Hoe een efficiënte en georganiseerde secretaris te zijn

Een goede secretaresse zijn betekent voorbereid, efficiënt en goed georganiseerd. Door uw communicatie- en organisatievaardigheden te verbeteren en te perfectioneren, kunt u een deskundige secretaresse en een onmisbaar onderdeel van een team worden, waardoor uw dienstverband aantrekkelijker, veilig en aangenaam is.

Stappen

Methode 1 van 3:
Voorbereid zijn
  1. Titel afbeelding Wees een efficiënte en georganiseerde secretaresse Stap 1
1. Wees op tijd. Geef jezelf voldoende tijd om naar het kantoor te pendelen en naar vergaderingen of andere afspraken te bereiken. Wees vroeg om jezelf tijd te geven om e-mails of andere taken voor te bereiden of gewoon in te halen.
  • Probeer de tijd te volgen die u nodig heeft om elke dag aan het werk te gaan om te zien wat het ware gemiddelde is en uw timing dienovereenkomstig aanpassen. Voeg een bufferstijd van 15 of 20 minuten toe aan een bepaald tijdstip en test zelfs hoe lang het duurt om ergens van tevoren voor de eerste keer te gaan.
  • Titel afbeelding Be Efficiënte en georganiseerde secretaresse Stap 2
    2. Wees mentaal duidelijk. Krijg voldoende rust, zodat je geest scherp blijft en efficiënt denkt. Heb een kop koffie of thee in de ochtend als je wilt, of wanneer je een boost nodig hebt. Neem pauzes en pauzeer om uw bureau periodiek te reorganiseren.
  • Sta op van je bureau of neem een ​​pauze van wat je 18 minuten na elke 52 minuten doet, omdat studies dit laten zien voor de beste productiviteit. Doe een paar eenvoudige oefeningen, praat met collega`s, of maak gewoon een wandeling door het kantoor gedurende deze tijd.
  • Titel afbeelding Wees een efficiënte en georganiseerde secretaresse Stap 3
    3. Ken het schema. Maak uzelf vertrouwd met het schema voor uw baas, of andere werknemers die u aan het begin van elke dag bijhoudt. Eenmaal periodiek een blik op het schema kijken, zodat u tijd kunt besparen bij het maken van afspraken en het voorkomen van dubbele boeking of andere fouten.
  • Houd schema`s en agenda`s open en beschikbaar om op een moment op uw computer of telefoon op te halen, zodat u ze kunt raadplegen en meteen afspraken kunt toevoegen.
  • Titel afbeelding Wees een efficiënte en georganiseerde secretaresse Stap 4
    4. Kom naar vergaderingen met alle materialen. Toon een afspraak met materialen en duidelijke aantekeningen van eerdere vergaderingen, en een apparaat of notebook om notulen en andere opmerkingen van de huidige vergadering af te nemen. Vraag je baas over alles over je rol in de vergadering, inclusief speciale materialen zoals formulieren of hand-outs die je kunt hebben om tijd te besparen bij het voorbereiden of afdrukken van later.
  • Probeer een agenda uit te sturen voor de komende vergadering, minuten van de laatste vergadering of andere relevante materialen voor alle aanwezigen van de ochtend van of de avond ervoor.
  • Titel afbeelding Wees een efficiënte en georganiseerde secretaresse Stap 5
    5. Overweeg het leren van steno. Meer informatie over verschillende soorten steno en manieren om je schrijven te versnellen als je veel noten met de hand neemt. Maak een afkorting naar de koers om de personages te leren en uw snelheid te verbeteren.
  • Als u niet vaak aantoont met de hand of wilt u geen afkorting leren, een typetest uitmaken. Stel een timer voor een minuut in en probeer een typische e-mail op uw telefoon, tablet, laptop toetsenbord en vrijstaand toetsenbord te typen. Tel vervolgens het aantal woorden dat u op elk apparaat hebt getypt. Blijf bij het apparaat met het hoogste aantal tellen wanneer u snel opmerkingen wilt maken.
    • Methode 2 van 3:
    Georganiseerd worden
    1. Titel afbeelding Wees een efficiënte en georganiseerde secretaresse Stap 6
    1. Committeren aan lijsten en planners. Houd een planner, kalender en takenlijst en update ze consequent. Houd ze gemakkelijk te zien en bereikt plaatsen, of heb meerdere die samen kunnen worden gesynchroniseerd.
    • Als je goed werkt met pen en papier, bewaar een kleine planner of kalender die in je zak of tas past, zodat je het altijd bij je hebt. Bewaar een pen die mogelijk is bevestigd, dus je hoeft nooit voor één te vissen. Heb een aangewezen notitieblok voor To-do lijsten aan je bureau en steek dingen uit terwijl je gaat.
    • Als u beter werkt met digitale organisatie, gebruikt u het kalender- en herinneringssysteem van uw telefoon om afspraken te maken en meldingen over hen te ontvangen. Probeer apps zoals WunderList of Todoist om uw taken te beheren.
  • Toonde afbeelding Wees een efficiënte en georganiseerde secretaresse Stap 7
    2. Synchroniseer uw informatie. Zorg ervoor dat u altijd aantekeningen en andere materialen met u hebt door kalenders, lijsten en bestanden op al uw apparaten te synchroniseren, die bijna elke moderne app de mogelijkheid heeft om te doen.
  • Deel taken, documenten en notities met andere secretaresses, uw baas of andere werknemers met projectmanagementsoftware zoals Basecamp of Tello.
  • Deel documenten en spreadsheets met Google Docs en gebruik programma`s zoals Dropbox of Hightail om bestanden te verzenden.
  • Toonde afbeelding Wees een efficiënte en georganiseerde secretaresse Stap 8
    3. Kleur-code alles. Stel een kleurcoderingssysteem in om al uw materialen in één oogopslag te categoriseren. Wijs een kleur toe aan elk project, dag, medewerker of op welke manier dan ook op uw werk. Gebruik highlighters en gekleurde tabbladen of labels om bestanden, trays en notebooks op te merken om de juiste informatie eenvoudig te lokaliseren.
  • Veel web- en mobiele apps voor e-mail, kalenders en lijsten stellen u ook in staat om een ​​kleur aan elk item toe te wijzen.
  • Titel afbeelding Wees een efficiënte en georganiseerde secretaresse Stap 9
    4. Reinig je inbox. Houd uw e-mailinbox schoon en belangrijke informatie eenvoudig toegankelijk voor het indienen van een e-mail in een map, meteen, markeren of markeren als ongelezen als u eraan terug moet komen of het archiveren of verwijderen of u er zeker van bent het.
  • Probeer mappen voor elk jaar, kwart of maand te maken, of label ze op project, medewerker of type. Probeer te reageren op, verwijdert of log de informatie van de e-mail elders meteen. Stel schema`s voor jezelf in, zoals het hebben van alle e-mails die aan het einde van de dag in geschikte mappen zijn ingediend, en opruimen en omgaan met alles in je inbox tegen het einde van de week.
  • Titel afbeelding Wees een efficiënte en georganiseerde secretaresse Stap 10
    5. Wees consistent. Houd materialen van hetzelfde type op een bepaalde plaats en duiden notebooks en mappen aan op specifieke projecten. Heb een specifieke notitieblok voor telefoonmemo`s, bijvoorbeeld dat altijd per telefoon blijft, zodat u nooit een naam en het nummer op een servet neemt. Houd opmerkingen op een aparte plaats bij van andere opmerkingen, zodat informatie niet wordt vermengd en moeilijk te vinden.
  • Titel afbeelding Wees een efficiënte en georganiseerde secretaresse Stap 11
    6. Bespaar papier en tijd. Vermijd afdrukken om papier op te slaan en te kiezen voor online formulieren of andere documenten, zodat u tijd en bronnen kunt besparen. Vul indien mogelijk formulieren elektronisch in. Scan en sla kopieën van papieren bestanden op, zodat ze altijd beschikbaar zijn en niet beschadigd raken of verloren raken. Circuleer digitale bestanden, herinneringen, memo`s en agenda`s in plaats van papieren versies waar mogelijk.
  • Toonde afbeelding Wees een efficiënte en georganiseerde secretaresse Stap 12
    7. Voorraad opleveren. Nooit meer van belangrijke materialen die u gebruikt om georganiseerd te worden, zoals blocnotes, pennen, enveloppen en postzegels door een Office Manager / Koper te kopen of te laten weten wanneer u op uw laatste doos of een container van iets bent, in plaats van zodra ze allemaal zijn verdwenen. Bestelvoorzieningen in bulk van een bedrijf als quill om geld te besparen en niet snel op te raken.
  • Houd de benodigdheden georganiseerd op uw bureau of werkruimte. Gebruik containers, trays, bestandsmappen en andere containers die allemaal zijn gelabeld of gekleurd voor eenvoudig sorteren.
    • Methode 3 van 3:
    Efficiënt communiceren
    1. Titel afbeelding Wees een efficiënte en georganiseerde secretaresse Stap 13
    1. Vasthouden aan scripts. Bespaar tijd en energie door te komen met een eenvoudige taal om opnieuw te gebruiken voor correspondentie die u vaak herhaalt. Laat verschillende scripts beschikbaar voor verschillende situaties zoals e-mails, persberichten of telefoongesprekken, die u kunt kopiëren, plakken en eenvoudig bewerken om aan het specifieke scenario te voldoen.
  • Titel afbeelding Wees een efficiënte en georganiseerde secretaresse Stap 14
    2. Wees een zorgvuldige note-taker. Jot-down notities op je telefoon, laptop of blocnote voor elke vergadering, telefoonbericht of een ander belangrijk gesprek. Plaats of verplaats deze opmerkingen in specifiek geëtiketteerde fysieke of elektronische mappen, zodat u later naar ze kunt verwijzen en records van verbale communicatie hebt die u in de loop van een drukke dag kunt vergeten.
  • Titel afbeelding Wees een efficiënte en georganiseerde secretaresse Stap 15
    3. Wees efficiënt en vriendelijk aan de telefoon. Oefen uw begroeting en andere belangrijke of gemeenschappelijke informatie die u moet zeggen over de telefoon. Laat de lijst met telefoonextensies voor uw kantoor recht voor u en werken aan het communiceren met het plegen van het geheugen, zodat u snel oproepen kunt overbrengen.
  • Maak kennis met het kennen van de speciale functies van uw kantoor-telefoon, zoals het rechtstreeks sturen naar de voicemail van een werknemer of het toevoegen van mensen in een conference-oproep, zodat u tijd kunt besparen en technische problemen kunt vermijden.
  • Titel afbeelding Wees een efficiënte en georganiseerde secretaresse Stap 16
    4. Controleer je grammatica. Zorg ervoor dat elke vorm van schriftelijke communicatie die u verzendt Spell-gecontroleerd en vrij van grammatica en interpunctie-fouten. Breng de extra paar minuten door om te lezen over e-mails, agenda`s en andere correspondentie om te controleren of alles correct is en de latere tijd en schaamte opslaat om correcties uit te geven of e-mails te beantwoorden van verwarde ontvangers.
  • Schakel Spell-check in de toepassingen die u gebruikt voor documenten, spreadsheets en e-mails. Schakel deze functie in uw browser in om eventuele fouten te vangen tijdens het typen op een webpagina, vooral bij het plaatsen van de website van het bedrijf, sociale media-accounts of andere officiële platforms.
  • Titel afbeelding Wees een efficiënte en georganiseerde secretaresse Stap 17
    5. Houd e-mails en voicemails kort en zoet. Vermeld uw doel voor het verkrijgen of e-mailen van zo min mogelijk woorden. Stel Directe vragen en herhaal uw naam, bedrijf, telefoonnummer en e-mail wanneer dat nodig is. Zorg voor een tijd waarmee u verwacht of hoop van hen te horen, zodat u efficiënt met communicatie kunt omgaan.
  • Titel afbeelding Wees een efficiënte en georganiseerde secretaresse Stap 18
    6. Bevestig afspraken en tijden. Zorg ervoor dat u op dezelfde pagina staat en herinneringsaanbiedingen geef door de dag ervoor te bellen of een e-mailen van de dag voor het bevestigen van afspraken en andere belangrijke engagementen. Neem contact op met mensen met mensen waarvan je nog niet hebt gehoord door het verzenden van beleefde en beknopte e-mails of telefoonberichten om hen eraan te herinneren dat je op een reactie wacht.
    • Deel in het sociale netwerk:
    Vergelijkbaar