Hoe wordt een administratief assistent: 14 stappen

Naarmate de economie blijft verbeteren, groeien meer bedrijven en vereisen hulp om georganiseerd te blijven.Administratieve assistenten kunnen van onschatbare waarde zijn om een bedrijf soepel te houden.Blijf op de hoogte van uw computer- en communicatievaardigheden om een potentiële werkgever te tonen die u bent, die de persoon is die hun bedrijf kan helpen op het goede spoor.

Stappen

Deel 1 van 3:

Voorbereiding op een baan als administratief assistent

1. Afstuderen van de middelbare school.Een middelbare schooldiploma en een kleine training is alles wat je nodig hebt om een administratief assistent te worden.Het is niet nodig om een universitair diploma te hebben, maar een kleine training van een technische school of gemeenschapscollege kan u de extra rand geven om een potentiële werkgever aan te spreken.

Titel afbeelding Vind Administrative Assistants Stap 2

2. Verhoog uw typsnelheid en nauwkeurigheid door een cursus van het toetsenbord te nemen.Cursussen in het toetsenbord zijn verkrijgbaar bij technische, beroepsonderwijs, community-colleges en online.Het doel is om te leren hoe je het type kunt aanraakt, waarmee je tekst kunt lezen en het in de computer typen zonder naar het toetsenbord te hoeven kijken.

U zult ook leren hoe u documenten kunt maken, bewerken en opslaan.

Timers helpen u te verhogen en nauwkeurig te tellen hoeveel woorden u per minuut kunt typen, wat vaak belangrijk is voor uw werkgever bij het interviewen voor een administratieve assistent-positie.

Titel afbeelding Word een fysiotherapeut-assistent Stap 10

3. Trein voor de details van uw branche.Als u een administratieve assistent in een specifieke industrie wilt zijn, is het nuttig om uzelf op te voeden op de praktijken en terminologie die in die industrie kan worden gebruikt.

Professionals en juridische secretarissen van medische industrie moeten bijvoorbeeld de terminologie en codes weten op basis van het werkgebied.

Titel afbeelding Word een thuis gebaseerde administratieve assistent Stap 5

4. Leer informatieve technologie, of het.Een IT-cursus zal ongelooflijk nuttig zijn bij het leren van verschillende softwareprogramma`s waarvan u wordt verwacht dat u als administratief assistent gebruikt.Computertechnologie breidt de hele tijd toe en verhoogt.Blijf op de hoogte van de veranderingen door een IT-cursus te maken bij een lokale communitycollege of technische school.

Vertrouwd raken met de programma`s die zijn opgenomen in de Microsoft Office Suite.

Focus specifiek op Woord voor Woordverwerking, Excel voor spreadsheets en Power Point voor presentaties.

Titel afbeelding Evalueer een administratieve assistent Stap 3

5. Bereid je voor op het werk.Veel van de training die je nodig hebt zal gebeuren op kantoor nadat je begint.Wees voorbereid op een leercurve, de eerste paar maanden nadat je je nieuwe baan hebt gestart als administratief assistent.Elk kantoor is anders en heeft bepaalde stijlen, behoeften en verwachtingen.

Heb geduld en staan open voor instructie en correcties.

Stel vragen en follow-up door te vragen of uw werk aan de verwachtingen voldoet.

Vraag wat je kunt doen om je werk te verbeteren.

Stel een aantal maanden na uw startdatum een check-in-ontmoeting in met uw baas om uw training op het werk te beoordelen en uw verbetering te volgen.

Deel 2 van 3:

Aanvragen voor een baan als administratief assistent

1. Maak een CV.Je CV moet goed georganiseerd en beknopt zijn.Het moet uw naam en contactgegevens instellen, gevolgd door uw ervaring, uw vaardigheden en uw training.Zorg ervoor dat het gemakkelijk te lezen is door duidelijke, georganiseerde secties en kolommen binnen elke sectie te maken.

Maak een lijst van alle softwareprogramma`s die u bekwaam bent.
Vergeet niet om vrijwilligerswerk te omvatten die misschien niet lijken op het kantoor aan het kantoorwerk, maar toont uw altruïsme en bewijst dat u betrouwbaar bent.
Dubbele en drievoudige controle op grammatica en spellingsfouten.Dit is vooral belangrijk bij het aanvragen van deze positie, wat betrekt u efficiënt en correct te communiceren via geschreven woord en memo`s.

2. Schrijf een begeleidende brief die uw interesse in de positie tot expressie brengt en de vaardigheden benadrukt die u uitblinken bij het werk.Noem elke ervaring en cursussen die u hebt genomen om zich voor te bereiden op de positie, maar maak ook de brief gepersonaliseerd aan het kantoor waar u solliciteert.Vertel ze wat je op prijs stelt over hun specifieke bedrijf.

Vergeet niet om dingen op te nemen die mogelijk ontbreken in je CV, zoals je betrouwbaarheid, het vermogen om snel te leren over het werk en actieve communicatievaardigheden.

3. Netwerk met anderen in het veld om uw kansen op gehuurd te vergroten.Iemand op kantoor hebben die u persoonlijk kan aanbevelen, zal u een voorsprong geven over een perfecte vreemdeling voor het team.Zelfs met anderen in het veld geeft u een beter begrip van een dag in het leven van een administratieve assistent, evenals de verwachtingen en tips om vooruit te komen.Iemand kan je zelfs naar een baanopening wijzen.

Uw directe netwerk kan u met hun netwerk verbinden.Bijvoorbeeld, de coach of het voetbalteam van uw kind kan u verbinden met de andere ouders.

Laat mensen weten dat je op zoek bent naar een baan als administratief assistent.Praat erover met vrienden en familie of op sociale media en vraag om contact te maken met anderen in het veld.

Titel afbeelding Krijg een Software Development Job Stap 12

4. Dien je begeleidende brief in en ga verder met bedrijven die je interesseren.U kunt uw CV online indienen via sites zoals Monster, inderdaad en CareerBuilder.Zoek bedrijven die u echt interesseren en eerst op deze aanvragen.Hoe meer je gepassioneerd bent over het bedrijf, hoe waarschijnlijker je een positiviteit en passie voor de positie projecteert.

Het gebruik van deze online sites is de eerste stap bij het bewijzen van uw technische dapperheid.Neem de tijd en zorg ervoor dat u de site navigeert en de functies effectief gebruikt.

Maak een profiel op LinkedIn.Ga door met het updaten van het profiel terwijl je meer cursussen neemt of ervaring krijgt.

Titel afbeelding Organiseer een succesvolle baanbeurs Stap 16

5. Zet jezelf daar door in persoon toe te passen.Tijdens het online solliciteren en een bijgewerkte online aanwezigheid hebben, kan je tonen dat je technisch savvy hebt, die in persoon solliciteren kan ervoor zorgen dat je eigenlijk in de deur komt.Kies een of twee plaatsen waar je echt graag wilt werken, ga daarheen tijdens kantooruren en overhandig je CV in persoon.

Heb een positieve en energieke aanwezigheid terwijl je op kantoor bent.Laat ze je persoonlijkheid zien en glimlach op iedereen die je ontmoet.

De werkgevers willen waarschijnlijk nog steeds een digitale versie van uw CV.Follow-up door ook uw CV in te dienen via hun online systeem of in een e-mail.

Deel 3 van 3:

Interviewen om een administratief assistent te zijn

1. Projecteer je eerlijkheid en integriteit.Van je wordt verwacht dat je in deze positie gevoelige, persoonlijke en privé-informatie verwerkt.Dit kan medische dossiers, juridische documenten en persoonlijke identificatiegegevens van dergelijke associatiebeveiligingsnummers en bankrekeninginformatie bevatten.Bewijs aan uw potentiële werkgever die u kunt vertrouwen op deze informatie.

Lijstervaring op je CV die je altruïsme toont, zoals vrijwilligerswerk dat je hebt gedaan om anderen te helpen.
Zorg voor persoonlijke en professionele referentie Uw potentiële werkgever kan bellen om meer te weten te komen over uw betrouwbaarheid en ethiek.

Titel afbeelding Vind Auto Finance Jobs Stap 7

2. Communiceer effectief binnen uw professionele omgeving.Administratieve assistenten worden verwacht om te communiceren met andere kantoormedewerkers en klanten van het bedrijf.Werk aan het communiceren op een manier die effectief, persoonlijk is en een positieve sfeer creëert.

Communiceer op een positieve en vriendelijke manier met iedereen waaraan u op het kantoor bent blootgesteld.Dit omvat iedereen die je ontmoet voor en na het interview.

Een actieve luisteraar zijn.Focus op wat anderen zeggen zonder te onderbreken.Herhaal een deel van wat ze hebben gezegd om hen te laten weten dat je begrijpt wat ze willen.

Sta niet toe dat de stress van het interview het overneemt.Gebruik stalling tactieken totdat je jezelf kunt kalmeren.Een andere optie is om wat humor in het gesprek in te brengen om door de spanning te snijden.

Titel afbeelding Find Executive Protection Jobs Stap 4

3. Zoek een plek voor alles.Een groot deel van de taak van administratieve assistent is organisatie.Dit omvat bestanden en mappen, gegevens en schema`s.Leer om jezelf georganiseerd te houden en te laten zien wanneer je in een interview gaat.

Wees op tijd.Breng een planner mee.Laat uw CV, referentiebrieven en elk ander papierwerk in een map georganiseerd en weten waar u toegang krijgt.

Toon organisatie en planningvaardigheden met eenvoudige voorbereiding zoals het brengen van uw eigen pen.

4. Maak een organisatie-systeem.Neem uw bronnen in, beoordeel de prestatievermogen die u hebt op basis van PEOCIAL POCEY, BUDGY en MATERIALS.Neem maatregelen binnen uw middelen om de uitkomst en de uitvoer die u wenst te maken.Verzamel feedback van uw klanten, gemeenschap of personeel en pas uw strategie dienovereenkomstig aan.

Dit is een basisdiagram voor het creëren van een organisatie-systeem, dat in meerdere omstandigheden kan worden toegepast.Gebruik dit systeem om uw taakapplicaties georganiseerd te houden en uw toekomstige interviews te verbeteren via feedback van uw interviews uit het verleden.

Leer de middelen en het systeem van het kantoor waar u aan solliciteert en wees niet bang om enkele wijzigingen aan te suggereren om de uitkomst en uitvoer van hun huidige systeem te verbeteren.

Tips

Oefen je vaardigheden tijdens het jagen.

Blijf proberen. Er zijn tal van banen beschikbaar.

Spreek met mensen die al als beheerders werken.Vraag hen wat een typische dag is zoals.

Lees boeken over admin-vaardigheden.Er moet genoeg zijn in uw lokale bibliotheek.

Kijk naar gespecialiseerde trainings- en ontwikkelingsprogramma`s met lidmaatschappen of certificeringen.

Waarschuwingen

Kantoorwerk kan saai zijn, vooral op langzame dagen.

Administratieve assistenten worden soms ondergewaardeerd op de werkplek en de lof die ze doen van het bovenste management is minimaal in vergelijking met andere afdelingen zoals verkopen die geld genereren voor het bedrijf.

Dit werk kan ook stressvol zijn met strakke deadlines en zware workloads.

Deel in het sociale netwerk: