Hoe een libreoffice-spreadsheet om te zetten in een database voor mail merge-documenten

ThisTeaches u Hoe een adresreadscheet te maken in LibreOffice Calc om te gebruiken in een LibreOffice Writer Mail Merge. Nadat u uw spreadsheet hebt gemaakt en opslaan in het juiste formaat, moet u deze op schrijver aansluiten voordat u de etiketteringsvelden in uw document kunt starten. Gelukkig wordt LibreOffice-schrijver geleverd met een snelle oplossing voor het maken van database die het proces een fluitje van een cent maakt.

Stappen

Deel 1 van 3:
Het maken van de spreadsheet
  1. Titel afbeelding Converteer een LibreOffice-spreadsheet in een database voor Mail Merge-documenten Stap 1
1. Open LibreOffice Calc. U vindt het in uw Windows Start-menu of de map van uw Mac`s Toepassingen. Calc is een spreadsheet-app die erg lijkt op Microsoft Excel en Google Sheets.
  • Titel afbeelding Converteer een LibreOffice-spreadsheet in een database voor Mail Merge-documenten Stap 2
    2. Label uw kolomkoppen. Je wilt relevante koptitels zoals naam, adres, stateandzip, enz. Deze labels moeten in de eerste rij van de spreadsheet in afzonderlijke cellen gaan.
  • Het kan handig zijn om elke kolom te labelen voor de kleinste hoeveelheid informatie mogelijk. In plaats van een enkele kolom genaamd adres, kunt u StreetAddress, State en Zip gebruiken. In plaats van één kolom voor naam, kunt u voornaam en achternaam doen.
  • De eigenlijke koperkolommen moeten worden gepersonaliseerd aan uw behoeften.
  • Titel afbeelding Converteer een LibreOffice-spreadsheet in een database voor Mail Merge Documenten Stap 3
    3. Vul kolommen in met de gegevens die moeten worden samengevoegd. Elke rij moet de gegevens bevatten voor één contact. Na het invoeren van het eerste contact op de eerste beschikbare rij, voert u het volgende contact in op de volgende rij, enzovoort.
  • U hoeft geen speciale opmaak of stijlen (zoals vetgedrukte afdruk) te gebruiken, aangezien de gegevens worden geformatteerd door uw e-mail samenvoegdocument.
  • Titel afbeelding Converteer een LibreOffice-spreadsheet in een database voor Mail Merge-documenten Stap 4
    4. Sla het bestand op zoals in het ODF-bestandsformaat. Het ODF-bestandsindeling eindigt met de .ODS-bestandsextensie, die misschien een beetje raar lijkt, maar het is correct. Om het spreadsheet op te slaan:
  • Klik op de het dossier Menu aan de linkerkant en selecteer Opslaan als.
  • Blader naar de map waarin u het bestand wilt opslaan. Je moet deze locatie onthouden.
  • Selecteren ODF-spreadsheet (*.ODS) van de "Opslaan als type" of "Formaat" drop-down menu.
  • Klik Sparen. Op dit punt, voel je vrij om de Calc-app te sluiten.
    • Deel 2 van 3:
    De spreadsheet aansluiten
    1. Titel afbeelding Converteer een LibreOffice-spreadsheet in een database voor Mail Merge-documenten Stap 5
    1. Open Libre-schrijver. U vindt het in uw Windows Start-menu of de map van uw Mac`s Toepassingen.
    • Maak je geen zorgen over het opstellen van je brief of document, je verbindt nu de adressen naar writer voor nu.
  • Titel afbeelding Converteer een LibreOffice-spreadsheet in een database voor Mail Merge-documenten Stap 6
    2. Open de wizard Adresgegevensbron. Deze tool maakt het eenvoudig om een ​​database uit uw spreadsheet te maken. Om dit te doen:
  • Klik op de het dossier Menu aan de linkerkant.
  • Klik Wizards op het menu.
  • Klik Adresgegevensbron.
  • Titel afbeelding Converteer een LibreOffice-spreadsheet in een database voor Mail Merge-documenten Stap 7
    3. Selecteren "Andere externe gegevensbron" en klik De volgende. Het is de laatste optie.
  • Titel afbeelding Converteer een LibreOffice-spreadsheet in een database voor Mail Merge-documenten Stap 8
    4. Klik op de Instellingen knop. De "Maak adresgegevensbron" venster verschijnt.
  • Titel afbeelding Converteer een LibreOffice-spreadsheet in een database voor Mail Merge-documenten Stap 9
    5. Selecteren "Spreadsheet" en klik De volgende. Dit vertelt schrijver die u met het spreadsheet-formaat werkt.
  • Titel afbeelding Converteer een LibreOffice-spreadsheet in een database voor Mail Merge-documenten Stap 10
    6. Selecteer de spreadsheet die u hebt gemaakt en klik De volgende. Klik hier om dit te doen Browsen knop, navigeren naar de spreadsheet met adressen (eindigend met de .ODS-bestandsextensie) en dubbelklik op de spreadsheet om het te selecteren.
  • Om te controleren of u een spreadsheet hebt geselecteerd die kan worden gebruikt, klikt u op de Test verbinding knop in de rechterbenedenhoek. U zou een bericht moeten zien dat zegt dat de verbinding met succes is vastgesteld. Als u een fout ziet, heeft u mogelijk het verkeerde bestand geselecteerd of in het verkeerde formaat opgeslagen.
  • Titel afbeelding Converteer een LibreOffice-spreadsheet in een database voor mail samenvoegdocumenten Stap 11
    7. Klik op de Af hebben knop. Nu u de spreadsheet hebt aangesloten, kunt u beginnen met het importeren van de gegevens.
  • Titel afbeelding Converteer een LibreOffice-spreadsheet in een database voor mail samenvoegdocumenten Stap 12
    8. Klik De volgende doorgaan. Doen niet Klik op de "Veldopdracht" knop, omdat het niet werkt voor uw spreadsheet.
  • Titel afbeelding Converteer een LibreOffice-spreadsheet in een database voor Mail Merge-documenten Stap 13
    9. Noem het databasebestand (.ODB). Bekijk de bestandsnaam in de "plaats" veld - het bestand wordt genoemd "Adressen.ODB" standaard. Je kunt die naam bewaren als je het wilt, of het aan iets anders wilt veranderen - vergeet niet om de .ODB aan het einde van de bestandsnaam.
  • Als de "Breng deze adresboekdefinitie in het huidige document in" Box wordt gecontroleerd, verwijder het nu.
  • De "Adresboeknaam" veld is de manier waarop deze adreslijst verschijnt in andere LibreOffice-apps. Voel je vrij om dit te veranderen als je wilt.
  • Titel afbeelding Converteer een LibreOffice-spreadsheet in een database voor Mail Merge-documenten Stap 14
    10. Klik Af hebben. Uw spreadsheet is nu verbonden met LibreOffice-schrijver en klaar om te worden gebruikt in uw mail samenvoegen.
  • De database blijft ook beschikbaar voor gebruik in toekomstige vormletters of documenten.
    • Deel 3 van 3:
    Het maken van uw Mail Samenvoegdocument
    1. Titel afbeelding Converteer een LibreOffice-spreadsheet in een database voor Mail Merge-documenten Stap 15
    1. Open een nieuw document in LibreOffice-schrijver. Als u al uw formulierbrief, label- of envelopsjabloon hebt gemaakt, open het nu.
  • Titel afbeelding Converteer een LibreOffice-spreadsheet in een database voor mail samenvoegdocumenten Stap 16
    2. Open het paneel Gegevensbronnen. Klik hier om dit te doen Visie Menu bovenaan en selecteer vervolgens Data bronnen. U ziet de waarden van uw adresspreadsheet in het paneel aan de bovenkant van het document. Het panel blijft daar om dingen gemakkelijk voor u te maken.
  • Titel afbeelding Converteer een LibreOffice-spreadsheet in een database voor mail samenvoegdocumenten Stap 17
    3. Formatteer het document als u wilt dat het verschijnt. Als u bijvoorbeeld een formulierbrief schrijft, stelt u de brief samen hoe u het wilt kijken.
  • Titel afbeelding Converteer een LibreOffice-spreadsheet in een database voor Mail Merge-documenten Stap 18
    4. Sleep de koppen van de gegevenskolom naar hun overeenkomstige locaties. De kopteksten van de gegevenskolommen zijn de grijze labels boven de adresgegevens in dat bovenpaneel. Als u bijvoorbeeld een brief componeert en wilt dat het begint "Beste (voornaam)," je zou het woord typen Geachte, sleept de Voornaam Kolomkop naar waar u een naam zou typen en typ vervolgens een komma.
  • Wanneer u een kolomkop naar de gewenste locatie sleept, verschijnt deze aan beide zijden met driehoeksbeugels (EX:).
  • Titel afbeelding Converteer een LibreOffice-spreadsheet in een database voor mail samenvoegdocumenten Stap 19
    5. Sla uw document op. Om ervoor te zorgen dat er niets met je harde werk gebeurt, klik op de het dossier Menu en selecteer Opslaan als. Het bestand moet worden opgeslagen met de .ODT-bestandsextensie, dus selecteer ODF-tekstdocument (*.ODT) van de "Opslaan als type" of "Formaat" menu.
  • Titel afbeelding Converteer een LibreOffice-spreadsheet in een database voor mail samenvoegdocumenten Stap 20
    6. Print uw document. De stappen om dit te doen variëren, afhankelijk van wat u afdrukt.
  • Als u een formulierbrief afdrukt, klikt u op de het dossier Menu en selecteer Afdrukken. U wordt gevraagd of u een formulierbrief-select wilt afdrukken Ja als daarom gevraagd wordt. Als u geen letters wilt afdrukken voor alle mensen in de adreslijst, houdt u de Ctrl (Pc) of Opdracht (MAC) -toets Terwijl u klikt op degenen die u wel wilt afdrukken. Klik OK, en druk dan naar wens.
  • Als u labels maakt, ga dan naar het dossier > Nieuw > Labels, Selecteer de database, tabel en velden. Selecteer onderaan het type labelpapier dat u afdrukt (E.g., Avery A4) en andere extra label-makende voorkeuren en klik vervolgens op Sparen. Vanaf daar, op de Opties tabblad, klik, klik Inhoud synchroniseren, en dan Nieuw document Om uw labelblad te maken. U kunt dan dat document afdrukken zoals nodig is door te selecteren het dossier > Afdrukken.

    • Tips

    Deel in het sociale netwerk:
    Vergelijkbaar