4 manieren om effectieve vergaderingen uit te voeren

Als het je eerste keer een vergadering loopt, felicitaties! Je hebt een geweldige kans om samen te werken met diverse teamleden, beschikbare informatie te organiseren en doelstellingen aan te pakken. Tegelijkertijd kan het leiden van een groep intimiderend zijn. Om je geen zorgen te maken - we hebben een goed advies verzameld dat je kunt gebruiken om een effectieve en efficiënte ontmoeting te doen die je collega`s zal laten zingen?.

Stappen

Methode 1 van 4:

Virtuele vergaderingen uitvoeren

1. Geef kopieën in voorschotten van rapporten die u gaat over. Een volledig rapport, of op zijn minst een samenvatting, zorgt ervoor dat iedereen in de vergadering op dezelfde pagina komt. Op die manier hoeft u geen tijd te verspillen met deelnemers die eenvoudig informatie meldt die gemakkelijk vooraf kan worden gelezen.

Als andere teamleden de leiding hebben over verschillende afdelingen of gebieden, laat ze dan van tevoren hun rapporten aan u indienen, zodat u de samenvattingen naar iedereen bijwoont bij de bijeenkomst.
Als u meerdere items besprak, wilt u misschien ook iemand aanwijzen om de baas te krijgen over de agenda. Ze kunnen tijd tijdens discussieperioden houden, zodat de vergadering op het goede spoor blijft.

Titel afbeelding Gedrag effectieve vergaderingen Stap 2

2. Verzend inloggegevens minstens een dag vóór de vergadering. Laat deelnemers in uw uitnodigen e-mail weten welke software u gebruikt (zoals Zoom, Skype of Google Meet) en alle gebruikersnamen, wachtwoorden of call-in nummers die ze nodig hebben. Verzending van deze informatie geeft alle deelnemers een kans om software te downloaden die ze nodig hebben en hun inloggegevens nodig hebben om ervoor te zorgen dat alles werkt voor de vergadering.

Als u nieuwe software gebruikt, wilt u misschien ook een tweede e-mail sturen met de deelnemers die zij kunnen contacteren als ze problemen hebben met download of installatie.

Zorg ervoor dat je ook je eigen tech-opzet van tevoren test. Zorg ervoor dat u toegang hebt tot uw bureaublad of dia`s die u hebt gemaakt voor de vergadering binnen de vergaderingssoftware.

Titel afbeelding Gedrag effectieve vergaderingen Stap 3

3. Outline Basic Participation-richtlijnen voor alle deelnemers. Uw vergadering zal effectiever zijn als iedereen het begrijpt dat u vragen of met technische problemen kunt stellen. Hier zijn enkele richtlijnen die u kunt instellen:

Typ vragen in chatboxen voor u om aan te pakken

Gebruik laptops of desktopcomputers in plaats van mobiele apparaten

Vermijd afleidende activiteiten, zoals eten of sms`en

Titel afbeelding Gedrag effectieve vergaderingen Stap 4

4. Host de vergadering van een duidelijk kantoorgebied met een goede Wi-Fi-verbinding. Het gebied achter je dat andere deelnemers kunnen zien, zet de toon voor de vergadering. Zorg ervoor dat de verlichting goed is en er is niets aan de hand op de achtergrond die mogelijk is van je presentatie.

Als u de vergadering vanuit huis uitvoert, kies dan een rustige kamer met een deur zodat u zich geen zorgen hoeft te maken over onderbrekingen.

Titel afbeelding Gedrag effectieve vergaderingen Stap 5

5. Betrek iedereen met een ijsbreker voordat u begint op de agenda. Virtuele vergaderingen ontbreken vaak in persoonlijke interactie. In een in-persoonsbijeenkomst zouden deelnemers waarschijnlijk onderling chatten voordat de vergadering officieel is gestart. Je kunt dit simuleren door mensen te vragen om beurten zichzelf te introduceren of elkaar te vertellen wat ze in het weekend deden.

Houd de ijsbreker licht - vermijd alles dat iemand kan laten voelen alsof ze ter plaatse worden gezet.

Erken elke deelnemer op naam en dank ze voor het bijwonen. Misschien vraag je ook follow-up vragen op basis van iets dat ze tijdens de ijsbreker hebben gezegd.

Titel afbeelding Gedrag effectieve vergaderingen Stap 6

6. Dempende deelnemers om afleidingen te elimineren. Je deelnemers kunnen niet altijd volledig controleren wat er op de achtergrond gaat - vooral als ze thuis zijn. Hun MIC`s dempen om de mogelijkheid van een audio-verstoring te voorkomen. Ze kunnen hun audio draaien als je ze herkent om te spreken.

Als uw software een handmatige functie heeft, gebruik het dan! Dat maakt het gemakkelijker om een vraag of opmerking te vangen. Chatfuncties laten ook deelnemers toe om een woord in te krijgen zonder de stroom van de vergadering te verstoren.

Titel afbeelding Gedrag effectieve vergaderingen Stap 7

7. Laat elke deelnemer gedurende 2-3 minuten de vloer hebben. Het is gemakkelijk om over het hoofd gezien te worden in een virtuele vergadering. Werktijd aan het einde van de vergadering, zodat elke deelnemer de mogelijkheid heeft om vragen te stellen, suggesties te doen of op iets anders te reageren.

Als luider, meer extraverte deelnemers de vergadering domineren, stelt u vragen rechtstreeks op enkele van de stillere deelnemers om hun input te krijgen.

Kijk direct naar de camera als vervanging voor oogcontact om alle deelnemers te tonen die je actief bent ingeschakeld en luistert naar wat ze zeggen.

Methode 2 van 4:

Het uitvoeren van een vergadering

1. Wees voorbereid. Heb een kopie van de agenda bij de hand en markeer de belangrijkste punten die u wilt benadrukken. Als u een visuele presentatie hebt voorbereid, zorg er dan voor dat u alle tech-opzet hebt die u nodig hebt op de vergaderlocatie en dat alles goed functioneert.

Als u een presentatie geeft, is het een goed idee om een paar keer na de vergadering te repeteren om ervoor te zorgen dat alles goed werkt en dat u al uw aanwijzingen hebt voor visuele hulpmiddelen.

Titel afbeelding Gedrag effectieve vergaderingen Stap 9

2. Neem rol en bekijk de agenda. Begin de vergadering door door de kamer te gaan en iedereen zelf te laten introduceren en hun rol uit te leggen. Dit is handig als er mensen zijn op de vergadering die elkaar niet kennen en ervoor zorgen dat je een naam hebt om elk gezicht te matchen. Leg dan kort uit waar de vergadering op rijst.

Op dit punt wil je misschien vragen nemen om ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde pagina staat over wat de vergadering zal dekken. Als iemand bijvoorbeeld de indruk had dat deze bijeenkomst de verkoop van een nieuw product zou dekken, maar dat is niet op uw agenda, kunt u dat voor hen opruimen.

Titel afbeelding Gedrag effectieve vergaderingen Stap 10

3. Stel een actieplan in om aan elk doel te voldoen. Uw actieplan legt uit hoe een bepaald agendapunt wordt behandeld. Vermeld details, met de namen van alle betrokkenen en deadlines die ervoor zorgen dat het team zijn doelen kan ontmoeten.

Zorg ervoor dat elke doelstelling een "Point Person" heeft die de mensen met zich meebrengt, en zorgt ervoor dat de nodige middelen beschikbaar zijn.

Wijs voortgangsrapporten toe, zodat de Point-persoon bovenop het doel kan blijven en ervoor zorgen dat alles volgens plan gaat.

Titel afbeelding Gedrag effectieve vergaderingen Stap 11

4. Beperk discussie op elk agendapunt. Naarmate u een item op uw agenda hebt voltooid, vat dan het uitkomst of de stappen in het kort samen, vraag dan om vragen. Houd vragen en antwoorden kort en op onderwerp.

Als iemand een vraag stelt die off-topic veert, kun je ze zachtjes en beleefd terug sturen. U kunt bijvoorbeeld zeggen "Terwijl de Snoep Bar Sales belangrijk is, zijn we nu met truffels. Als je je vraag kon houden, komen we er bij als we de snoepbars bespreken."

Titel afbeelding Gedrag effectieve vergaderingen Stap 12

5. Plan de volgende vergadering. De volgende vergadering plannen terwijl iedereen daar de mogelijkheid biedt om onmiddellijk te reageren met eventuele planningsconflicten. Het krijgt ook zo snel mogelijk uw vergadering op de kalender, zodat u later niet later klautert. Dit is vooral belangrijk als de vergaderruimte beperkt is.

Laat deelnemers weten dat als er iets is dat ze tijdens de volgende vergadering willen bespreken, ze moeten e-mailen. Stel een deadline in voor het toevoegen van agendapunten aan de volgende vergadering, zodat u tijd hebt om ervoor te zorgen.

Methode 3 van 4:

Voorbereiding op een vergadering

1. Bepaal wie de voorzitter zal zijn. Meestal zou een manager of een andere leider de vergadering voorzitten. Als de vergadering echter omgaat met een speciaal project of een ander probleem, kan het echter geschikt zijn om een ander teamlid de teugels te laten halen.

Titel afbeelding Gedrag effectieve vergaderingen Stap 14

2. LINEER UP-luidsprekers om individuele doelstellingen te presenteren. Als iemand anders mensen en middelen organiseert om een doel te bereiken, zijn ze degene die het proces en de uitkomsten het meest effectief kan beschrijven. Uw deelnemers zullen waarderen om deze informatie rechtstreeks van hen te horen, in tegenstelling tot u eenvoudigweg het lezen van hun rapport.

Als je andere mensen betrokken krijgt en laat ze updates geven tijdens de bijeenkomst, hoef je de hele tijd niet het praathoofd aan de voorkant van de kamer te zijn.

Titel afbeelding Gedrag effectieve vergaderingen Stap 15

3. Coördinaatschema`s om deelnemers aan het voldoen aan. Ontdek wie er op de vergadering moet zijn en een gevoel van beschikbaarheid is. Drijf 2 of 3 opties voor vergadertijden, kies dan degene die de meeste mensen kunnen bijwonen. Neem het onderwerp van de vergadering in aanmerking wanneer u naar potentiële tijden kijkt.

Als u bijvoorbeeld een vergadering moet bellen om een uitdagend, potentieel verwarmd probleem te bespreken, is laat-middag op een vrijdag misschien niet de beste tijd - zelfs als iedereen dan beschikbaar is.

Als sommige mensen er niet kunnen zijn, zorg er dan voor dat er tenminste de belangrijkste spelers voor de besproken projecten beschikbaar zijn. Wijs iemand toe om aantekeningen te maken en ze snel te distribueren aan iedereen die niet aanwezig was.

Titel afbeelding Gedrag effectieve vergaderingen Stap 16

4. Vraag om suggesties voor de vergadering agenda. Uw agenda bevat een lijst met onderwerpen, de namen van mensen die presenteren, en de hoeveelheid tijd die u gaat uitgeven aan elk onderwerp. Suggesties van het ontmoeten van deelnemers helpt je ervoor te zorgen dat alles belangrijk is.

Schiet op een e-mail naar potentiële deelnemers die vragen of er iets is waar ze over willen praten. Stel een deadline voor een paar dagen voor de vergadering in, zodat u tijd hebt om voor te bereiden.

Zet al uw agenda-aanvragen in een spreadsheet met kolommen voor onderwerp, luidspreker en tijd nodig. Als u te veel verzoeken om de toegestane tijd hebt, prioriteiten prioriteiten van de items. Als iets eenvoudig als e-mail kan worden afgehandeld, neem dan contact op met de persoon die het verzoek heeft gemaakt en het laten weten.

Over het algemeen hebben meer tijd toegewezen voor de vergadering dan gepland op de agenda. Je kunt altijd vroeg de vergadering verkennen, maar extra tijd achterlaten zorgt ervoor dat je vragen kunt beantwoorden of een discussie kunt geven.

Titel afbeelding Gedrag effectieve vergaderingen Stap 17

5. Stel vergaderingsregels vast. Hoewel je niet per se formele regels nodig hebt (denk aan "Robert`s regels van orde"), het is een goed idee om wat basisprotocol te hebben, zodat de vergadering soepel loopt en iedereen heeft de gelegenheid om hun inzichten te delen. Laat deelnemers weten dat het doel van uw regels gewoon om ervoor te zorgen dat de vergadering zo efficiënt mogelijk uitvoert.

U kunt deze ook aan het begin van de vergadering leggen. U zou bijvoorbeeld kunnen zeggen: "Houd in het belang van de tijd vragen en opmerkingen tot nadat elke luidspreker heeft gepresenteerd. Als we tijdens de toegewezen discussietijd niet bij uw reactie komen, e-mail me later en we kunnen praten."

Titel afbeelding Gedrag effectieve vergaderingen Stap 18

6. Budgettijd voor elk item op de agenda. Maak een lijst van de totale hoeveelheid tijd voor elk item en breek deze tijd af om de tijd te laten zien voor de presentatie en de tijd voor discussie na de presentatie. Dit geeft deelnemers een begrip van wanneer ze kunnen bijdragen.

Plan in het algemeen op ten minste 10 minuten discussietijden voor elk item op uw agenda. Je hebt misschien niet zoveel tijd nodig voor elk item, maar sommige items hebben mogelijk meer nodig.

Titel afbeelding Gedrag effectieve vergaderingen Stap 19

7. Circuleer de agenda de dag voor de vergadering. Dit zorgt ervoor dat alle deelnemers een kopie hebben en weten wat te verwachten. Dit geeft hen ook de mogelijkheid om u te benaderen als er onjuiste informatie is.

Als dit een nieuwe of onregelmatige vergadering is, kunt u ook een herinnering per uur of twee sturen voor de vergadering.

Methode 4 van 4:

Een effectieve voorzitter zijn

1. Controlecommunicatie bij de vergadering. Neem de verantwoordelijkheid voor het doorsturen van discussies en het houden van iedereen op taak. Als u andere luidsprekers heeft, kunt u de verantwoordelijkheid van discussie leiderschap aan hen delegeren, maar zorg ervoor dat u nog steeds deelneemt.

Je zou bijvoorbeeld een vraag kunnen stellen die niemand is gevraagd, maar dat je denkt dat het belangrijk is of een punt was dat de spreker over het hoofd had gezien in hun presentatie.

Titel afbeelding Gedrag effectieve vergaderingen Stap 21

2. Markeer de voortgang en bespreek het gebrek aan vooruitgang. In vergaderingen die een doorlopende reeks doelstellingen aanpakken, beginnen met het noemen van waar je op de laatste vergadering was, dan in waar je nu bent. Als er sinds de laatste vergadering weinig tot geen vooruitgang is geweest, kijk uit wat er is gebeurd en hoe het probleem kan worden opgelost.

Identificeer de mensen die verantwoordelijk zijn voor elk doel en roep op hen om te zien of ze iets toevoegen voordat u de discussiefase naar toe gaat.

Titel afbeelding Gedrag effectieve vergaderingen Stap 22

3. Refocus discussie die het punt is afgedwaald. Er zijn tijden waarin enthousiasme of frustratie discussies van koers kunnen duwen. Let op, zodat u de discussies van het onderwerp weer in de rij kunt brengen met de doelen van de agenda.

U kunt bijvoorbeeld de vergadering inkaderen als een "fact-verzamelmissie." Dit impliceert dat iedereen moet worden gehoord, zodat u zoveel mogelijk informatie kunt verzamelen en een paar deelnemers kunt houden van het monopoliseren van het gesprek.

Als iemand begint te wandelen en off-topic te krijgen, zou je kunnen zeggen "Dat is een goed punt en ik ben blij dat je het opgebracht hebt. Stop bij mijn kantoor, zodat we daar later over kunnen praten, oké?"

Titel afbeelding Gedrag effectieve vergaderingen Stap 23

4. Proberen "Cyberstorming" om ideeën te delen. Cyberstorming maakt gebruik van elektronische chat- of forumstructuur om te brainstormen tijdens meer informele bijeenkomsten. Omdat iedereen de mogelijkheid heeft om deel te nemen en alle input door iedereen te zien, zijn mensen minder competitief over het horen van gehoord.

Omdat mensen op verschillende tijdstippen een ideeën hebben, kan dit ook brainstormen op één onderwerp toestaan om door te gaan terwijl de vergadering naar andere dingen gaat.

Titel afbeelding Gedrag effectieve vergaderingen Stap 24

5. Behoud de agenda-tijdlijn assertief. Terwijl je niet onbeleefd wilt zijn, als discussie overloopt en je nog steeds items hebt om aan te pakken, laat deelnemers weten dat je de vergadering terug moet krijgen. Belangrijke punten kunnen worden opgeslagen voor een andere vergadering of een e-mail.

Vraag altijd of er vragen zijn voordat u verder gaat met een nieuw agendapunt. Zorg ervoor dat iedereen aan boord en klaar is om verder te gaan voordat je het laatste item achterlaat.

Titel afbeelding Gedrag effectieve vergaderingen Stap 25

6. Markeer belangrijke punten. Benadruk de belangrijkste doelstellingen van de vergadering. Als u ook kleine punten bespreken, moet u uitleggen hoe zij aan de meer belangrijke dingen binden.

Help leden van de bijeenkomst begrijpen de reikwijdte van het project en hoe elk individueel deel een belangrijk stuk is in een veel belangrijker geheel.

Titel afbeelding Gedrag effectieve vergaderingen Stap 26

7. Helpen met indien nodig aanmerking nemen. Meestal heb je een specifieke persoon die aantekeningen maakt. Maar in sommige situaties moet je misschien inbrengen en helpen als ze overweldigd raken.

Als u bijvoorbeeld dia`s en uw note-taker worstelt om ze allemaal naar beneden te halen terwijl u door hen heen gaat, kunt u hen laten weten dat ze een kopie van de dia`s kunnen hebben om aan hun aantekeningen toe te voegen.

Titel afbeelding Gedrag effectieve vergaderingen Stap 27

8. Bieden een uitgebreide samenvatting aan het einde van vergaderingen. Werken uw vergadering met een zin of twee voor elk item op de agenda. Beschrijf welke beslissingen werden genomen en welke follow-up stappen zullen worden voltooid.

U kunt bijvoorbeeld zeggen "Met betrekking tot Snoep Bar Sales hebben we vastbesloten dat nieuwe weergavedozen nodig zijn. Sally Sunshine is verantwoordelijk voor het ontwerpen van die nieuwe dozen en zal haar ontwerpen hebben aan Harvey op woensdag."

Titel afbeelding Gedrag effectieve vergaderingen Stap 28

9. Hebben een-op-een-vergaderingen om op te volgen. Als een deelnemer probeerde om uw vergadering te monopoliseren, praat dan later met hen over wat er is gebeurd. In plaats van de persoon te beschuldigen, focus op hun acties en wat je zag. Geef ze een kans om uit te leggen wat er is gebeurd.

Deze gesprekken kunnen u helpen bij het vinden van betere manieren om mensen in de toekomst van monopoliseren van vergaderingen te houden. Minimaal weet de persoon dat hun gedrag in de vergadering niet acceptabel was en niet in de toekomst wordt getolereerd.

Deel in het sociale netwerk:

Hoe effectieve vergaderingen uit te voeren

Stappen