Hoe een overdracht in een kantoor: 12 stappen (met afbeeldingen)

Wanneer laat u een positie achter, het is waarschijnlijk dat uw manager of supervisor u zal vragen om te helpen bij de overdrachtsperiode aan uw opvolger. Georganiseerd en proactief zal helpen om ervoor te zorgen dat uw bedrijf een soepele overgang heeft en u vertrekt met een uitstekende professionele reputatie.

Stappen

Deel 1 van 3:

Uw overdracht organiseren

1. Bespreek de overdracht met uw manager. Je moet beginnen met een gedetailleerde discussie met je manager om precies te bepalen hoe ze willen dat je de overdracht aan. Afhankelijk van uw taak en hoe uw manager graag werkt, wordt u mogelijk gevraagd om uitgebreid bij te dragen aan de overdracht. Dit kan de nieuwe persoon je een paar dagen of langer opnemen.

In de meeste gevallen moet u op zijn minst een formeel handoverdocument voorbereiden.
Bespreek dit met je manager en ontdek hoeveel je wordt verwacht dat je bijdraagt, en wat de focus van je overdracht zou moeten zijn.

Titel afbeelding Doe een overdracht in een kantoor Stap 2

2. Een vroege omtrek van uw handoverdocument opstellen. Zodra u een duidelijk idee hebt van de verwachtingen van uw manager, kunt u beginnen met het opstellen van een ontwerp-handoverdocument. Dit zal u helpen om uzelf te organiseren en de verschillende taken en informatie te catalogiseren die u moet doorgeven tijdens de overdrachtsperiode. Dit document moet omvatten:

Gedetailleerde informatie over uw dagelijkse activiteiten, taken en prioriteiten.

Een overzicht van de belangrijkste punten van de rol.

Een duidelijke schets van wat wordt verwacht van uw opvolger.

Een lijst met essentiële bestanden die worden overhandigd. Dit kan een bepaald contract of werkprogramma bevatten.

Titel afbeelding Doe een overdracht in een kantoor Stap 3

3. De eindjes aan elkaar knopen. Als u weet dat u uw bericht snel verlaat, kan het nuttig zijn om een beetje extra werk in te stellen om ervoor te zorgen dat u losse uiteinden vastbindt. Je krijgt een gevoel van voldoening op het bereiken van dit, en je zult ook je opvolger helpen beginnen met een schone leisteen. Dit doen zal ook helpen ervoor te zorgen dat u vertrekt op uitstekende voorwaarden en met een goede reputatie.

Dit zal niet altijd mogelijk zijn, maar als je iets hebt dat bijna over de lijn is, doe dan een beetje extra werk om het gedaan te krijgen.

Een nieuwe persoon die in een deal komt, goed wanneer het in de buurt van de lijn is, kan worstelen om het gesloten te krijgen, omdat ze onbekend zijn met al zijn intricacies.

Titel afbeelding Doe een overdracht in een kantoor Stap 4

4. Communiceer met uw collega`s. Voordat je opvolger begint te beginnen, probeer dan wat tijd te nemen om met je collega`s te praten over de overdracht en vragen of er iets is dat je collega`s denken dat je moet markeren. Als er een ontwikkelprobleem is waarvan u zich niet bewust bent, is dit een goede gelegenheid om de basis te raken en erachter te komen.

Ontwikkelingsproblemen hebben waarschijnlijk niet van invloed op uw laatste dagen, maar als u zich ervan bewust bent, kunt u deze aan uw opvolger markeren.

Dit is ook een kans om ervoor te zorgen dat iedereen weet dat je weggaat en wanneer. Laat je collega`s weten over de overdrachtsperiode, zodat ze het in aanmerking kunnen nemen.

Uw productiviteit is waarschijnlijk traag tijdens de overdracht, dus de goede praktijken om uw collega`s een aantal waarschuwing te geven.

Titel afbeelding Doe een overdracht in een kantoor Stap 5

5. Schrijf een formeel handoverdocument op. De laatste stap van uw overpreparaat is om een formeel handoverdocument in te vullen. U kunt op het ontwerp-document bouwen, maar proberen alle belangrijke informatie uit te werken en op te nemen. U moet door het document doorlopen met uw manager en elk ander belangrijk personeel dat het zal beïnvloeden. Probeer dit te voltooien en ten minste een paar dagen naar uw opvolger naar uw opvolger te sturen voordat ze zijn ingesteld. De inhoud zal variëren van taak tot werk, maar het kan een aantal van de volgende omvatten:

Een lijst en tijdschema van acties.

Een briefing van lopende problemen.

Een kalender van aanstaande evenementen en deadlines.

Wachtwoorden en inloggegevens.

Een lijst met nuttige contacten.

Een gids voor het navigeren van bestanden en mappen op het computersysteem.

Deel 2 van 3:

Het beheer van de overdrachtperiode

1. Laat zoveel mogelijk tijd toe. Wanneer uw opvolger op het kantoor begint, bent u misschien nog steeds in de buurt en wordt u gevraagd om een completere overdracht te doen. De lengte hiervan zal variëren, maar in sommige gevallen krijgt u een paar dagen of langer om de nieuwe persoon te helpen grijpt met de taak. Over het algemeen hoe meer tijd u beschikbaar hebt voor een volledige overdracht, hoe meer informatie u kunt doorgeven.

Er zijn gebonden dingen te zijn die je hebt vergeten, en het hebben van iemand schaduw hebt, je bent een goede manier om ze bloot te leggen aan de verscheidenheid aan dagelijkse activiteiten.

Titel afbeelding Doe een overdracht in een kantoor Stap 7

2. Hand over belangrijke documenten persoonlijk. Tijdens de overdracht is het een goede praktijk om ervoor te zorgen dat alle belangrijke stukjes gegevens en documentatie en persoonlijk worden overgedragen. Dit zal je helpen ervoor te zorgen dat de belangrijkste dingen worden behandeld met passend en prioriteiten zijn duidelijk uiteengezet. Het overhandigen van documenten Face-to-face betekent dat complexe informatie volledig kan worden besproken voordat u vertrekt.

Deze mogelijkheid om belangrijke informatie uit te leggen, en voor uw opvolger om u rechtstreeks vragen te stellen vitaal voor een goede handover.

Dit geeft u ook de mogelijkheid om nuance en context te bieden in een discussie die anders is over het hoofd gezien.

Titel afbeelding Doe een overdracht in een kantoor Stap 8

3. De moeite doen om te helpen. Als u op het kantoor bent met uw opvolger, moet u altijd attent en proactief zijn. De moeite doen om alle voorkomende problemen op te lossen en te helpen oplossen. Je opvolger is misschien een beetje verlegen of geïntimideerd in hun eerste paar dagen, en wil je misschien niet lastig vallen met vragen.

Zorg ervoor dat je duidelijk maakt dat je er bent om te helpen, en je verwelkomt vragen.

Door dit te doen, zult u helpen een situatie te bevorderen waarin de verantwoordelijkheid voor de overdracht wordt gedeeld tussen u en uw opvolger.

Titel afbeelding Do a Handover in een kantoor Stap 9

4. Heb een laatste handovereenkomst. Het laatste om te doen voordat je weggaat en de overdracht voltooit, is om volledige vergadering met je opvolger te doen. Vraag uw opvolger om uitstaande vragen die ze hebben, en de notities die ze hebben gemaakt,. Deze bijeenkomst is een geweldige kans voor de nieuwe persoon om ervoor te zorgen dat ze hun rol en verantwoordelijkheden begrijpen.

Eventuele onzekerheden kunnen in de vergadering worden gewist.

Afhankelijk van waar je werkt, is het misschien voorzichtig om je manager of supervisor uit te nodigen om de vergadering bij te wonen.

Je moet je manager zeker informeren over wanneer en waar het plaatsvindt en hen vraagt of er iets is dat ze willen toevoegen.

Deel 3 van 3:

Denken aan ontwikkeling op lange termijn

1. Markeer beschikbare ondersteuning en training. Probeer aan de overdracht te bedenken als een kans om je echt bij te dragen aan het geven van iemand de best mogelijke kans om te slagen. U probeert niet alleen taken en banen af te handelen, maar probeert u de professionele ontwikkeling van uw opvolger en de lange termijngezondheid van uw voormalige werkgever te helpen.

Doe dit door erop te wijzen op eventuele relevante trainingsmogelijkheden die u kent.
Misschien als je de baan begon, ontving je een reeks training om je aan te passen en te ontwikkelen.
Zorg ervoor dat u dit aan uw opvolger vermeldt en moedigt ze aan om de mogelijkheden te verkennen.

Titel afbeelding Do a Handover in een kantoor Stap 11

2. Verwaarloos de werkcultuur niet. Als u tijd doorbrengt met de persoon die uw positie zal vullen, is het belangrijk om niet alleen te focussen op technische aspecten van het werk. Elke plaats heeft een unieke werkomgeving en cultuur die kan intimideren of verwarren voor een nieuwkomer. Zorg ervoor dat u enige tijd opzij stelt om de nieuwe persoon het lowdown te geven over hoe de Office-functies.

De moeite doen om ze rond het kantoor te nemen en hen aan iedereen te introduceren.

Zorg ervoor dat u de rol van de nieuwe medewerker als bestaande werknemers duidelijk definieert.

Als de functiebeschrijving van de nieuwe aankomst iets anders is dan de jouwe, of hun verantwoordelijkheden en prioriteiten zijn elders gericht, zorg er dan voor dat het bestaande personeel dit herkent.

Titel afbeelding Doe een overdracht in een kantoor Stap 12

3. Geef uw contactgegevens op. Als u echt wilt gaan, kunt u de nieuwe medewerker uw contactgegevens verstrekken. Je zou kunnen zeggen dat ze contact met je kunnen opnemen als er een groot probleem is of ze hebben een beetje begeleiding nodig. Niet iedereen zal dit graag doen, en het is waarschijnlijk afhankelijk van uw relatie met uw voormalige werkgever.

Vaak kan een probleem worden opgelost met een eenvoudige e-mail.

Aanbod om te helpen nadat je vertrekt, zal een goede indruk maken en je reputatie helpen verhogen.