Hoe er een op één bijeenkomsten uit te voeren met je team

Een een-op-één bijeenkomst (ook bekend als een "1: 1") is een regelmatige (elke 1-4 weken) bijeenkomst tussen een manager en een teamlid, met de agenda van de teamleden. One-on-ones help managers verbinden en bouwen vertrouwen op hun directe rapporten, begrijpen hoe ze zich voelen over hun werk, team, organisatie, hun toekomstige carrière- en groeipotentialen. 1: 1S is een veilige ruimte om de teamleden aan te sluiten, potentiële problemen te ontdekken en blokkers op te lossen.

Stappen

Deel 1 van 3:
Voorbereiding op uw 1: 1s
  1. Titel afbeelding Gedrag één op één bijeenkomsten met uw team Stap 1
1. Definieer frequentie. De meest voorkomende cadans voor een-op-één-vergaderingen is een keer per week of eenmaal in de 2 weken. Plan een herhalend kalendergebeurtenis en blijf er zoveel mogelijk aan. Herschep of annuleer ze alleen als je absoluut nodig hebt. De frequentie van uw vergaderingen kan afhangen van:
  • Hoe oud is het teamlid (hun taak-relevante volwassenheid)? Vaak hebben meer junior teamleden frequentere en langere vergaderingen nodig.
  • Hoe vaak communiceer je met deze persoon? Als je elke dag nauw samenwerkt met iemand, moet je misschien slechts één keer per maand een-op-een hebben.
  • Hoe goed ken je de persoon? Meestal breng je meer tijd door met de nieuwkomers om elkaar te leren kennen, minder met veteranen in je team.
  • Uw teamformaat. Hoe meer directe rapporten u hebt, hoe minder tijd u kunt wijden aan one-on-ones.
  • Titel afbeelding Gedrag één op één bijeenkomsten met uw team Stap 2
    2. Schema genoeg tijd. De ideale duur voor 1-op-1 vergaderingen is 30-40 minuten. Langere sessies kunnen zich als een last voelen en hebben de neiging om minder productief te worden. Als je net begint, is een goede aanpak om langere vergaderingen te plannen (gedurende 1 uur) en naar kortere sessies te gaan als je het gevoel hebt dat je het goed gaat. Aan de andere kant, schema voldoende tijd, zodat je nooit door je 1: 1 vergaderingen kunt rennen. Wanneer teamleden het gevoel hebben dat je er doorheen haast, zullen ze zich niet veilig voelen om te openen en te praten over de moeilijke kritische problemen. De duur van de vergadering is ook afhankelijk van hoe vaak u de persoon ontmoet.
  • Voor weekly / bi-wekelijkse vergaderingen is 30 minuten genoeg.
  • Voor maandelijkse (of minder frequente) vergaderingen, schema 1 uur.
  • Titel afbeelding Gedrag één op één bijeenkomsten met uw team Stap 3
    3. Werk samen op agenda. Je zou zelden een productieve bijeenkomst hebben als geen van de deelnemers een onderwerp heeft om te bespreken. Dat is waarom het essentieel is om samen te werken en ten minste enkele agendapunten voor de vergadering te bereiden. Vraag een andere deelnemer een paar uur / dagen voor de vergadering om na te denken over wat hij erover wil praten. Een gedeeld document hebben, zoals een Google DOC / notion 1-op-1 vergaderingsdocument dat is gekoppeld aan het kalenderevenement, is zeer nuttig om eenvoudig samen te werken op de 1-op-1-agenda. Sommige van de gemeenschappelijke One-on-One Meeting-onderwerpen kunnen zijn:
  • Leer elkaar beter kennen.
  • Om problemen of blokkers te bespreken.
  • Om feedback te delen over prestaties / communicatie.
  • Deel feedback over het team / organisatie.
  • Bespreek loopbaanrichting / groeimogelijkheden.
    • Deel 2 van 3:
    Gedurende 1: 1s
    1. Titel afbeelding Gedrag één op één bijeenkomsten met uw team Stap 4
    1. Luister actief. Uw primaire taak als een manager is om te luisteren en te helpen. Een goede een-on-one-meeting is wanneer je minder praat en het grootste deel van de tijd zorgvuldig luistert. One-on-ones zijn niet zoals de meeste andere bijeenkomsten. Breng wat tijd door om in de juiste mindset te komen, verbinden met de hulp van de ijsbrekers en persoonlijke vragen in het begin, zodat u allebei vertrouwen kunt opbouwen en open kunt staan. Laat zien dat het je geeft door actief te luisteren. Maak je een-on-ones inzicht door je te concentreren op je collega en probeer echt hun kant te begrijpen en iets nieuws van hen te leren. Sommige eenvoudige tips om u te helpen actief te luisteren:
    • Laat het grootste deel van de tijd in uw telefoon of computer staren.
    • Probeer de stille gaten niet onmiddellijk te vullen.
    • Vergeet niet om te follow-up op de kritieke punten.
  • Titel afbeelding Gedrag één op één bijeenkomsten met uw team Stap 5
    2. Notities maken. Wanneer u aantekeningen schrijft, behoudt u informatie veel beter, zodat u betere beslissingen kunt nemen. Notes hebben, zal u een vaste start geven voor het volgende gesprek, u zult niet vergeten om op essentiële punten te follow-up. Hiermee kunt u uw vorige gesprek met die persoon bekijken en begrijpen hoe de persoon in de loop van de tijd is gevorderd. Opmerkingen helpen u ook bij het vastleggen van de actiestappen die u akkoord gaat met tijdens de vergadering, en ze later bijhouden.Opmerkingen schrijven en delen met uw deelnemers toont het belang van de vergaderingen, geeft een openbare toewijding weer. Het bevordert verantwoording voor beide partijen. Sommige mensen geven de voorkeur aan het schrijven van aantekeningen met de hand, anderen - in de online-editor of Google Docs. Wat voor jou het beste werkt. Vergeet gewoon niet om ze later te digitaliseren en te delen met de deelnemer.
  • Titel afbeelding Gedrag één op één bijeenkomsten met uw team Stap 6
    3. Houd het gesprek Casual. Vergeet niet dat deze gids (en een ander) slechts een aanbeveling is. Blijf niet strikt aan elke sjabloon of een lijst met vragen. Elk team en situatie is uniek, vergeet dat nooit. Houd het gesprek natuurlijk, zoals het stroomt. Wanneer u zich concentreert op uw teamlid, begrijpt u wat de persoon bezorgt. Op die manier weet je hoe je met haar / hem moet praten, wat nu moet bespreken, en wat later. Draai je one-on-ones niet in een ander to-do-item waar je in 30 minuten door je achtervolgt en uitcheckt van je To-do-lijst. Behandel het als een waardevolle investering van uw tijd als manager (en een van de belangrijkste).
    • Deel 3 van 3:
    Typische 1: 1 vergaderagenda
    1. Titel afbeelding Gedrag één op één bijeenkomsten met uw team Stap 7
    1. Opwarmen. Het is altijd geweldig om de ontmoeting met ijsbrekers te starten en persoonlijke verbindingen te maken. Het zou je helpen om je teamleden beter te leren kennen en je te helpen begrijpen hoe de persoon nu voelt. Het is belangrijk, zodat u weet of de persoon in plaats daarvan ondersteuning nodig heeft, of duw of gewoon te horen zijn. Als de persoon hun onderwerpen heeft om mee te beginnen, is het meestal het beste om te prioriteren en eerst te bespreken. Controleer dat altijd voordat u in uw onderwerpen gaat. Voorbeeldvragen:
    • Hoe gaat het? Wat heb je gedaan dit weekend?
    • Wat is je topprioriteit deze week?
    • Wat houdt je nu weer aan het werk?
    • Wat gaat goed? Wat zijn uw recente overwinningen?
    • Waar denk je aan? Waarmee wil je beginnen?
  • Titel afbeelding Gedrag één op één bijeenkomsten met uw team Stap 8
    2. Teamwerk. Gedurende de eerste een-op-één-bijeenkomst, zorg ervoor dat u uitlegt wat het doel is van deze vergaderingen. Deel details over hoe uw team werkt en alle belangrijke informatie om te weten om goed samen te werken. Het zou u ook veel tijd besparen als u van tevoren uw management-stijl deelt en wat de persoon zou verwachten dat u zich gedraagt. Uw stijl van communicatie / werk kan bekend zijn voor andere teamleden, maar niet voor de nieuwe. En zorg ervoor dat je vraagt ​​wat de persoon van jou verwacht als manager. Luister hier zorgvuldig en schrijf naar beneden - je kunt deze info beter in het werk later opnemen of in meer detail discussiëren tijdens de toekomstige vergaderingen. Voorbeeldvragen:
  • Laten we het hebben over onze 1: 1-vergaderingen, waarom wij ze doen, en hoe vaak.
  • Laten we het hebben over ons team en hoe we samenwerken.
  • Dit is wat u moet weten over mijn persoonlijkheid en hoe ik het liefst werk.
  • Wat zijn uw verwachtingen van mij als een manager?
  • Titel afbeelding Gedrag één op één bijeenkomsten met uw team Stap 9
    3. Carrière en plannen. Begrijp als je team / organisatie de persoon helpt, wat de voorkeur van de persoon, welke vaardigheden de persoon moet of wil verbeteren. Medewerkers denken altijd aan hun carrière, zorgen ervoor dat u ook hun plannen en ambities begrijpt, zodat u hen kunt helpen het in uw team te bereiken. Voorbeeldvragen:
  • Laten we het hebben over wat ik van je verwacht als een professional.
  • Waar zie je je carrière in 1 tot 3 jaar? Wat wil je hebben bereikt?
  • Welke hulp heb je nodig om dat te bereiken?
  • Is er alles wat je denkt, belangrijk is om met mij te delen?
  • Titel afbeelding Gedrag één op één bijeenkomsten met uw team Stap 10
    4. Te bespreken onderwerpen. De spreekpunten is het gedeelte voor u om een ​​specifieke agenda voor uw team en bedrijf op te bouwen. Bespreek recente evenementen en activiteiten in uw organisatie, de hoogtepunten en de lowlights, alles wat u voelt, is essentieel om te delen met uw collega. Voorbeeldvragen:
  • Wat zijn je indrukken van onze 1: 1s? Hoe kunnen we ze nuttiger voor je maken?
  • Elke feedback of gedachten die u zou willen delen?

    • Tips

    Vermijd het draaien van uw one-on-ones in de statusupdates. Het is vaak gemakkelijker om naar uw projectbeheer of tracking tool te gaan en de nieuwste status zelf te bekijken. Het laat ook zien dat jij, als manager, het niet deed en geen enkele kleine hoeveelheid tijd erin investeerde.
  • Begin altijd met warming-up en ijsbrekers in het begin. Warm-ups zou u helpen om uw nieuwe teamleden beter te leren kennen en u te helpen begrijpen, wat zijn hun hobby`s, aspiraties in het leven, interesses, enz. Het is een effectieve manier om vertrouwen op te bouwen en te laten zien dat je om de persoon geeft.
  • Regelmatig ontmoeten. Met twee-drie vergaderingen per jaar zal u niet veel helpen om elkaar beter te leren kennen en problemen op tijd op te lossen. Te veel dingen gebeuren gedurende een lange periode, en kleine problemen kunnen in grote problemen worden.
    • Deel in het sociale netwerk:
    Vergelijkbaar