Hoe een organisatie`s secretaris te zijn

2. Ontmoet de uitgaande secretaresse indien mogelijk. Heb hem of haar de vorige vergaderingen `minuten, correspondenties, rapporten, administratieve bestellingen, enz.. Met enig geluk zullen deze al goed georganiseerd en klaar zijn om ze over te nemen - zo niet, lees de volgende stap.

3. Koop een archiefkast of een koffer. Deze moeten door uw organisatie worden verstrekt, maar als ze dat niet zijn, is het kopen van gebruikt een goede eerste stap en een uitstekende manier om onnodige uitgaven van uw onderdeel of van uw organisatie te verminderen. Er zijn veel archiveringssystemen die kunnen worden gebruikt voor administratieve documenten zoals bijeenvolgingsminuten, bijwetten en dus worden vastgesteld op deze en bepalen welke het gemakkelijkst te volgen en de goedkoopste om dit systeem te implementeren en te blijven. Als u de bestanden in een ongeorganiseerde puinhoop ontving, wilt u ze niet op die manier verlaten voor de volgende secretaris wanneer uw tenure is voltooid.

4. Leer dat goede organisatorische vaardigheden een goede secretaresse maken. Als het kantoor van uw organisatie niet goed is georganiseerd, is dit iets dat meteen moet worden aangepakt. Gebruik het kantoor om alle relevante documentatie op te slaan en probeer hetzelfde archiefsysteem te gebruiken dat u op uw archiefkast hebt gebruikt.

5. Ga van klein tot groot bij het organiseren van bestanden en documenten.Begin met het indienen van alle relevante documentatie in een archiefkast of koffer en organiseer vervolgens het hele kantoor en de organisatie met hetzelfde systeem, maar op een grotere schaal. Dat maakt het kantoor zeer gebruiksvriendelijk en veroorloven veel gemoedsrust voor u en uw opvolger.

6. Ontwikkel goede contacten en gebruik ze wijselijk. Een vriendelijke, professionele houding is erg belangrijk voor de secretaris van een organisatie. Je zult heel snel leren dat de meeste secretaresses vertrouwen op een ingewikkeld netwerk van vrienden en contacten om dagelijks zaken te doen.

Deze richtlijnen volgen Robert`s "Orde", een van de bekendste secretariële handleidingen tot nu toe. Het is aan te raden dat u deze waardevolle bronnen zoekt - veel van het wordt gratis op het web gepubliceerd.

Neem altijd een plan B bij het organiseren van een evenement, zoals u nooit weet wat er zal gebeuren. Dit is vooral belangrijk als u een evenement catering of verwacht sprekers en / of entertainment te laten zien. Er is niets erger dan een evenement bij te wonen en een kolossale schroevering optreden. Als catering niet gaat laten zien, kun je beter zorgen dat je de lokale pizzeria van tevoren hebt opgenomen en hen een heads-up hebt gegeven. (Opmerking: de lokale pizzeria moet waarschijnlijk ook bij uw lijst met contacten zijn).

Houd leden op de hoogte van activiteiten, evenementen en plannen en zorg ervoor dat het publiek op de hoogte is van aankomende evenementen.

Weet je nog wanneer je probeert vergaderingen en evenementen te organiseren die andere mensen organiseren op zijn best moeilijk kan zijn.

Door goede vergadering minuten te nemen en deze tijdig te verstrekken (een vergadering van één uur moet maximaal 1-2 pagina`s van minuten hebben, en deze moeten binnen 5 werkdagen aan de groep voor feedback worden ingediend) zorgt ervoor dat de leden van de organisatie aan de orde zijn de `dezelfde pagina` en in staat om eerder effectievere actie te ondernemen.

Gedraag je zich altijd op een schijnbare, professionele manier.

Vooruit plannen. Het is de rol van de secretaris om bedrijfs- / organisatie-evenementen te coördineren. U kunt eenvoudigweg geen evenement op een last-minute schema uitvoeren. Als u iets last-minute moet plannen, kan het maken van het evenement minder formeel de druk voor uw gasten en voor uzelf kan vergemakkelijken.

Een van de belangrijkste functies die een secretaris dient, is communiceren met zijn leden en het grote publiek.

Een secretaresse zorgt ervoor dat iedereen weet wanneer een bepaalde vergadering wordt gehouden. Ze zorgen er ook voor dat iedereen op de vergadering staat. Ze typen ook belangrijke data voor de organisatie of het bedrijfsleven.

Houd bestanden, documenten, mail en geld op een veilige plaats!