Hoe een vergadering te vergemakkelijken: 15 stappen (met foto`s)

Een vergaderfacilitator is de persoon die verantwoordelijk is voor het leiden van een vergadering. In wezen is het doel van de facilitator ervoor om ervoor te zorgen dat de vergadering soepel uit de organisatie loopt, om te beginnen. Een goed gefaciliteerde vergadering moet ervoor zorgen dat alle doelen van de vergadering worden voldaan door de conclusie. Dus, een goede facilitator zorgt ervoor dat alle aanwezigen het doel van de vergadering begrijpen, zorgen ervoor dat alle behoeften van deelnemers worden voldaan, zorg ervoor dat de vergadering soepel stroomt en zorgt voor volledige deelname.

Stappen

Deel 1 van 3:

Het leggen van de basis voor een succesvolle vergadering

1. Voorbereiding is de sleutel dus begin met een agenda. Terwijl een facilitator in vergaderingen zou moeten mengen en hun werk er gemakkelijk uitziet, is het cruciaal dat ze extensief voorbereiden op vergaderingen. Begin met het schrijven van een Agenda. Een goede agenda omvat belangrijke punten over de vergadering en bieden voldoende detail Sothat-deelnemers weten waar te zijn en wat te verwachten.

Let op de start- en eindtijden van sessies, evenals realistische tijdslimieten voor elke sessie, om ervoor te zorgen dat de vergadering op tijd zal worden uitgevoerd.
Selecteer onderwerpen die van invloed zijn op iedereen die bijwonen van de vergadering. Probeer input te krijgen van degenen die de bijeenkomst bijwonen over de onderwerpen die de discussie garanderen.
Probeer de onderwerpen te stellen als vragen die moeten worden beantwoord om de dialoog in de vergadering te stimuleren.
Merk op wat het doel van discussie is. Is het om informatie, om een probleem op te lossen, of om een beslissing te nemen?
Geef aan hoe de deelnemers moeten voorbereiden op de vergadering.

Titel afbeelding Faciliteer een vergadering Stap 2

2. Plan de uitnodigingslijst. Dit vereist een delicate balans. Als er te weinig of te veel mensen aanwezig zijn, loop je het risico op een onproductieve bijeenkomst. Je wilt alleen mensen uitnodigen die je helpen het doel van de vergadering te bereiken. Stel jezelf het volgende.

Wie zijn de belangrijkste beslissers over het probleem?

Wie is het meest goed geïnformeerd over de informatie die wordt besproken?

Wie heeft een gevestigde interesse in de onderwerpen?

Wie zal alle beslissingen moeten nemen die zijn gemaakt?

Sommige experts suggereren 8 personen worden uitgenodigd voor vergaderingen waar een beslissing moet worden genomen. Daarentegen suggereren ze 18 mensen wanneer het doel van de vergadering is om te brainstormen.

Titel afbeelding Faciliteer een vergadering Stap 3

3. Verzend de uitnodigingen via e-mail. Het verzenden van een e-mail is de eenvoudigste manier om uw aanwezigen uit te nodigen. Uw e-mail moet een korte introductie geven aan de vergadering. Het moet ook de datum, de tijd en eventueel een RSVP-deadline bevatten. De agenda moet aan de e-mail worden bevestigd.

Een RSVP vereisen is optioneel, maar het kan u een juiste hoeveelheid materialen voorbereiden op alle deelnemers.

Titel afbeelding Faciliteer een vergadering Stap 4

4. Begin na te denken over wat een goede facilitator doet. Door te reflecteren op wat een facilitator tijdens een vergadering doet, zul je in een goede positie zijn om te weten wat er van je wordt verwacht wanneer het jouw beurt is om de taak uit te voeren. Een goede facilitator zal een aantal kenmerken hebben die hem of haar tijd, mensen en verschillende meningen helpen. Het is het beste om deze eigenschappen vroeg te ontwikkelen.

Waarde mensen en hun ideeën. Een goede facilitator zal zijn of haar eigen complimenten overbrengen nadat een deelnemer een idee heeft gepresenteerd. Zeg iets als "Bedankt Samantha, dat zijn zeer nuttige punten die ons helpen na te denken over het probleem op een andere manier." Door dit te doen, zorgt u ervoor dat elke persoon en het idee wordt gehoord en ook dat anderen er zeker van zullen zijn over het opstaan.

Wees op je tenen. Je moet reageren op een aantal verschillende situaties tijdens vergaderingen. Je moet snel denken en reageren op deze verschillende situaties. Als iemand bijvoorbeeld zinvol advies biedt, wees dan snel om ze te prijzen, dan onmiddellijk op zoek naar een andere deelnemer die op die manier van denken op zoek is. Als iemand een slecht punt verhoogt dat van het onderwerp is, doe dan je best om het goede in de opmerking te markeren en zoek naar een andere deelnemer die voortbouwen op wat je dacht dat het goed was.

Goed gesproken zijn. Het is belangrijk dat iedereen in de kamer je begrijpt. Je wilt op een redelijk volume spreken, zodat iedereen het kan horen. Duidelijk articuleren en niet mompelen of mompelen. Zorg ervoor dat u Jargon alleen gebruikt als iedereen op de vergadering bekend is met de terminologie.

Deel 2 van 3:

Het podium instellen voor de vergadering

1. Plan de locatie en rangschik het meubilair. Je moet overwegen of de vergadering face-to-face zal zijn, een virtuele ontmoeting door schermen, of een combinatie van de twee. Afhankelijk van het vergaderingsformaat, moet u ervoor zorgen dat alle meubels en hardware aanwezig zijn, inclusief stoelen, tabellen en projectorschermen. Er zijn verschillende mogelijke manieren om meubels op te zetten voor een vergadering.

Een ronde tabelopstelling zal helpen bij discussie georiënteerde vergaderingen.
Een instelling met stoelen in rijen is goed voor het opzetten van een spreker als de belangrijkste focus. Deze set-up werkt goed wanneer het hoofddoel informatie overlegt in plaats van discussie te zoeken.
Een theateropstelling beschikt over een tafel aan de voorkant van de kamer en zorgt voor een paneel van luidsprekers om aan de voorkant te zitten. Deelnemers zitten in rijen voor de paneelluidsprekers zoals in een collegeformaat.
Een klasopstelling heeft tabellen voor de rijenstoelen om deelnemers toe te staan aantekeningen te nemen terwijl de spreker de focus van de vergadering blijft.
Gebruik de U-vormige set-up voor vergaderingen waar u de deelnemers wilt om elkaar te zien en communiceren wanneer dat nodig is.
Stoelen in een cirkel met u instellen in het midden voor vergaderingen die zijn bedoeld als open en participatief.

Titel afbeelding Faciliteer een vergadering Stap 6

2. Bieden benodigdheden voor degenen die de vergadering bijwonen. Een volledig voorbereide facilitator biedt aanwezigen met pennen, notitieblokken, werkmappen, hand-outs en andere tools die nodig zijn voor de vergadering. Overweeg ook of u inloggegevens van tevoren moet verstrekken voor virtuele vergaderingen. Er moet een bord zijn die is opgezet om mensen en presentatoren in staat te stellen aantekeningen te maken voor iedereen om te bekijken, misschien een flip-over of wit bord. Dit zorgt ervoor dat de vergadering soepeler stroomt, waardoor de deelnemers hun vragen tijdens de vergadering op gespecificeerde tijden beantwoordt.

Afhankelijk van de lengte van de vergadering, denk dan na over het verstrekken van uw deelnemers met drankjes (koffie), snacks, water en / of snoep.

Titel afbeelding Faciliteer een vergadering Stap 7

3. Stuur een e-mailherinnering over de vergadering zoals het nadert. Mensen zijn bezig, en zonder herinneringen is het mogelijk dat ze een aankomende bijeenkomst zullen vergeten. Probeer herinneringen uit te sturen naar degenen die twee dagen zullen bijwonen voordat de vergadering is gepland.

Als u heeft gevraagd uitnodigingen naar RSVP, kunt u een herinnering toesturen die ze nodig hebben bij RSVP vóór de deadline.

In uw herinneringsmail moet u vragen of iemand plannen heeft gewijzigd.

Deel 3 van 3:

Uw rol kennen die de vergadering faciliteren

1. Kom vroeg op de vergadering. Als de facilitator moet je er zijn om iedereen die bij de vergadering aankomt te begroeten. Schud hun hand terwijl ze de kamer binnenlopen of begroeten ze terwijl ze inloggen op de teleconferentie. Dit maakt een warme omgeving op de vergadering, terwijl u ook laat zien dat u serieus en klaar bent om te bespreken.

Titel afbeelding Faciliteer een vergadering Stap 9

2. Start de vergadering op tijd en maak de doelstellingen duidelijk. Terwijl iedereen in de vergadering de agenda heeft ontvangen, door het opnieuw in te voeren van de doelstellingen, beginnen alle aanwezigen op dezelfde pagina. Het zal ook helpen om de toon in te stellen voor de vergadering en mensen onmiddellijk op het goede spoor zetten.

U kunt ook de aankondigingen van de huishouding aan het begin van de vergadering maken, inclusief informatie over pauze, branduitgangen en toilettenlocaties.

U kunt ook nadenken over het vaststellen van regels voor interactie, afhankelijk van wie de vergadering bijwoont. Regels kunnen een ander wederzijds respect tonen, op onderwerp verblijven, het probleem aanvallen in plaats van de persoon, het brengen van de sluiting van de discussie, en het niet onderbreken van anderen.

Titel afbeelding Faciliteer een vergadering Stap 10

3. Leid de vergadering door alle aanwezigen te hebben. Iedereen heeft een andere methode voor het begeleiden van een vergadering en het houden van sprekers op onderwerp. Een vitale methode is om ervoor te zorgen dat het gesprek en de discussie niet wordt gedomineerd door een of twee personen. Zorg ervoor dat u op zoek bent naar iedereen die misschien een punt wil maken en deze de gelegenheid heeft om te spreken door hen hun gedachten te vragen.

Zeg een collega genaamd Samantha er geïnteresseerd uit, maar moet nog bijdragen. Misschien probeer je te zeggen: "Samantha, hoe beïnvloedt het probleem bij de hand van invloed op uw afdeling en u specifiek?"

Titel afbeelding Faciliteer een vergadering Stap 11

4. Blijf bij het onderwerp. De taak van de facilitator is om alle aanwezigen of luidsprekers op onderwerp te houden. Het toestaan van off-target-tangens gooien uw schema af en kunnen betekenen dat de vergadering zijn beoogde uitkomst niet zal bereiken. Als u de discussie op het gebied van onderwerp beseffen, kunt u het gesprek doorverwijzen door vragen te stellen die rechtstreeks betrekking hebben op het onderwerp.

Als de dialoog is begonnen te drift, zou je kunnen zeggen: "Maar hoe beïnvloedt dit het probleem dat we vandaag bespreken?" Of, "Dit zijn allemaal zeer interessante punten. We moeten deze op een later tijdstip bespreken, maar laten we nu focussen op het probleem bij de hand."

Misschien wilt u ook de ideeën die zijn opgevoerd en ze op een latere vergadering of een andere manier kunnen markeren. Zo kunt u die tangentiële ideeën goed eren en geen van de aanwezigen beledigen.

Titel afbeelding Faciliteer een vergadering Stap 12

5. Heb een plan voor moeilijke situaties en onschadelijken. Als je zinvol bent voor deelnemers staat op het punt om in een verwarmd debat te komen, een andere persoon in te voeren die je weet, zal praten met het probleem. In wezen wil je een debat onschadelijk maken door meer dialoog binnen te brengen. In het geval van een conflict, kunt u ook naar beide kanten luisteren en het gemeenschappelijk terrein identificeren om de tegenstanders samen te brengen.

In het geval van een moeilijke situatie, zou je kunnen zeggen: "Het is duidelijk dat jullie allebei van verschillende kanten komen. U bent het echter duidelijk eens over het belang van deze kwestie, dus laten we proberen onze energie te richten op het vinden van een wederzijds gunstig resultaat."

Titel afbeelding Faciliteer een vergadering Stap 13

6. Beantwoord en omleid vragen. Als de facilitator kunt u vragen van de aanwezigen nemen, zolang u in staat bent om nauwkeurig te reageren. Zo niet, dan dient u de vraag aan iemand te verwijzen op de vergadering die in een betere positie is om nauwkeurig te reageren.

In het geval dat u het antwoord op een vraag niet kent, kunt u zeggen: "Dat is een uitstekende vraag. Ik denk echter dat Samantha beter op de hoogte is van dit onderwerp. Samantha, wat zijn je gedachten?"

Titel afbeelding Faciliteer een vergadering Stap 14

7. Vat en vereenvoudig bevindingen. Neem opmerkingen tijdens de vergadering en zorg ervoor dat u alle belangrijke ideeën en meningen opstelt. Aan het einde van een discussie over een bepaald onderwerp is het nuttig als de facilitator een beoordeling geeft van wat er werd gezegd en de conclusies die zijn bereikt.

Doe je best om de belangrijkste punten samen te vatten die zijn gemaakt door elke aanwezigheidsspersoon. Markeer ook welke resoluties zijn gedaan aan de aangesproken problemen.

Titel afbeelding Faciliteer een vergadering Stap 15

8. Vraag hoe de bijeenkomst ging toen het concludeert. Feedback is essentieel voor u om te verbeteren als vergaderfacilitator. Je kunt denken aan het vragen van het volgende: was de agenda op een goede tijd verdeeld? Hoe goed voorbereid waren de aanwezigen? Heeft de tijd toegewezen aan elk onderwerpwerk? Was er genoeg tijd voor discussie? Hoe kan de opzetruimte worden verbeterd?

Feedback kan ook worden verzameld door een e-mailonderzoek naar deelnemers kort na de vergadering.

Zorg ervoor dat u het resultaat herzien en de nodige wijzigingen aanbrengt voor de volgende vergadering.

Tips

Onthoud dat om een vergadering te vergemakkelijken die u niet overdreven betrokken hoeven te zijn bij inhoud. Breng in plaats daarvan bezig met het proces.

Stick to oased break times.

Beschikbaar zijn aan de deelnemers door na de vergadering te verblijven voor iedereen die de groep niet wil aanspreken.

Deel in het sociale netwerk: