Hoe een kantoormanager te zijn

Als kantoormanager bent u verantwoordelijk voor alle activiteiten, projecten en werknemers in uw kantoor. Dit vereist dat u over superieure organisatie, leiderschap en probleemoplossende vaardigheden beschikt en een grote verantwoordelijkheid is die niet lichtvaardig moet worden genomen. Gelukkig, met de juiste opleiding, ervaring en kennis, kunt u een kantoormanager worden en in de positie gedijen.

Stappen

Deel 1 van 4:
Dagelijkse taken uitvoeren
  1. Titel afbeelding Vind een babysitter Job Stap 4
1. Bewaar een schoon kantoor. Als kantoormanager zijn de netheid en veiligheid van het kantoor en uw werknemers uw verantwoordelijkheid. Dit betekent dat u een externe onderhoudsbedrijf krijgt om het kantoor regelmatig schoon te maken of met een interne schoonmaakploeg te werken om de dingen schoon te houden.
  • Titel afbeelding Koop een franchise business stap 19
    2. Beantwoord telefoongesprekken en reageer op e-mails en voicemails. Een van uw belangrijkste verantwoordelijkheden als Office Manager zal zijn om te beantwoorden en te reageren op klant- en clienttelefoongesprekken. Dit betekent het nemen van berichten en het leveren van de berichten aan de juiste mensen op uw kantoor. Het betekent ook het beantwoorden van vragen en het oplossen van problemen voor de rest van uw interne kantoorpersoneel.
  • Titel afbeelding Koop een franchise business stap 26
    3. Rekruteren en aan boord van nieuwe werknemers. Als kantoormanager kan het uw verantwoordelijkheid zijn om nieuwe werknemers te interviewen en te werven. Als u dit moet doen als onderdeel van uw verantwoordelijkheden, is het belangrijk dat u een proces bouwt en al het nodige papierwerk krijgt ondertekend en ingevuld door nieuwe hiruren. Het kan ook uw plicht zijn als kantoormanager om nieuwe huurders te trainen en ze op het kantoor worden geacclimatiseerd.
  • Titel afbeelding Account voor op voorraad gebaseerde compensatie Stap 12
    4. Een kantoorbudget behouden. U kunt belast zijn met het maken en onderhouden van een kantoorbudget. Dit kan variëren van eenvoudige kantoorbenodigdheden zoals inkt, papier en pennen tot meer complexe uitgaven zoals payroll, nutsvoorzieningen, apparatuur en geld voor Office Design-upgrades. Denk aan al uw potentiële uitgaven het hele jaar door en bedenk met een realistische schatting van hoeveel alles zal kosten.
  • U kunt vragen om de budgetten van het vorige jaar te zien om te begrijpen wat u moet bestaan.
  • Titel afbeelding Account voor schuld Vergeving Stap 4
    5. Klachten en opmerkingen van klanten. Als er een serieuze klacht van klanten is, moet u het mogelijk oplossen. Wanneer u feedback van klanten krijgt, is het ook belangrijk dat u het aan de andere afdelingen op uw kantoor communiceert, zodat zij hun activiteiten dienovereenkomstig kunnen aanpassen. Als u een terugkerende klacht ziet, weet u dat het een veel voorkomend probleem is dat mogelijk meer actie nodig heeft, zoals een verandering in de manier waarop u dingen doet.
  • Titel afbeelding Werk voor een perfectionistische baas Stap 6
    6. Creëer noodprocedures en volg de voorschriften. Een andere manier om ervoor te zorgen dat de veiligheidsveiligheid is door ervoor te zorgen dat alles op code is en dat er geen gezonde of veiligheidsrisico`s in uw kantoor zijn. Als er geen noodprocedures zijn in het geval van een noodgeval zoals vuur of overstroming, moet u met het management werken om ze te ontwikkelen. Mogelijk bent u ook belast met het trainen van werknemers over het evacueren van het gebouw en het verblijf veilig in geval van een dergelijk noodgeval.
    • Deel 2 van 4:
    Bouw nuttige vaardigheden
    1. Afbeelding Titel effectief leadgroepen Stap 3
    1. Ontwikkel stellaire communicatie. Om een ​​goede kantoormanager te zijn, moet u duidelijke en beknopte en verbale communicatie in uw kantoor ontwikkelen. Als leider zullen mensen naar u opzien om de normen voor communicatie in te stellen. Zorg ervoor dat al uw opdrachten duidelijk zijn en proberen zo gedetailleerd mogelijk te zijn bij het geven van instructies.
    • Goede communicatie betekent ook duidelijk en beknopt in e-mails. Vermijd steno en wees gedetailleerd in uw e-mails.
    • Misommunicatie tussen werknemers kan chaos creëren en de productiviteit van uw kantoren schaden. Stap in wanneer werknemers meningsverschillen hebben en het probleem oplossen.
  • Titel afbeelding Geef referenties Stap 22
    2. Kan aanpassen en multitasken. Agile en doelgericht zijn, zal je helpen als kantoormanager. Vaak ben je betrokken bij meerdere afdelingen en zou je tegelijkertijd kunnen bijdragen aan meer dan één project. Rol met de stoten en wees klaar om problemen op te lossen, eventuele problemen op te lossen die uw team zou kunnen tegenkomen. Als Office Manager moet je je team naar het einddoel rijden en dat betekent omgaan met onverwachte problemen die kunnen ontstaan.
  • Word niet verzand en gefrustreerd omdat het de stemming zal instellen voor de rest van het kantoor.
  • Omgaan met één ding tegelijk en problemen met problemen oplossen terwijl ze komen.
  • Titel afbeelding Word een leraar in India Stap 14
    3. Georganiseerd blijven. Het is belangrijk dat alle projecten die u bij betrokken bent, gescheiden en georganiseerd, omdat u waarschijnlijk gelijktijdig deelneemt aan meerdere projecten. Als de manager zullen mensen op u vertrouwen om informatie goed te archiveren en het op een manier te beheren die transparant is voor de andere mensen die aan het project werken. Houd goede records, log alles aan, houd de lijsten bij van wat u moet doen en zorg ervoor dat uw personeel toegang heeft tot de informatie die ze nodig hebben.
  • Elk project moet een speciale map hebben en soms submappen bevatten, zodat u snel en gemakkelijk toegang hebt tot informatie.
  • Titel afbeelding Bouw een goed team voor zakelijk succes Stap 17
    4. Houd een rustige, positieve houding. Een goede kantoormanager is kalm onder druk en is constant een bron van motivatie aan hun werknemers op kantoor. Hoe vollediger uw managementstijl, hoe chaotisch het kantoor zal zijn. Bewaar een professionele houding als het gaat om uw werknemers en klanten, en wees er voor werknemers die hulp of motivatie nodig hebben.
    • Deel 3 van 4:
    De juiste opleiding en ervaring krijgen
    1. Titel afbeelding Word een kabelinstaller Stap 1
    1. Graduate High School of haal je GED. Meestal vereisen Office Manager-posities een minimum van een middelbare schoolgraad of een GED. Als je een kantoormanager wilt zijn, zorg er dan voor dat je eerst de middelbare school afstudeert of een cursus moet maken om je GED te krijgen.
  • Titel afbeelding Word een gecertificeerde tandheelkundige assistent Stap 2
    2. Bereik een hogere graad. Als u de kans wilt verbeteren om in overweging te worden, zal een associate of bachelor in bedrijfsadministratie u opvallen. Als u een Office Manager wilt zijn in een zeer gespecialiseerde of technische industrie, zal een bachelor of master in die industrie uw kansen om de klus te klaren, enorm.
  • Titel afbeelding Word algemene transcriptionist Stap 1
    3. Ontvang ervaring met werken in een kantoor. Veel kantoormanagers beginnen als administratieve of kantoorassistenten. Om uw kansen op het landing van een Office Manager-taak te verbeteren, probeert u ervaringsbenodigdheden te krijgen, een andere kantoorbeheerder te helpen, klantenservice, het uitvoeren van een team. Deze vaardigheden zullen overbrengen naar een Office Manager-rol.
    • Deel 4 van 4:
    De baan krijgen
    1. Titel afbeelding Word een medische technoloog Stap 3
    1. Praat met je HR-afdeling om gepromoveerd te worden naar Office Manager.Als u al in een kantoor werkt en er is een vacature voor een functie Office Manager, moet u een vergadering met HR plannen en zien of u de taak kunt aanvragen. Sommige bedrijven huren liever kantoormanagers intern en dit kan de kans zijn die je nodig hebt om je voet in de deur te krijgen.
  • Titel afbeelding Word algemene transcriptionist Stap 5
    2. Zoek online naar vacatures. Kijk naar populaire vacatures en zoek naar Office Manager-posities. Probeer posities te vinden in industrieën die u al hebt ervaring om de kans op het landen van de baan te maximaliseren.
  • Titel afbeelding Word een notaris in Wisconsin Stap 8
    3. Dien uw aanvraag in en CV. Uw CV zou professionele vaardigheden die u en technische, organisatorische of administratieve vaardigheden die u bezit, benadrukt. Ervaring onderhoud van kantoorapparatuur zoals databasesystemen, computers, printers en telefoons zullen van pas komen.
  • Analytische, financiën, organisatie en managementvaardigheden zijn ook gunstig voor een kantoormanager.
  • Denk aan tijden wanneer je mensen in schoolprojecten moest organiseren en beheren als je geen professionele ervaring hebt.
  • Titel afbeelding Word een automotive-ingenieur Stap 15
    4. Ga verder Sollicitatiegesprekken. Wanneer u interviewt, wordt u waarschijnlijk gevraagd naar uw conflictoplossing, organisatorische en financiële vaardigheden. Wees klaar om toepasselijke vragen te beantwoorden die je weg kunnen worden gegooid en ervoor zorgen dat je je administratieve kennis en vaardigheden benadrukt.
  • Als je interviewt voor een Office Manager in een zeer technisch veld zoals medicijnen of engineering, ben je klaar om technische vragen te beantwoorden die misschien je weg kunnen worden gegooid.

    • Video

    Door deze service te gebruiken, kan sommige informatie worden gedeeld met YouTube.
    Deel in het sociale netwerk:
    Vergelijkbaar