Hoe georganiseerd te worden op het werk

2. Bepaal uw productiviteitstijden. Sommigen van ons zijn ochtendmensen, en sommigen van ons cringe op het idee van de ochtenden. Je hebt misschien al een gevoel van welk tijden van de dag je het meest productief bent. Of u nu prefereert, `s morgens,` s middags, of vlak voor of na werkdag spits uren, profiteer van die tijden om uw productiviteit te maximaliseren.

3

Prioriteren Uw taken. We weten allemaal dat sommige taken belangrijker zijn dan andere, maar we prioriteiten niet altijd prioriteiten. Dus ontwikkel een ranking-systeem door belangrijke taken te markeren of in de hoofdrol te gaan, en wees eerlijk en flexibel. Gebruik herinneringen, hetzij via een digitale kalender of via plaknotities op uw computer of bureau. Besteed meer van uw tijd en energie aan items van topprioriteit op uw lijst. Voorbeelden zijn tijdgevoelige taken zoals dingen die door het einde van het bedrijfsleven of morgen worden verschuldigd. Je zou ook prioriteit geven aan het reageren op klanten, bazen of iemand anders die de rekeningen betaalt. En als je niet zeker bent van de gevoeligheid of het belang van een taak, is het altijd goed om te vragen.

4. Knock-out snelle taken meteen. Niet alle taken moeten worden geprioriteerd en gepland voor een toekomstige voltooiingstijd. Sommige taken duren evenveel tijd om te plannen of op te plannen zoals ze nemen om te volbrengen. Als dat het geval is en je meteen die taken kunt bukken, doen het dan ook! Het afhandelen van snelle taken helpt ook ook uitstel.

5. Beheer rommel en werkmaterialen. Onze bureaus gaan gemakkelijk van rommelig naar Tornado-sites, blijkt duidelijk de organisatie. Sommige mensen werken zelfs op een alleen-bureau-beleid. Hoewel dat niet absoluut noodzakelijk is, neemt u stappen om uw werkruimte te wissen.

6

Plan activiteiten en afspraken. Sommige mensen plannen alleen vergaderingen, maar geen activiteiten op hun takenlijst. Het plannen van de belangrijkste taken en afspraken kunnen nuttig zijn. Misschien kunt u ook uw dagen "batch" door bijeenkomsten te hebben op dinsdagen en donderdag, bijvoorbeeld. Houd de gaten ook in je schema voor creatieve tijd voor jezelf of om het onverwachte te huisvesten.

2. Bestands e-mails. Gebruik het indienen van mappen en vlaggen in uw voordeel in plaats van berichten in uw inbox op te lossen. Mappen en submappen in Outlook, bijvoorbeeld of Gmail`s labels en meerdere inboxen kunnen een actief zijn. Als u een journalist bent, kunnen uw mappen bijvoorbeeld de huidige verhalen, toekomstige verhalen, oude verhalen, interviews en bronnen en pitches & ideeën worden genoemd.

3. Gebruik andere vormen van communicatie wanneer u efficiënter bent. Soms kan een snelle telefoongesprek het werk van 10 terug-en-forth-e-mails doen. Zo ja, maak de oproep! Als u weet dat een e-mailuitwisseling een discussie verdient of aanzienlijke achteruit betrekt, is het soms beter om een ​​telefoongesprek te hebben. Je krijgt vaak meer detail via de telefoon, terwijl jij en de wederpartij aan de discussie vermijdt het opstellen van langdurige, tijdrovende e-mails. Je kunt zelfs een collega e-mailen en zeggen: "Ik heb hier veel vragen over. Misschien zou een oproep gemakkelijker zijn. Kan ik je bellen in 5?"

4. Beperk onderbrekingen. Terwijl strategische pauzes nuttig zijn, zijn onderbrekingen tijdens uw werktijden niet. Onderbrekingen kunnen je vertragen, je werkritme opbreken en je je gedachte verliezen verliezen. Probeer dus weg te gebruiken berichten en voicemail als je weet dat je het te druk hebt. Deze tools zijn niet alleen voor als je niet fysiek in het kantoor bent - ze kunnen worden gebruikt als je gewoon te zwemd bent. Veel mensen hebben ook een "open deurbeleid", maar u hoeft uw deur niet altijd open te houden. Je kunt zelfs een vriendelijke notitie achterlaten op de deur zeggen: "Conference call aan de gang" of "bezet. Laat later of e-mail terug."

5. Gebruik de cloud. Cloud computing is de moeite waard om te overwegen omdat het goedkoper, schaalbaar, efficiënter en gemakkelijker kan zijn bijgewerkt. Inhoud beschikbaar in de cloud is met name handig omdat u deze op uw apparaten kunt openen: computers, tabletten, smartphones, enz. Cloud-opslag dient ook als een nuttige primaire of secundaire vorm van digitale back-up. Neem contact op met uw IT-manager of softwareprovider omdat u mogelijk al een bepaalde hoeveelheid vrije schijfruimte beschikbaar hebt in de cloud of beschikbaar voor een kleine jaarlijkse vergoeding.

6. Gebruik bladwijzers online. De belangrijkste browsers hebben allemaal bladwijzers mogelijkheden waar u uw favoriete of meest bezochte webadressen kunt opslaan en organiseren voor snelle en gemakkelijke toegang. Maak gebruik van hen, zodat u geen belangrijke sites vergeten om te controleren op nieuws of industrie-updates.

2. Maak een schema of tijdschema voor jezelf. Gelukkig hebben de meeste banen niet nodig om alles in uw dag tot op het moment te plannen. Houd echter een basisschema van de hoogtepunten en de belangrijkste taken en gebeurtenissen van uw dag, kan u helpen bij de taak te houden.

3. Gebruik een timer-app, stopwatch of wekker. Dit kunnen effectieve instrumenten zijn wanneer ze spaarzaam worden gebruikt. Sommige mensen vinden het leuk om hun alarmen 10, 15 of 30 minuten van tevoren in te stellen om ze voor een activiteit van de waarschuwing of buffertijd te geven. U kunt ook herinneringswaarschuwingen instellen.

4. Vermijd uitstelactiviteiten. Vraag jezelf of uitstellen is absoluut noodzakelijk of als deze drang slechts een voorbeeld is van uitstel. Als je het laatstgenoemde voelt, stel dan niet de macht uit! In gevallen wanneer het uitstellen van alles of een deel van een activiteit onvermijdelijk is, moet u echter noteren van waar u bent gebleven en opnieuw plaatst met betonplannen. Als alternatief kunt u een onvoorziene plan bedenken. Als u bijvoorbeeld een in-persoonsbijeenkomst moet annuleren, kunt u misschien wel een conferentiegesprek of webconferentie vasthouden.

2

Slaap beter. Zonder goede nachtrust, kunt u de volgende dag groggy, moe of lethargisch voelen, wat uw schema en efficiëntie op het werk kan schaden. Doel voor zeven tot acht uur ononderbroken slaap per nacht.

3. Vergelijk jezelf niet met collega`s. De meeste banen van onze collega`s zijn anders dan onze eigen, en iedereen heeft verschillende organisatie-methoden die voor hen werken. Een methode die logisch is en efficiënt is voor een collega is misschien niet de beste methode voor u en vice versa.

4. Accepteer die organisatie een doorlopend proces. Verwacht niet perfect te zijn. Organisatie is aan de gang en vereist voortdurend aandacht. Je zult niet elke dag optimaal georganiseerd worden, maar een kleine organisatie gaat een lange weg om je efficiëntie te verhogen.