Hoe u een goede klantenservice krijgt bij het praten met een vertegenwoordiger van de klantenservice

Omgaan met klantenservice voor een specifiek bedrijf of service kan vaak een zeer frustrerende ervaring zijn. Terwijl sommige bedrijven meer klantvriendelijker zijn en trots zijn op het maken van hun klanten gelukkig, kunnen andere bedrijven zich niet zo schelen en vaak hun klanten als vanzelfsprekend beschouwen. Als gevolg hiervan is het een beetje lastig om te gaan met klantenservice en vertegenwoordigers van klantenservice. Gelukkig zijn er een aantal dingen die u kunt doen om uw kansen op de klantenservice van de kwaliteit te verbeteren.

Stappen

Deel 1 van 3:
Jezelf voorbereiden op de strijd
  1. Titel afbeelding Get goede klantenservice bij het praten met een vertegenwoordiger van de klantenservice Stap 1
1. Weet precies wat je wilt en het volledig kunt uitleggen. Als je niet precies weet wat je nodig hebt of wilt, en als je geen duidelijke verklaring hebt van hoe ze je kunnen helpen en van wat je positie is, is het minder waarschijnlijk dat je tevreden bent.
  • Als u een technisch probleem hebt met een elektronische of online service, moet u ervoor zorgen dat u duidelijk kunt vermelden wat het is. Technische ondersteuning heeft meestal zoveel mogelijk informatie nodig om u een oplossing te bieden.
  • Als je een lading betwist, zorg er dan voor dat je over de rekening bent gegaan en een rationalisatie bedenk waarom je denkt dat de rekening verkeerd is.
  • Zorg er in elk geval ervoor dat het duidelijk is in gedachten welke resolutie u gelukkig maakt en welke resolutie redelijk is.
  • Titel afbeelding Get goede klantenservice bij het praten met een vertegenwoordiger van de klantenservice Stap 2
    2. Reserveer een aanzienlijk stuk tijd om met uw probleem aan te pakken. De kansen zijn, het omgaan met klantenservice zal waarschijnlijk een aanzienlijke hoeveelheid tijd innemen. Dus je moet hierover nadenken voordat je ze belt of bezoekt. Er zijn een aantal dingen die u moet overwegen:
  • Wachten van 10-20 minuten om met een agent te praten.
  • 10 minuten met de agent spreken.
  • Wordt overgedragen aan een andere afdeling en uw probleem opnieuw uitlegt.
  • Escaleren van uw probleem tot een supervisor, wachtend op de supervisor en vervolgens uw probleem aan de supervisor uit te leggen.
  • Houd er rekening mee dat het tijdstip van de dag bezoekt of belt, omdat sommige tijden drukker zijn dan andere.
  • Titel afbeelding Get goede klantenservice bij het praten met een vertegenwoordiger van de klantenservice Stap 3
    3. Zorg ervoor dat u uw oproep maakt in een omgeving zonder afleiding, als u ervoor kiest om te bellen. Als je eenmaal doorkomt, wil je de oproep je volledige aandacht geven. Bovendien kunt u niet goed communiceren als u afgeleid bent of als er geluid wordt verhinderd en de vertegenwoordiger van het praten.
  • Wees voorbereid om de volledige aandacht te geven.
  • Bel niet terwijl u aan het rijden bent.
  • Bel niet van een afleidende omgeving.
  • Probeer te voorkomen dat het bellen terwijl je rondloopt in een drukke weg.
  • Titel afbeelding Get goede klantenservice bij het praten met een vertegenwoordiger van de klantenservice Stap 4
    4. Bereid jezelf voor om door veel voice-aanwijzingen te navigeren en wees voorbereid om in de wacht te wachten, als je belt. Hoewel dit proces zeker frustrerend is, zal het ervoor zorgen dat u in de juiste wachtrij wordt geplaatst voor de service die u nodig heeft.
  • Wees voorbereid om uw accountnummer, ticketnummer of de laatste vier van uw sofinummer in te voeren of te zeggen.
  • Praat duidelijk.
  • Soms kun je eigenlijk rechtstreeks naar een vertegenwoordiger worden als je op "0 drukt."
  • Titel afbeelding Get goede klantenservice bij het praten met een vertegenwoordiger van de klantenservice Stap 5
    5. Hebben alle informatie en benodigdheden die u nodig heeft om met de vertegenwoordiger te praten. Dit omvat informatie met betrekking tot uw account, uw transactie of uw reservering. Dit is om ervoor te zorgen dat u de eigenaar bent van het account. Dit is vaak een verplicht informatie. Bovendien, dan:
  • Een blad papier.
  • Een functionele pen / potlood en papier bij de hand, zodat u belangrijke informatie kunt opschrijven.
  • Uw portemonnee en creditcardinformatie voor het geval ze een aanpassing moeten maken of uw account krediet.
    • Deel 2 van 3:
    Spreken met de vertegenwoordiger van de klantenservice
    1. Titel afbeelding Get goede klantenservice bij het praten met een vertegenwoordiger van de klantenservice Stap 6
    1. Bel of bezoek vroeg in de ochtend indien mogelijk.De meest felbegeerde verschuivingen zijn die met starttijden van tussen 7 am-10am en worden meestal gevuld door vastgestelde agenten die de meeste kennis hebben en u tijdig kunnen helpen. Deze agenten kunnen u de beste service geven en hopelijk problemen oplossen die u hebt.
  • Titel afbeelding Get goede klantenservice bij het praten met een vertegenwoordiger van de klantenservice Stap 7
    2. Spreek op een vriendelijke toon en hebben een positieve houding. Zelfs als je probleem erg frustrerend is, word dan niet beledigend of oorlogvoerend. Het is buitengewoon frustrerend voor een agent om iemand aan de telefoon te hebben die schreeuwt, schreeuwt en naar hen vloeken. Het is minder waarschijnlijk dat de agent hun uiterste best doen om u te helpen als u oorlogszuchtig bent.
  • Behoud een professionele houding en toon die bevorderlijk is voor het bedrijfsleven, ongeacht hoe gefrustreerd u bent.
  • Zeg "alsjeblieft" en "dank u" indien van toepassing.
  • Vermijd te snappen als je niet leuk vindt wat ze zeggen.
  • Titel afbeelding Get goede klantenservice bij het praten met een vertegenwoordiger van de klantenservice Stap 8
    3. Verklaringen doen die uw ontevredenheid tonen. Terwijl je beleefd bent, moet je assertief en zelfverzekerd zijn. Je zou je ontevredenheid op een krachtige manier moeten articuleren en communiceren dat je de beste service wilt. Overweeg verklaringen zoals:
  • "Ik geloof dat mijn bedrijf als vanzelfsprekend wordt beschouwd."
  • "Als een loyale klant verdien ik de beste klantenservice."
  • "Ik weet zeker dat je [de klantenservice] boven en verder gaat om me een tevreden klant te maken."
  • Titel afbeelding Get goede klantenservice bij het praten met een vertegenwoordiger van de klantenservice Stap 9
    4. Leg uw probleem uit aan de agent.Dit is misschien wel het belangrijkste deel van het telefoongesprek. Als u uw probleem niet goed uitlegt, kan het niet worden opgelost. Leg op een zeer duidelijke en beknopte manier het probleem of uw probleem aan de agent uit.
  • Praat langzaam en duidelijk.
  • Maak geen aannames over wat ze weten of niet weten.
  • Neem specifieke voorbeelden op over uw probleem.
  • Vraag hen om uw probleem te herstellen nadat u klaar bent met het uitleggen van het.
  • Titel afbeelding Get goede klantenservice bij het praten met een vertegenwoordiger van de klantenservice Stap 10
    5. Begrijp de grenzen van de vertegenwoordiger van de klantenservice. Vertegenwoordigers van de klantenservice zijn precies dat, vertegenwoordigers. Ze vertegenwoordigen het bedrijf en zijn er om met u mee te gaan en te werken binnen het beleid dat is uiteengezet om, hopelijk een eerlijk resultaat voor beide partijen te bereiken.
  • Vertegenwoordigers van de klantenservice kunnen het bedrijfsbeleid niet doorgaan of "uitzonderingen maken."
  • De meeste vertegenwoordigers hebben regels die ze moeten houden aan.
  • Agenten hebben metrics die ze moeten houden aan, wat betekent dat ze specifieke scripts hebben die ze hebben moet lees voor u, of ze kunnen een specifieke oproeptijd hebben die ze moeten onderhouden.
  • Een agent kan uren niet doorbrengen met uw probleem. Ze moeten een gemiddelde handgreeptijd behouden.
  • Ze zijn misschien verplicht om bepaalde nieuwe services / items naar u toe te passen.
  • Titel afbeelding Get goede klantenservice bij het praten met een vertegenwoordiger van de klantenservice Stap 11
    6. Escaleer je probleem op een supervisor, als je het gevoel hebt dat je niet de service krijgt die je verdient. Als de agent waarmee u spreekt, lijkt niet bereid of niet in staat om te helpen, vraag dan om met hun supervisor te praten. Vaak worden alleen de supervisors gemaakt om "uitzonderingen" te maken voor het bedrijfsbeleid. Maar onthoud:
  • Supervisors worden niet gebruikt om de hele tijd met klanten om te gaan.
  • Misschien moet u uw situatie naar de supervisor opnieuw oplossen.
  • De supervisor kan terugvallen op hetzelfde beleid dat de initiële vertegenwoordiger deed, en je bent hier misschien niet blij mee.
  • Wees beleefd. Supervisors zijn ook mensen.
  • Stel de toon van het gesprek in door de supervisor te vertellen dat u er zeker van bent dat ze u volledig tevreden zullen laten.
  • Als je niet blij bent hoe die supervisor je behandelt, bedankt en het kantoor terugbelt of terugbrengt. Je zou kunnen komen om iemand anders te krijgen die nuttiger kan zijn.
  • Titel afbeelding Get goede klantenservice bij het praten met een vertegenwoordiger van de klantenservice Stap 12
    7. Krijg details over de agent. Dit is belangrijk voor beide als je tevreden bent met de resolutie van de agent of als je niet tevreden bent met hoe ze je behandeld hebben. Als u tevreden bent, is dit uw verzekering dat de belofte van de agent daadwerkelijk wordt geïmplementeerd. Als je ontevreden bent, kun je verwijzen naar de agent of supervisor wanneer je je klacht verder escaleert. Probeer de volgende informatie te ontvangen:
  • Vraag beleefd voor de naam of medewerker-ID van de agent: "Mag ik alsjeblieft je naam en werknemers-ID?"
  • Evenzo vraagt ​​u beleefd om de locatie van het callcenter, als u ervoor kiest om te bellen.
  • Zorg ervoor dat u een case-nummer of ticketnummer krijgt.
  • Noteer de datum en het moment van de dag dat u hebt gebeld of bezocht.
  • Titel afbeelding Get goede klantenservice bij het praten met een vertegenwoordiger van de klantenservice Stap 13
    8. Vraag de klantenservice-agent om een ​​gedetailleerde notitie in uw account te maken. Voordat u opknopt, moet u uw agent vragen om een ​​gedetailleerde noot in uw account te maken over uw ontevredenheid. Hoe beter je ze behandelt, hoe nauwkeuriger en volledig ze je positie kunnen vertegenwoordigen. Dit kan latere agenten of toezichthouders helpen in hun poging u te voorzien van tevredenheid.
    • Deel 3 van 3:
    Zorg voor zaken daarna
    1. Titel afbeelding Get goede klantenservice bij het praten met een vertegenwoordiger van de klantenservice Stap 14
    1. Escaleer je klacht verder. Als je nog steeds ongelukkig bent of je probleem niet is opgelost, schrijf dan het bedrijfskantoor. U kunt het bedrijfsnummer en het adres meestal krijgen door een agent te vragen of de website van het bedrijf te bezoeken. Vaak hebben bedrijven die met veel klachten van klanten, zoals kabel- en internetbedrijven, specifieke afdelingen hebben die zijn gereserveerd voor het oplossen van problemen met klanten die al de normale stappen van de klantenservice hebben doorlopen. De kans is groot dat je meer geluk zult hebben met deze route.
    • Schrijf de president van het bedrijf.
    • Schrijf de president of directeur van de klantenservice voor het bedrijf.
    • E-mail klantenservice of een executive met het bedrijf.
    • Zoek een speciale afdeling die is gewijd aan het omgaan met onopgeloste problemen. Vaak zal de normale klantenservice u de contactgegevens voor deze afdeling niet geven. Je moet rond het internet graven of het bedrijfsdienst ervoor bellen.
  • Titel afbeelding Get goede klantenservice bij het praten met een vertegenwoordiger van de klantenservice Stap 15
    2. Stel een klacht in met consumentensites of het betere zakelijke bureau. Als je een slechte klantervaring hebt gehad, wees dan niet bang om een ​​slechte beoordeling te schrijven of een klacht in te delen met de juiste organisatie of website. Hoewel dit weinig impact zou kunnen hebben, als veel klanten hetzelfde doen, kan het bedrijf of de organisatie opzeggen en hun klantenservicebenadering verbeteren. Er is ook een kans dat het bedrijf misschien deze beoordelingssites kijkt en daar rechtstreeks op u kan reageren.
  • Titel afbeelding Get goede klantenservice bij het praten met een vertegenwoordiger van de klantenservice Stap 16
    3. Kijk naar sociale media als een mogelijke oplossing. Vaak zullen grote bedrijven sociale media-accounts of -pagina`s hebben. Overweeg uw ontevredenheid te delen met de klantenservice van het bedrijf op hun sociale media-pagina. Zorg ervoor dat u dit op een beleefde manier doet. Misschien krijg je gewoon een reactie die je tevreden zal geven.
  • Titel afbeelding Get goede klantenservice bij het praten met een vertegenwoordiger van de klantenservice Stap 17
    4. Beloon een goede klantenservice-ervaring. Als de agent een uitstekende service heeft verstrekt, vraag dan om een ​​e-mailadres dat u kunt gebruiken om een ​​bedankje te verzenden of vragen om te praten met hun supervisor. Sommige werknemers kunnen hiervoor speciale erkenning ontvangen of eventueel zelfs bonussen. Bovendien kunt u ook voice- of internet-enquêtes voltooien die het bedrijf u zou kunnen sturen.

    • Tips

    Follow-up bij uw resolutie. Dit is hoe u ervoor zorgt dat, ongeacht de resolutie is daadwerkelijk geïmplementeerd door het bedrijf of de organisatie.
  • Vraag altijd om de resolutie waarvan u denkt dat u het verdient - Sommige agenten zijn verboden om aanbiedingen te initiëren om u over te brengen naar een supervisor of een fout op te schrijven of u een restitutie te geven, maar kunt u dit doen als u de actie kunt doen.
  • Als u gelukkig bent, moet u de vertegenwoordiger van de klantenservice bedanken en hen vertellen dat u hoopt dat ze een goede dag hebben.
  • Wees geduldig en volhardend. Geef niet op en wees niet bang om op te hangen, terug te bellen, escaleren of brief schrijven bij een executive.

    • Waarschuwingen

    Het gebruik van een toon van een stem of een houding die beledigend of oorlogvoerend is, zal waarschijnlijk ervoor zorgen dat u ofwel opgehangen of de agent en zijn / haar supervisor minder bereid zult zijn om met u te spreken of u met problemen met u te helpen.
    Deel in het sociale netwerk:
    Vergelijkbaar