3 manieren om een papier-archiefsysteem te regelen

Als u in het bedrijfsleven of op school bent waarvoor u wilt werken met meerdere klanten of projecten, is een goed archiefsysteem van cruciaal belang. Er zijn verschillende methoden voor het indienen van documenten, maar uiteindelijk moet uw systeem uw behoeften weerspiegelen. De beste manier om zich voor te bereiden op een efficiënt systeem is om een paar dagen te reserveren om uitsluitend aan de organisatie te werken.

Stappen

Methode 1 van 3:

Voorbereiding op een nieuw archiefsysteem

1. Verzamel al je materialen. U moet al uw papierwerk compileren voordat u probeert een goed systeem in te stellen. Ga door alle locaties die je misschien hebt papierwerk en plaats ze allemaal in één stapel. Breng tijd door om ervoor te zorgen dat u op de juiste manier verantwoordelijk kunt maken voor alle actieve en inactieve werk die u hebt.

Plan van tevoren door een tafelruimte te wissen om aan je papieren te werken.
Als u het papierwerk van iemand anders aanpast in een nieuw archiefsysteem, verwijdert u alle documenten uit het huidige systeem. Het is beter voor u om alle documenten aan te pakken en voor te bereiden op een nieuw systeem.

Titel afbeelding Schik een papieren archiefsysteem Stap 2

2. Doorlopen alle documenten. Dit is het moeilijkste deel van het proces, maar het is ook een cruciale stap om georganiseerd te worden. Scheid alle bestanden op basis van wat ze zijn, zoals bankafschriften, creditcardrekeningen en hypotheekbetalingen. Het lijkt misschien vervelend, maar ga door elk document in je stapel om te bepalen waar je mee werkt.

U hoeft niet elk papier te lezen, maar een korte skim zal u helpen.

Post-it Notes zijn goed voor het markeren van belangrijke papieren waarvan je weet dat je tijd moet doorbrengen.

Titel afbeelding Schik een papieren archiefsysteem Stap 3

3. Stel stapels op. Terwijl je begint te sorteren via je papierwerk, zou het nuttig zijn om gerelateerde papers bij elkaar te houden. Je zou alle papieren met betrekking tot de client "Nickelback" in één stapel kunnen plaatsen. Een ander voorbeeld is om uw werk op basis van maanden te stalen.

Het hebben van een gevoel van chronologische volgorde kan nuttig zijn voor uw archiveringsbehoeften.

Stel prioriteiten in tijdens het sorteren via papierwerk. Wanneer je papieren ziet die uitzonderlijk belangrijk zijn, plaats ze dan op de top van hun respectieve stapel.

Titel afbeelding Schik een papieren archiefsysteem Stap 4

4. Verminder als je fit ziet. Een andere stapel die je kunt maken is de vuilnisstapel. Je hoeft niet een stapel van je papierwerk weg te gooien, maar je moet de onbelangrijke papieren van de andere palen scheiden. Je zou zelfs een diverse stapel kunnen opzetten waar willekeurige papieren kunnen gaan.

Als u 100% zeker weet dat u geen papierwerk nodig hebt en u geen haalbare link naar ander document kunt tekenen, gooit u ze weg. Neem contact op met je superieuren als je iets mag weggooien voordat je ergens doorheen volgt.

Titel afbeelding Schik een papieren archiefsysteem Stap 5

5. Gebruik Manilla-mappen. Houd de dingen eenvoudig voor jezelf door Goedkope Manila-mappen te gebruiken. Dit zal uw geld niet kwetsen en kunt u een aanvraagsysteem uitvoeren dat u wilt. U kunt een pakket van Manilla-mappen van een kantoorvoorziening krijgen.

Titel afbeelding Schik een papieren archiefsysteem Stap 6

6. Breng uw stapels over. Gebruik de palen die u eerder hebt vastgesteld om op te treden als een gids voor uw mappen. Zorg ervoor dat de inhoud van elke map ook wordt georganiseerd. U kunt de inhoud van een bestand op basis van het belang van elke papier of door chronologie organiseren.

Vermijd het regelen van de inhoud van een bestand op basis van het alfabet. Alfabetische organisatie werkt efficiënter voor het organiseren van groepen bestanden.

Plaats de mappen van Manila in een archiefkast terwijl u de mappen vult.

Methode 2 van 3:

Een systeem geschikt voor u maken

1. Gebruik een alfabetisch archiefsysteem. Een alfabetisch archiefsysteem werkt goed wanneer u namen van mensen, klanten, auteurs, namen van films, boeken of enz. Ophalen. Op voorwaarde dat u de voorwaarden gebruikt die gemakkelijk op te halen, is een alfabetisch archiefsysteem vaak het eenvoudigste systeem om te gebruiken.

De beste manier om bestanden in te dienen en op te halen, is door elk bestand te labelen. Manila-mappen hebben een extra tabblad dat is ontworpen om bestanden te labelen die uw ophaalproces gemakkelijker maken.
Als u klanten behandelt, is het efficiënter om te alfabetiseren met de achternaam.
Als u veel bestanden hebt, overweeg dan het maken van letter secties om u te helpen organiseren. Sectie-dividers zijn groot en bevatten eenvoudig één letter. Je kunt ook de letters in paren verdelen zoals "A-D" of "F-K."

Titel afbeelding Schik een papieren archiefsysteem Stap 8

2. Gebruik een actuele volgorde. Wanneer je werk of studie In verschillende vakgebieden kan een onderwerp of onderwerp een zeer nuttige manier zijn om informatie op te halen. Als u bijvoorbeeld de rechten bestudeert, kunt u onderworpen zijn aan de rubrieken van het contract, de constitutionele wetgeving, onrechtmatige daad, bestuursrecht, internationaal recht enz.

De beste manier om topische informatie te organiseren, is via sectieverdelers. Label uw deelverdelers op basis van de inhoud, zoals "Admin Law."

Dit systeem werkt het beste als je verschillende onderwerpen hebt. Als je dat niet bent, zul je achterblijven met een of twee verdelers en niet veel van een georganiseerd systeem.

Titel afbeelding Schik een papieren archiefsysteem Stap 9

3. Probeer numeriek indienen. Dit type archiefsysteem is ideaal voor bestanden die datums of cijfers bevatten. Als u bijvoorbeeld facturen, ontvangsten, gedateerde evenementen enz., Het numerieke systeem kan een eenvoudig systeem maken om opnieuw te lokaliseren. U kunt ook rekening houden met maand en jaarlijks voor deze optie. Voor degenen die werken in een omgeving die nummering voor papieren zoals medische bestanden, wetgevende documenten, rechterlijke zaken, enz., Nummering is een nuttige retrieval-methode.

Gebruik dit systeem alleen als u comfortabel bent, bekijkt u verschillende nummers en kunt u informatie uit deze nummers ophalen.

Markeer op het bestandslipjes De cijfers of de data en organiseer op basis van de genummerde waarde. Begin met "1" en laat de volgende cijfers de waarde verhogen.

Als u met maanden indient, begint met januari en verplaats, in volgorde, tot en met december. Je zult profiteren met sectieverdelers voor elke maand.

Titel afbeelding Schik een papieren archiefsysteem Stap 10

4. Gebruik kleurcodering. Dit is geweldig voor creatieve indienen en is vooral effectief voor mensen met een goede visuele herinnering. Het kan helpen om-referentie verschillende onderwerpen op basis van kleurcodering te kruisen.U kunt een van de bovengenoemde technieken voor het indienen van indiening van het indienen van een van de bovengenoemde technieken kleuren. U kunt ook een combinatie van organiserende systemen gebruiken door kleurcodes bij een ander systeem te koppelen.

Een van de gemakkelijkste manieren om kleur toe te voegen aan uw gevestigde vulmethode is door markeerders te gebruiken. U kunt een variëteit Pack of Highlighters kopen uit elke kantoorbenodigdheden.

Een andere manier om kleurcodering te implementeren is door een verscheidenheid aan gekleurde mappen te gebruiken.

Titel afbeelding Schik een papieren archiefsysteem Stap 11

5. Gebruik een frequentiesysteem. Dit werkt goed voor items die u de hele tijd gebruikt, maar zou geen stand-alone systeem moeten zijn. Het moet een ander systeem voeden, bijvoorbeeld het alfabetische systeem. Voeg de vaak gebruikte informatie toe aan een gegroepeerde ruimte in uw archiefgebied, zodat het snel kan worden opgehaald, zoals aan de voorkant van een archiefkastlade.

Je moet voorzichtig zijn dat je niet ongeorganiseerd wordt met dit systeem. Het project bewaren waarvoor u momenteel aan het front werkt, garandeert u niet altijd een efficiënte organisatie.

Methode 3 van 3:

Een georganiseerd systeem behouden

1. Bestand papierwerk onmiddellijk. Eén manier om ervoor te zorgen dat uw archiefsysteem efficiënt wordt uitgevoerd, is door het papier in te dienen terwijl u het verwerkt. Het archiefsysteem gaat niet werken als u het indienen van documenten uitstelt. In de gewoonte van het indienen van papers zal ook uw productiviteit en workflow helpen.

Titel afbeelding Schik een papieren archiefsysteem Stap 13

2. Houd uw ruimte bijgewerkt. Elke paar maanden moet je door je archiefsysteem gaan en een korte sweep doen. U bent niet verplicht om al uw papieren zoals jij deed voor de eerste organisatie. Controleer via alle bestanden en zorg ervoor dat alles is georganiseerd en op de juiste plaats.

Na de eerste paar maanden kunt u ook weerspiegelen als het systeem dat u kiest voor u werkt.

Titel afbeelding Schik een papieren archiefsysteem Stap 14

3. Maak je ruimte schoon. Eenmaal per jaar zou je een grotere schoonmaak van je werkruimte moeten doen. Mogelijk hebt u een aantal bestanden die u regelmatig gebruikt, maar u moet nu door de andere bestanden doorlopen die u minder gebruikt. Open de bestanden die u minder gebruikt en lees al uw documenten om te zien of er onnodig papierwerk is.

Haal alle bestanden eruit en veeg de archiefkast af met een vochtige washand om stofopbouw te verwijderen.

Tips

Deze principes kunnen ook van toepassing zijn op computer of andere elektronische archiefgroeperingen.

Gebruik een index voor bestanden die niet alfabetisch worden geplaatst. Dit moet alfabetisch worden geregeld, zodat u uw bestanden snel kunt vinden. Zet deze index aan de voorkant van het bestand.

Begin met het zuiveren en sorteren van uw stapels papers en gebruik post-it-notities om in categorieën te sorteren en vervolgens subcategorieën.

Het is handig om een diverse bestand te hebben voor items die nergens anders netjes passen.