Hoe beleefd op de telefoon te zijn

Het begrijpen van een goede telefoonetiquette is een belangrijke vaardigheid om het ook te laten maken wat u professioneel doet. Of het nu gaat om een ​​informeel gesprek met een vriend of met iemand te praten om zakelijke redenen, er zijn manieren waarop u ervoor kunt zorgen dat u beleefd bent.

Stappen

Deel 1 van 2:
Basic Telefoon Etiquette gebruiken
  1. Titel afbeelding Spreek professioneel op de telefoon Stap 3
1. Groet de andere beller beleefd. Of u nu een oproep plaatst of een oproep krijgt, zorg ervoor dat u de andere persoon beleefd begroet. Groet de andere beller zoals je zou doen als je ze persoonlijk zag. Als je de persoon niet kent, kun je jezelf voorstellen zoals je zou willen als je de persoon voor het eerst persoonlijk ontmoet. Als u weet dat de persoon die u belt, moet u uzelf identificeren voordat u het gesprek start.
  • Gemeenschappelijke, beleefde groeten voor het plaatsen van een oproep zijn: "Hallo, mijn naam is... Hoe is het met jouw vandaag?"
  • Als u een oproep beantwoordt, zou een gemeenschappelijke begroeting zijn, "Hallo, hoe gaat het met u? Heel erg bedankt voor het bellen."
  • Bezoek onze andere tutorial over hoe Beantwoord de telefoon beleefd.
  • Titel afbeelding Spreek professioneel op de telefoon Stap 14
    2. Spreek op je normale toon. Als je te hard in je telefoon praat, kan het ongemakkelijk zijn voor de persoon op de andere regel. Evenzo, als je te rustig praat, kan het moeilijk en spannen zijn voor de persoon op de andere lijn om je te horen. Door te spreken op je normale toon, je zult voorkomen dat je de andere beller ongemakkelijk maakt.
  • Als je je zorgen maakt dat je te hard of te rustig praat, zeg dan "Excuseer me, kun je me goed horen?"
  • Titel afbeelding Spreek professioneel aan de telefoon Stap 9
    3. Spreek rechtstreeks in het mondstuk van de telefoon. Als u op een normaal volume praat, heeft de beller op de andere regel moeite om u te horen als u niet rechtstreeks in het mondstuk van uw telefoon praat. Dit is het beoogde gebruik van de telefoon en het gebruik van het apparaat zorgt ervoor dat de persoon op de andere regel u goed kan horen.
  • Als er een probleem is met uw mondstuk, overweeg dan een handsfree headset om het probleem te elimineren.
  • Titel afbeelding Be The Skinny Girl In School Stap 9
    4. Eet niet tijdens het praten aan de telefoon. Een van de meest onbeleefde dingen die je kunt doen terwijl je aan de telefoon spreekt, is eten, drinken of kauwen. Telefonische ontvangers versterken kauwgeluiden, en het is onbeleefd om de andere beller naar deze geluiden te laten luisteren. Als u lunchen gepland en aan de telefoon bent, wacht u op het telefoongesprek om te eindigen of vraag de andere beller als u ze terug kunt bellen nadat u het heeft gehad.
  • Titel afbeelding Overwin Television Verslaving Stap 4
    5. Elimineer afleiding tijdens het praten aan de telefoon. Tijdens het praten aan de telefoon is het belangrijk om afleiding zoveel mogelijk te beperken. Als u thuis bent, zet u eventuele muziek af die mogelijk uw televisie afspeelt en uitschakelt. Anticipeer op wat andere dingen u kunnen afleiden voordat u een oproep plaatst en uw best doet om deze afleiding te vermijden.
  • Als er andere mensen in de kamer zijn, overweeg dan om naar buiten te gaan of naar een andere kamer te lopen, dus je bent niet in de verleiding om met ze te praten terwijl je aan de telefoon bent.
  • Titel afbeelding Spreek professioneel op de telefoon Stap 1
    6. Vraag om de persoon terug te bellen als je slechte service hebt. Als u praat op een mobiele telefoon in een gebied met een slechte cellulaire service, is het het beste om de persoon te vragen of u ze terug kunt bellen. Dat moest worstelen door slechte ontvangst kan onbeleefd zijn voor de andere persoon, vooral als je al een tijdje in de slechte service moet blijven. Vraag beleefd of u de persoon op een later tijdstip kunt bellen, en excuses voor het ongemak.
  • Een beleefde manier om te vragen om iemand terug te bellen zou zeggen: "Pardon, ik bied mijn excuses aan. Ik schijn een slechte cellulaire dienst te hebben. Mag ik u zo snel mogelijk terugbellen?"
  • Titel afbeelding Spreek professioneel aan de telefoon Stap 12
    7. Zeg dank u en vaarwel aan het einde van een oproep. Het is beleefd om dank u aan het einde van een telefoongesprek te zeggen, maar het is ook belangrijk om vaarwel te zeggen. Omdat er geen gezichtsaanwijzingen zijn tijdens het praten via de telefoon, kan het vaak moeilijk zijn om te weten wanneer het gesprek is geëindigd. Door te zeggen: "Bedankt voor het bellen, vaarwel!"Het zal voor jullie beiden duidelijk zijn dat het telefoongesprek is geëindigd.
  • Bezoek onze andere tutorial voor meer informatie over het beëindigen van een telefoongesprek.
    • Deel 2 van 2:
    Praten aan de telefoon voor zaken
    1. Titel afbeelding Spreek professioneel aan de telefoon Stap 2
    1. Beantwoord de telefoon binnen 2 tot 3 ringen als u een oproep ontvangt. Als u de telefoon beantwoordt voor een zakelijke oproep, is het het beste om de andere persoon niet te laten wachten. Als u voorbereid bent op een geplande oproep, kunt u de telefoon in een geschikte tijd beantwoorden, terwijl u ook de tijd kunt geven om afleidingen te verwijderen die uw aandacht kunnen wegnemen.
    • Als de oproep niet is gepland, is het minder belangrijk om de oproep binnen 2 tot 3 ringen te beantwoorden, maar u moet de telefoon nog steeds zo snel mogelijk beantwoorden.
  • Titel afbeelding Bewaar zelfrespect tijdens werkloosheid Stap 17
    2. Begroet de beller door hun professionele titel. Adres de beller door hun professionele titel, zoals Mr. Bruin of mevrouw. Smith, in plaats van ze te bellen door hun voornamen. Dit is een beleefd bedrijfsetiquette persoonlijk en moet ook serieus telefonisch worden genomen.
  • Als u op basis van een voornaam bent met de beller, is het goed om de meer formele titel via de telefoon te laten vallen.
  • Titel afbeelding Spreek professioneel op de telefoon Stap 11
    3. Identificeer jezelf goed als je de oproep doet. Wanneer je iemand belt en ze de telefoon beantwoorden, is het belangrijk dat je jezelf identificeert en laat de persoon weten wat je roept. Dit zal elke verwarring op hun einde elimineren en ervoor zorgen dat het gesprek zo efficiënt mogelijk is.
  • Titel afbeelding Spreek professioneel op de telefoon Stap 8
    4. Gebruik professionele taal. Vermijd het gebruik van jargon of godslastering bij het vertegenwoordigen van het bedrijf van uw of iemand anders via de telefoon. Handelen zoals je op het werk zou zijn, met professionele, geschikte taal. Als u in vraag bent of iets dat u wilt zeggen gepast, stelt u voor het op het werk te zeggen en anticipeert of het goed zou worden ontvangen.
  • Een goede vuistregel is om op de veilige kant te handelen en te negeren wat zegt: ied of u vraagt ​​of u wel of niet gepast bent.
  • Titel afbeelding Spreek professioneel aan de telefoon Stap 6
    5. Vraag om de persoon in de wacht te zetten als je dat moet doen. Of u nu vanuit het kantoor of thuis werkt, afleidingen zullen onvermijdelijk tijdens een zakelijke oproep komen. Als je aandacht voor een moment elders moet zijn, is het de juiste etiquette om je te verontschuldigen en de persoon aan de andere regel te vragen of het goed is dat je ze in de wacht plaatst.
  • Zorg ervoor dat u de functie "HOLD" op uw telefoon gebruikt, want deze zal uw zijde van de lijn dempen. Als je het vergeet om dit te doen, kan de persoon aan de andere kant je misschien nog steeds horen.
  • Titel afbeelding Spreek professioneel op de telefoon stap 16
    6. Wees geduldig en zo behulpzaam mogelijk. Er zijn tijden dat zakelijke oproepen enigszins gespannen kunnen worden, en de patiënt blijven belangrijk voor de juiste telefoonetiquette. Als de beller van streek is over een specifiek probleem, luister dan zorgvuldig naar hen en beslis de beste manier om bij hun behoeften te voldoen. Vermijd onrustig of onbeleefd te zijn.
  • Als je merkt dat je verergerend wordt, vraag je om de beller voor een moment in de wacht te zetten. Neem deze tijd om te kalmeren, diep ademhalen en de controle over de situatie herwinnen.
  • Titel afbeelding Beantwoord de telefoon beleefd Stap 9
    7. Verlof beknopte voicemail-berichten. Als de persoon die u contact maakt niet beantwoord, moet u uzelf duidelijk identificeren, uw telefoonnummer achterlaten en een korte beschrijving geven van waarom u belt waarom u belt. Langdurige berichten zijn onbeleefd en inefficiënt, omdat de persoon op de andere lijn na enige tijd kan stoppen met luisteren. Gebruik de juiste telefoonetiquette terwijl u het bericht verlaat en zo beknopt mogelijk bent.
  • Het is een goede praktijk om uw voicemailbericht op te schrijven voordat u de oproep doet, zodat u voorbereid bent als de ontvanger de telefoon niet beantwoordt.
  • Titel afbeelding Spreek professioneel op de telefoon Stap 10
    8. Vraag om de nodige informatie als u een bericht neemt. Als u een bericht neemt voor iemand anders, is het belangrijk om de naam van de ander, het telefoonnummer en de reden voor het bellen beleefd te vragen. Vragen om deze drie dingen houden het gesprek bewegen en zal de andere persoon zo efficiënt mogelijk bewegen.
  • Nadat u de benodigde oproepinformatie hebt ontvangen, bedankt u de persoon om te bellen en te vertellen dat u de informatie zo snel mogelijk doorgaat.

    • Tips

    Bel of sms nooit iemand na 20.00 uur, tenzij het een noodgeval is. Veel mensen worden gewekt door het lawaai van de telefoon, en zelfs als ze hun telefoon hebben op stil, kunnen ze het misschien niet waarderen dat het zo laat wordt genoemd.
    Deel in het sociale netwerk:
    Vergelijkbaar