Hoe te delegeren: 14 stappen (met afbeeldingen)

Of u nu een Corporate Executive, een retailmanager of een verblijf thuis ouder bent, die de verantwoordelijkheden kan delegeren is een kritische vaardigheid voor het maximaliseren van uw persoonlijke effectiviteit. Delegeren kan echter enigszins lastig zijn - je moet stevig zijn, maar toch vertrouwend met de persoon die je je verantwoordelijkheden delegeert. Dit artikel zal u helpen om te gaan over angsten die u misschien hebt over het delegeren en vervolgens door het daadwerkelijke proces van delegeren van tactvol en respectvol werkzaamheden te lopen.

Stappen

Deel 1 van 2:

In de juiste mindset

Zet je ego opzij. Een groot mentaal roadblok voor delegatie is dat "Als je iets goeds hebt gedaan, doe het dan zelf." Je bent niet de enige persoon in de wereld die het goed kan doen. U mei Wees de enige persoon die het op dit moment goed kan doen, maar als jij neem de tijd om iemand te trainen, Ze zullen het waarschijnlijk ook goed kunnen doen. Wie weet - ze kunnen het zelfs sneller of beter doen dan jij en dit is iets dat je niet alleen moet accepteren, maar uitnodigen.

Denk logisch en realistisch aan - kun je dit werk alleen doen? Moet je jezelf voor de dood werken om dit werk en je normale verantwoordelijkheden in evenwicht te brengen? Zo ja, moet u waarschijnlijk bereid zijn om een deel van uw werk te delegeren. Voel je geen schaam of incompetent omdat je hulp nodig hebt met iets - je bent eigenlijk een meer Effectieve werknemer door hulp te krijgen wanneer u het nodig heeft.

2. Stop met wachten op mensen om vrijwilligerswerk te doen. Als je terughoudend bent om het werk te delegeren, heb je misschien een klein geval van martelaarssyndroom - Je bent waarschijnlijk overweldigd en je vraagt je vaak af waarom mensen het nooit aanbieden om te helpen. Wees eerlijk tegen jezelf - wanneer ze dat doen, draai je ze naar beneden, gewoon om beleefd te zijn? Vraag je je stil af waarom ze dat niet hebben gedaan aandringen? Voel je dat, als je posities werden omgekeerd, je zou ze waarschijnlijk in een hartslag helpen? Als je antwoordde "Ja," je moet aan werken controle nemen van uw situatie. Krijgen De hulp die je nodig hebt - wacht niet tot je naar je toe komt, omdat het misschien niet.

Veel mensen zijn vrij bewust van wat anderen doormaken, en er is niet veel die je kunt doen om ze te veranderen. Laat alle frustratie los die je misschien hebt over mensen die geen helpen met de hand - onthoud dat het uiteindelijk jouw taak is om je behoeften te communiceren.

3. Bekijk geen verzoeken om hulp negatief. Veel mensen zijn ongemakkelijk met het vragen om hulp. Misschien voel je je schuldig, zoals je anderen belast, of schandelijk, omdat je (om een of andere reden) denkt dat je in staat bent om alles zelfstandig aan te kunnen.

4. Leer anderen te vertrouwen. Als je bang bent om te delegeren omdat je niet denkt dat iemand zo goed kan doen als je kunt, onthoud dan twee dingen: eerst, dat bijna iedereen goed kan worden in iets met voldoende praktijk, en ten tweede dat je bent waarschijnlijk niet zo universeel getalenteerd als je denkt dat je bent. Wanneer je het werk afneemt, ben je niet alleen de vrije tijd voor jezelf - je geeft je helper ook een kans om een nieuwe vaardigheid te oefenen of een nieuw soort opdracht aan te pakken. Wees geduldig - met voldoende tijd, zal je helper waarschijnlijk in staat zijn om het gedelegeerde werk te doen, evenals je zou kunnen hebben. Tenzij het werk dat u van plan bent te delegeren is heel Belangrijk, het is waarschijnlijk goed voor je helper om te leren hoe je na verloop van tijd goed kunt doen. Als het werk is erg belangrijk, denk twee keer na voordat je het hebt gedelegeerd!

Zelfs als je zijn Het beste in het doen van het werk dat u van plan bent te delegeren, beseft dat het Delegating Work u in staat stelt om andere dingen met uw tijd te doen. Als je de beste persoon op kantoor bent bij de relatief eentonige taak om harde schijven te assembleren, maar je hebt een belangrijke presentatie die je moet voorbereiden, het is o.K. om de taak aan een stagiair te geven. Het is veel beter voor jou om moeilijke, complexe takenprioriteit te geven - voel je niet slecht over het delegeren van eenvoudige, repetitieve taken wanneer je nog belangrijker bent.

Deel 2 van 2:

Delegeren effectief

1. Laat de bal rollen. De eerste stap is het moeilijkst, maar het is het meest cruciaal. Je moet de duik nemen en iemand vragen om je te helpen (of, als je de baas bent, vertellen iemand om je te helpen.) Voel je niet slecht over - zolang je beleefd, vriendelijk en genadig bent, word je niet onbeleefd omdat je simpelweg bent om te vragen (of te vertellen) iemand te helpen. Probeer genadig en attent terwijl tegelijkertijd de ernst van uw verzoek behoudt.

Als je onzeker bent over hoe, moet je specifiek iemand vragen om wat werk voor je te doen, probeer het kort en lief te houden. Zeg iets als, "Hé, kan ik een minuutje met je praten? Ik vroeg me af of je me kon helpen de grote stapel harde schijven te monteren die we net hebben. Ik kan het niet doen omdat ik vandaag niet op kantoor ben. Kun je me helpen?" Druk je helper niet uit, maar zorg ervoor dat hij / zij zijn of haar hulp weet is nodig zijn.
Vragen en u zult (waarschijnlijk) ontvangen. Wees niet bang om te delegeren omdat je misschien als onbeleefd of imposant wordt gezien. Kijk op deze manier - hoe voel je je wanneer mensen je vragen iets te doen? Ben je pijn en beledigd? Of ben je (meestal) perfect bereid om te helpen? Waarschijnlijk de laatste!

2. Neem geen weigeringen persoonlijk. Soms zullen mensen je niet kunnen helpen - het is triest, maar waar. Dit kan om verschillende redenen zijn - de meest voorkomende is dat de persoon die je vraagt al erg druk is met zijn of haar eigen werk. Neem dit niet te persoonlijk - alleen omdat iemand het op dit moment niet kan (of niet) iets voor je doen, betekent niet dat hij je haat. Het betekent meestal gewoon dat de s / hij bezig is of lui - niets meer.

Als je wordt geweigerd, overweeg dan je opties - meestal, meestal kun je beleefd maar stevig aandringen dat je echt deze persoon nodig hebt om te helpen (die vooral goed zal werken als je een baas of iemand anders met autoriteit bent), kun je proberen iemand te vragen anders, of je kunt het werk zelf doen. Als je echt hulp nodig hebt, wees dan niet bang om opties één en / of twee te proberen!

3. Delegeer het doel, niet de procedure. Dit is de sleutel om geen nachtmerrie van een micro-manager te worden. Stel duidelijke normen in voor wat voor soort resultaten u zoekt, en laat de persoon zien hoe u het doet, maar vertel hen dat ze het kunnen doen op welke manier ze maar willen, zolang het goed is gedaan en het is op tijd klaar.

Dit is ook slim omdat het je tijd en je zenuwen spaart. Je wilt de tijd gebruiken die je hebt vrijgemaakt om iets belangrijks te doen, zich niet constant zorgen maken over hoe je helper vordert.

4. Wees voorbereid om je helper te trainen. Je moet bijna altijd een beetje tijd opzij zetten om je helper te leren hoe je de taak moet doen die je hebt gedelegeerd aan hem of haar, zelfs als het een vrij eenvoudig is. Vergeet niet dat processen die rechtlijnig en eenvoudig lijken, misschien niet zo eenvoudig zijn voor iemand die er nog nooit eerder mee heeft behandeld. Wees klaar, niet alleen om je helper te lopen door het werk dat je hebt gedelegeerd aan hem of haar, maar ook om geduldig de vragen te geven die hij / zij waarschijnlijk zal hebben.

Overweeg de tijd die u doorbrengt een helper om een wijs langetermijninvesteringen te zijn. Door een beetje tijd te besteden aan het onderwijzen van uw helper om een taak correct te doen, bespaart u de tijd in de toekomst die anders is besteed aan het corrigeren van zijn of haar fouten.

5. Wijs de middelen die nodig zijn om de taak te voltooien.Mogelijk hebt u middelen beschikbaar die nodig zijn om de taak te voltooien, maar de persoon die de taak heeft gegeven, kan deze mogelijk niet openen.Dingen zoals wachtwoordbeveiligde gegevens, gespecialiseerde apparatuur en bepaalde tools kunnen van vitaal belang zijn voor de voltooiing van deze taak, dus zorg ervoor dat uw helper wat hij / zij moet slagen.

6. Begrijp dat je helper maar één ding tegelijk kan doen. Wanneer je helper je helpt, hij / zij niet zijn of haar normale verantwoordelijkheden doet. Vergeet niet dat, zoals jij, je helper waarschijnlijk een strak schema heeft.Vraag jezelf af - welk werk zal ze Zet opzij of gedelegeerd om uw taak te voltooien? Zorg ervoor dat u het antwoord op deze vraag kent wanneer u een taak aan iemand delegeert.

Wees geduldig. De persoon aan wie je meegaat zullen fouten maken terwijl hij / zij leert om een nieuwe taak te doen. Het maakt deel uit van het leerproces. Hiervoor. Delegeer geen taak die uitgaande dat de persoon het perfect zal uitvoeren totdat ze een bewezen staat van dienst hebben. Als een project niet wordt uitgeschakeld zoals u het wilde, omdat uw partner geen volledig nieuwe taak kon doen die u heeft gedelegeerd aan hem of haar volkomen, het is jouw schuld, niet zijn of haar. Wees een bron voor uw helper en gedelegeerd werk kan een leerervaring voor hem of haar zijn, in plaats van iets te vrezen.

Wanneer je iemand traint om iets te doen, neem je een investering aan. In het begin zal het je vertragen, maar op de lange termijn zal het de productiviteit verhogen door sprongen en gebonden, want je hebt het hele ding benaderd met een positieve en realistische houding.

Wees voorbereid op de waarschijnlijke moeilijkheden. Implementeer back-upplannen en staan klaar om in te springen als dingen fout gaan. Weet wat er zal gebeuren als een benchmark of deadline wordt gemist. Obstakels en onverwachte uitdagingen komen de hele tijd op, of je nu op het werk of thuis bent - zelfs technologie faalt soms. Laat je afgevaardigde vertrouwen in het feit dat, als er iets opkomt, je hem zult begrijpen en helpen om die deadline te ontmoeten - gooi ze niet alleen onder de bus op de eerste vleugje problemen.

Dit doen is ook slim in een egoïstische zin - als je afgevaardigde bang is dat hij / zij de schuld zal krijgen, zal veel meer tijd worden besteed aan het bedekken van zijn of haar eigen achterzijde dan bij het feitelijk voltooien van de taak.

9. Herken je helper wanneer het telt. Delegatie van taken aan iemand anders is noodzakelijk als u meer en meer verantwoordelijkheid moet nemen. Het is echter tegenproductief wanneer u een taak delegeert, laat uw helper er hard aan werken en neem vervolgens alle eer voor uzelf. Herken en prijzen de inspanningen van anderen namens u.

Zorg ervoor dat wanneer u complimenteert voor een baan die u hulp heeft ontvangen, u uw helper bij naam noemt.

10. Zeggen "Dank u."Wanneer iemand iets voor je doet, is het belangrijk om hem of haar te bedanken, het belang van zijn of haar hulp erkent en laat de helper weten / hij wordt gewaardeerd. Anders lijken je ondankbaar, zelfs als je dat niet bent. Vergeet niet dat mensen je geest niet kunnen lezen. Mensen bieden meer kans om opnieuw te helpen als ze zich op prijs voelen.

Wees genadig. Een eenvoudige oprechte erkenning zoals, "Ik had het niet zonder jou kunnen doen!" kan een lange weg gaan. Als het werk dat deze persoon voor jou deed, was we aanzienlijk, misschien wil je hem zelfs of haar een maaltijd kopen, een drankje, een bedankkaart, of een klein heden.

Deel in het sociale netwerk: