate rapporten in Excel Stap 14
    14. Voer je macro uit. Druk op de toetscombinatie die u hebt gemaakt als onderdeel van de macro om dit te doen. U moet uw spreadsheet automatiseren volgens de stappen van uw macro.
  • Je kunt ook een macro uitvoeren door op te klikken Macro`s in de Ontwikkelaar tabblad, de naam van uw macro selecteren en klikken Rennen.
    • Methode 2 van 2:
    Voor externe gegevens (MySQL, PostGres, Oracle, enz.)
    1. Titel afbeelding Automate rapporten in Excel Stap 15
    1. Download KLoudio`s Excel-plug-in Van Microsoft Appsbron. Hiermee kunt u een aanhoudende verbinding maken tussen een externe database of gegevensbron en uw werkmap. Deze plug-in werkt ook met Google Sheets.
  • Titel afbeelding Automate rapporten in Excel Stap 16
    2. Maak een verbinding tussen uw werkblad en uw externe gegevensbron door op de knop + op de KLOUDIO-portal te klikken. Typ de details van uw database (database-type, inloggegevens) en selecteer een beveiligings- / coderingsopties als u werkt met vertrouwelijke of bedrijfsgegevens.
  • Titel afbeelding Automate rapporten in Excel Stap 17
    3. Nadat u een verbinding hebt gemaakt tussen uw werkblad en uw database, kunt u meldingen opvragen en bouwen van externe gegevens zonder Excel te verlaten. Maak uw aangepaste rapporten van het KLOUDIO-portal en selecteer vervolgens deze in het vervolgkeuzemenu in Excel. U kunt vervolgens aanvullende filters toepassen en de frequentie kiezen die het rapport wordt vernieuwd (zodat u uw verkoopspreadsheet automatisch elke week, dag of zelfs uur bijwerken.)
  • Titel afbeelding Automate rapporten in Excel Stap 18
    4. Bovendien kunt u ook gegevens in uw aangesloten werkblad invoeren en de gegevens uw externe gegevensbron bijwerken. Maak een uploadsjabloon van het KLOUDIO-portal en u kunt handmatig of automatisch wijzigingen in uw spreadsheet uploaden naar uw externe gegevensbron.

    • Video

    Door deze service te gebruiken, kan sommige informatie worden gedeeld met YouTube.

    Tips

    Download alleen Excel-plug-ins uit Microsoft Appsource, tenzij u de derde provider vertrouwt.
  • Macro`s kunnen voor alles worden gebruikt van eenvoudige taken (E.g., Waarden toevoegen of een diagram maken) naar complexe (e.g., Het berekenen van de waarden van uw cel, het maken van een diagram uit de resultaten, het labelen van het diagram en het afdrukken van het resultaat).
  • Bij het openen van een spreadsheet met uw macro, moet u mogelijk klikken Zet inhoud aan in een gele banner aan de bovenkant van het venster voordat u de macro kunt gebruiken.

    • Waarschuwingen

    Macro`s kunnen kwaadaardig worden gebruikt (e.g., Bestanden op uw computer verwijderen). Voer geen macro`s uit van onbetrouwbare bronnen.
  • Macro`s implementeren letterlijk elke stap die u maakt tijdens het opnemen. Zorg ervoor dat u niet per ongeluk de onjuiste waarde invoert, opent een programma dat u geen bestand wilt gebruiken of een bestand verwijderen.
    • Deel in het sociale netwerk:
    Vergelijkbaar