Hoe een goede receptioniste te zijn: 12 stappen (met foto`s)

Elk kantoor dat zichzelf op welke manier dan ook voor het publiek presenteert, vereist een gezicht om het publiek te ontmoeten.Hoewel uitstekende communicatie via de telefoon en per e-mail belangrijk is voor het personeel van de receptie, is het de face-to-face communicatie die een receptioniste onderscheidt van een vertegenwoordiger van de klantenservice.Vaak, wanneer een persoon (leverancier, aanvrager, gemeenschapslid) uw werkplek binnenkomt, het eerste wat ze zullen zien is de receptionist- en eerste indrukken zijn altijd belangrijk.

Stappen

Deel 1 van 2:

De juiste vaardigheden hebben

1. Hebben top-inkeping organisatievaardigheden. Receptionisten zijn de mensen die het gezicht van het bedrijf vertegenwoordigen - zij zijn degenen die klanten eerst met hen spreken en de mensen en collega`s gaan naar informatie en evenementenplanning. Afgezien van het nemen van oproepen en het richten van bezoekers, behandelen ze vaak met klanten, organiseren ze evenementen, opzettende vergaderingen, enz. Met al deze verantwoordelijkheden moeten receptionisten echt worden georganiseerd tijdens het omgaan met meerdere eisen in één keer. Een persoon zal niet lang duren als een receptionist als hij of zij niet meer dan één ding tegelijk kan jongleren en met hen omgaan met een ordentelijke mode.

Een geweldige manier om georganiseerd te blijven is om te investeren in een archiveringssysteem dat het beste voor u werkt. Het is belangrijk om te weten welke papieren en informatie uw baas, uw collega`s en uw klanten mogelijk nodig hebben. Houd al deze informatie in afzonderlijke mappen - wees ze op uw computer-desktop of in moeilijke kopie. Organiseer uw archiveringssysteem op een manier die het beste voor u werkt - als dat NEON-kleverige notities vereist aan alles, dat is het zo.
Georganiseerd worden betekent ook zelfgemotiveerd - je hebt niemand anders nodig om je te vertellen hoe je iets moet doen, of je op het goede spoor houdt. Als u georganiseerd bent, weet u welke taken u elke dag moet voltooien, en welke taken zijn prioriteiten.
Heb telefoonnummers handig. (veel en veel) i.e. Medewerkers, werkgevers, aannemers, verkopers, contactcijfers, enz. Je hebt ze allemaal op een bepaald moment nodig. Houd de telefoonnummers georganiseerd op een Rolodex of het juiste computerprogramma.

Titel afbeelding Wees een goede receptioniste Stap 2

2. Heb wat kennis over technologie onder je riem. Het nummer één stukje technologie-receptionisten hebben om mee om te gaan, is thetelefonie - en alle knoppen en afzonderlijke lijnen die het metkomt. Computervaardigheden zijn ook een must - De meeste receptionisten moeten weten hoe te gebruiken e-mail en moet bekwaam zijn bij woordverwerking. Het is ook handig om te weten hoe te maken spreadsheets, en gebruik elke branchespecifieke programma`s.

Houd er rekening mee dat als het kopieermachine, de scanner of de printer in de buurt van uw bureau zijn, u meestal waarschijnlijk afhankelijk bent om ze te gebruiken (en problemen op te lossen voor collega`s die problemen tegenkomen tijdens het gebruik ervan.) Zodra u weet dat het soort machine op uw kantoor wordt gebruikt, borstelt u de belangrijkste functies en de manieren om gemeenschappelijke problemen op te lossen.

Titel afbeelding Wees een goede receptioniste Stap 3

3. Betrouwbaar zijn. Er wordt te allen tijde een receptioniste geteld op de mens het bureau - het weerspiegelt slecht op het bedrijf als niemand de telefoon opneemt, of er is een rij mensen die wachten om te worden geholpen om te worden geholpen. Maak van betrouwbaar een prioriteit - als je baas weet dat je betrouwbaar bent en altijd er bent om te helpen, word je onmisbaar.

Titel afbeelding Wees een goede receptioniste Stap 4

4. Bezitten Uitstekende luistervaardigheden. Een groot deel van het zijn van een receptioniste luistert naar mensen - of het nu aan de telefoon staat, een vraag die een client vraagt, of informatie wordt doorgegeven aan u. Goed kunnen luisteren, maakt je efficiënter - je kunt sneller problemen oplossen als je begrijpt wat de persoon de eerste keer omgaat, en je zult klanten snel aansluiten op de persoon die ze snel proberen te bereiken.

Titel afbeelding Wees een goede receptioniste Stap 5

5. Neem aantekeningen over alles. Als een baas u vraagt om iets te doen, neemt u notities op de details. Zorg ervoor dat u hun informatie (naam, contactgegevens, wat ze willen, enz.) Notes zijn een geweldige manier om georganiseerd te blijven en eraan te herinneren aan alle kleine dingen die overdag opkomen. Houd je aantekeningen in een notitieblok en heb het te allen tijde bij jou. Je zult verrast zijn door hoe nuttig ze zijn, vooral wanneer je probeert te onthouden wat de persoon die vijf uren geleden had genoemd.

Zorg ervoor dat u berichten in detail uitschak en lees over wat u hebt geschreven en het belangrijkste bij het nemen van een bericht, herhaal het bericht en de contactgegevens die u hebt gegeven, zodat u ervoor kunt zorgen voordat u de juiste hangt informatie om te relais.

Titel afbeelding Wees een goede receptioniste Stap 6

6. Beantwoord de telefoon beleefd met een standaard begroeting zoals "Goedemorgen, bedankt voor het bellen van ons bedrijf, mijn naam is ___, hoe kan ik u helpen?Zorg ervoor dat de telefoon wordt beantwoord op de eerste of tweede ring. Het is niet goed om mensen langer dan een minuut in de wacht te houden.(Het is langer dan je misschien denkt.)

Luister aandachtig naar de naam van de persoon die de beller vraagt.Herhaal indien nodig terug naar beller.Mobiele telefoons vervormen vaak geluiden.Schrijf de naam van de persoon aan wie de oproep is gericht als uitspraak moeilijk is.

Richt de oproep beleefd met een standaarduitdrukking zoals "Een moment alsjeblieft voor de heer. Smith."Of als dat individu aan de telefoon is, "Het spijt me, MR. Smith is op dit moment aan de telefoon.Wilt u in de wacht wachten of wilt u hem een voicemailbericht verlaten??"Beleefd bedankt en richt de oproep dienovereenkomstig.

Titel afbeelding Wees een goede receptioniste Stap 7

7. Begroet het bezorgpersoneel met dezelfde professionaliteit en beleefdheid als elke andere bezoeker. Mogelijk moet u tekenen voor leveringen. Zorg ervoor dat uw handtekening leesbaar is. Bezorgpersoneel kan aanwijzingen nodig hebben waar pakketten achterlaten. Zorg ervoor dat u contact opneemt met de juiste werknemers voor dergelijke zaken.

Titel afbeelding Wees een goede receptioniste Stap 8

8. Omgaan met klanten die naar uw bedrijf komen met efficiëntie en beleefdheid. Nadat de bezoekers identificeren wie ze zijn en met wie ze op zoek zijn, neem dan contact op met dat individu en laat haar / hem weten wie er is. Een standaard geschikte zin is "Dhr. Smith, Mr. Jones van XYZ Corporation is hier om u te zien voor zijn afspraak van 2 uur." Krijg altijd een voor- en achternaam en de naam van de organisatie die ze vandaan komen. Het is handig om te vragen of ze een afspraak hebben met de heer. Smith. Dhr. Smith geeft je instructies over waar te laten wachten en voor hoe lang. Je kunt dan bezoeker vertellen "Dhr. Smith zal in een ogenblik bij je zijn." of "Dhr. Smith zei dat hij een vergadering afrondde en in 5 minuten bij je zal zijn.Je hebt misschien een stoel. Dank u."

Deel 2 van 2:

Jezelf goed presenteren

Heb een positieve houding. Zoals hierboven vermeld, zijn receptionisten het gezicht van een bedrijf - zij zijn wie klanten de eerste omgaan, en de mensen die de vragen van mensen beantwoorden die niet op kantoor kunnen komen. Niemand wil worden begroet door een zure uitdrukking en een knorrige houding. Maak het een prioriteit om altijd een glimlach op je gezicht en een vrolijke, vrolijke persoonlijkheid te hebben. Vergeet niet om patiënt te blijven met uitdagende klanten, zelfs als ze op je laatste zenuw komen.

Zelfs je komt tegen een uitdagende klant, herinner jezelf eraan dat je een sterke, gelukkige persoon bent. Zeg tegen jezelf dat ze uit frustratie handelen, maar weten dat zolang je je best doet om ze tegemoet te komen, je bent niet degene bij een fout. Het is beter om degene te zijn die je hoofd houdt dan degene die explodeert en lijkt op een ornery, gemene persoon.

Titel afbeelding Wees een goede receptioniste Stap 10

2. Heb een begroeting klaar. Het is altijd belangrijk om uw klanten op een vriendelijke manier te begroeten. Zelfs als je doorgaat wat je doet voordat je ze helpt, het is belangrijk om ze te begroeten, zodat ze zich erkend voelen en weten dat je ze in een ogenblik zult helpen.

Sommige groeten zijn "Hallo! Welkom bij [Bedrijfsnaam] "of" Goedemorgen! Als je een stoel hebt, zal ik in slechts een moment bij je zijn!"

Titel afbeelding Wees een goede receptioniste Stap 11

3. Worden beleefd. Wees respectvol. Behandel iedereen zoals ze zijn de belangrijkste persoon die die dag het kantoor binnengaat. Dit is jouw werk - niemand geeft om hoe je vanmorgen in het verkeer hebt vastgelopen, hoe je je gloednieuwe tas hebt verpest, of zelfs hoe je je favoriete CD bent kwijtgeraakt. Laat persoonlijke zaken thuis. (Zelfs als u hun boodschap niet respecteert of de manier waarop ze het overbrengen) over het algemeen, zorg er dan voor dat de persoon volledig ontspannen is en blij met u te praten.

Titel afbeelding Wees een goede receptioniste Stap 12

4. Kleden om indruk te maken. Je vertegenwoordigt een bedrijf, dus je zou het deel moeten kleden. Investeer in sommige casual kleding. Als alternatief, als u een receptioniste bent bij een specifiek soort winkel (zoals een kledingwinkel), kunt u overwegen het onderdeel aan te kleden door een deel van de kleding van de winkel te kopen en ze te dragen. De neiging tot het conservatief, tenzij je ergens werkt waar mode, trendiness of andere factoren naar de voorhoede worden geduwd.

Controleer of uw bedrijf een specifieke dresscode heeft. Uw bedrijf is misschien goed met casual jurk, onthoud dat u zich nooit moet kleden te terloops (zweet moet worden verbannen vanaf de werkplek.)

Tips

Vergeet niet wie uw salaris ondertekent en deze te allen tijde respecteert.

Wees aardig voor managers, kijk of je ze kunt helpen met extra taken tijdens je vrije tijd.

Handling Mail is meestal onderdeel van een receptie, ontdek waar het heen gaat, die het zal brengen, en wanneer, op je eerste dag.

Zoek iemand om het bureau te nemen voor badkamerpauzes, vergaderingen, feestdagen, lunches, enz. Op deze manier vermijd je dat je boos mensen op je wacht als je terugkeert.

Wees altijd bereid om een nieuwe taak te leren of een alledaagse taak te doen.Veelzijdigheid gaat een lange weg.

Vraag medewerkers als ze hulp nodig hebben met alles.Beter om vrienden te maken door te helpen dan vijanden door te klagen.

Schrijf berichten in een duplicaatboek en geef één exemplaar aan de persoon die het bericht is voor.Of gebruik een dagboek, dat gemakkelijker is om terug te verwijzen naar, vooral om een naam of nummer te herinneren.

Houd Personal Business weg van uw omgeving - dit omvat mobiele telefoontjes en e-mails.IT-afdelingen kunnen en zullen computeractiviteiten screenen.

Houd je uiterlijk opgeruimd.

Wees altijd beleefd, zelfs met een boze kostuum.

Bak uw grenzen niet over door de apparatuur te misbruiken die in uw zorg voor uw eigen persoonlijke voordelen zijn geplaatst.

Waarschuwingen

Nooit in een argument met een beller of bezoeker.Leid ze naar een supervisor. Als er echter niemand is om hun gesprek te nemen, stelt u aan om een voicemail te verlaten. Soms is er geen manager of leidinggevende aanwezig. Er is alleen zoveel dat je kunt doen als een receptioniste.

Zeg nooit "Ik doe geen xyz."Je bent sneller uit een baan dan je naar z gaat.

Deel in het sociale netwerk: