Hoe een donatieontvangst te maken: 13 stappen (met afbeeldingen)

Omdat liefdadigheidsdonaties voor de donor zijn aftrekbaar voor de donor en rapporteerbaar door de non-profitorganisatie, moet een donatieontvangst specifieke informatie omvatten over de waarde van de donatie en wat de donor in ruil daarvoor is ontvangen. De IRS biedt richtlijnen voor wat op deze ontvangsten moet worden opgenomen, hoewel geen specifieke formulieren- als u vragen hebt over de belastingwetgeving, moet u de IRS-website of een belastingadvocaat raadplegen. Desalniettemin kunnen goede doelen een eenvoudige donatiebewijs op de computer of met de hand maken om aan donoren uit te geven.

Stappen

Deel 1 van 2:

Een bon maken

1. Kies een formulier. Het ontvangstbewijs hoeft geen specifieke stijl te zijn. Dat wil zeggen, het kan een brief zijn, een ansichtkaart, een e-mail of een formulier dat u invult en de donor in de hand geeft, bijvoorbeeld. Zo lang bevat het de juiste informatie, het zal aan het doel van een donatiebewijs voldoen.

Titel afbeelding Creëer een donatieontvangst Stap 2

2. Voeg uw naam en uw status toe. Een van de belangrijkste items om in uw donatie op te nemen, is de naam van uw goede doel. Bovendien moet u erkennen dat u een non-profit bent, wat betekent dat u 501C3-status hebt onder de federale overheid.

Titel afbeelding Creëer een donatieontvangst Stap 3

3. Neem de naam van de donor op. U moet de naam van de donor opnemen op de ontvangst ervoor om geldig te zijn. Vraag om de naam wanneer de donatie wordt gegeven, als het niet op een cheque of andere verklaring wordt verstrekt.

Titel afbeelding Maak een donatieontvangst Stap 4

4. Voeg informatie toe over de donatie. U moet de datum opnemen waar de donatie is gemaakt, evenals het bedrag van de donatie. Als de donatie niet contant was, moet u een beschrijving van de donatie toevoegen, zoals "vijf herenkleding shirts" of "Zwarte lederen liefdeszitje." U moet geen waarde opgeven als de bijdrage geen geld was - die taak is aan de donor.

Als uw donor bijvoorbeeld uw liefdadigheidsinstelling gaf, zou uw beschrijving kunnen zeggen "De donor John Doe gaf vier desktopcomputers. De computers zijn dit jaar gloednieuw." U moet ook het merk en het type computers bevatten.

Als de donatie een voertuig is, moet u het VIN-nummer opnemen.

Titel afbeelding Creëer een donatieontvangst Stap 5

5. Verklaren of de donor goederen ontving in ruil voor de donatie. De IRS maakt een onderscheid tussen donaties die zonder vergelding en donaties zijn gemaakt die in ruil daarvoor goederen of diensten ontvangen. Dit onderscheid wordt gemaakt omdat alleen het bedrag dat de goederen of diensten overschrijdt als fiscaal aftrekbaar.

Als iemand bijvoorbeeld geld heeft gedoneerd en in ruil daarvoor, woonde ze een liefdadigheidsdiner bij, dat wordt beschouwd als goederen of diensten. In dat geval moet u een beschrijving geven van wat zij heeft ontvangen en ongeveer hoeveel die goederen of diensten waard zijn.

Als iemand echter gewoon computers gaf en niets in ruil heeft gekregen, betekent dit dat hij het puur voor donatie-sake heeft gedaan. In dat geval moet u aangeven dat de donor geen goederen of diensten ontvangt in ruil voor de donatie.

Sommige goederen worden beschouwd als insubstantiële en kwalificeren niet als goede of diensten. De IRS heeft specifieke wetten over dergelijke items, maar in het algemeen tellen items zoals goedkope pennen of mokken met het logo van uw liefdadigheid, niet als goederen of diensten die moeten worden verklaard.

Als de enige ontvangen voordelen ontastbaar zijn en van een religieuze aard, moet u een verklaring afleggen die informatie doorgeven.

Titel afbeelding Creëer een donatieontvangst Stap 6

6. Neem extra informatie op voor voertuigen van meer dan $ 500. Donaties van voertuigen vereisen nog een paar uitspraken van u, vooral als u zich omdraait en het voertuig verkoopt. Als het voertuig tussen $ 250 en $ 500 is, kunt u de standaarddonatiebewijs gebruiken.

Als het voertuig wordt verkocht, heeft u de datum nodig die het voertuig werd verkocht, evenals de bruto winsten die u van de verkoop hebt gemaakt. U moet ook aangeven dat u het voertuig verkocht onder de lengtetransactie van een arm die is gemaakt tussen twee niet-gerelateerde partijen. Ten slotte moet u de donor vertellen dat de aftrek die zij opneemt haar belastingen niet meer kan zijn dan de bruto winsten die u van de verkoop hebt gemaakt.

Als u het voertuig bewaart, moet u aangeven dat u van plan bent om het voertuig voor een langere periode te gebruiken, evenals hoe u het wilt gebruiken. De IRS noemt dit "Aanzienlijk ingrijpend gebruik," En het betekent dat u van plan bent om het voertuig uitgebreid te gebruiken wanneer deze is gedoneerd. Je moet ook zeggen hoe lang je het gebruikt en verklaart dat je het voertuig niet vóór de datum die je vermeldt, niet verkoopt.

Titel afbeelding Maak een donatiebewijs Stap 7

7. Voeg indien nodig een openbaarmakingsverklaring toe. Verschillende staten hebben verschillende wetten die non-profiten in de staat reguleren. Sommige staten vereisen dat u een openbaarmakingsverklaring opneemt bij het schrijven van bevestigingsbrieven of ontvangsten. Wat is inbegrepen in die openbaarmaking varieert per staat, maar veel juridische websites vermelden de vereisten.

Virginia-non-profs moeten bijvoorbeeld worden aangegeven dat de donor een financiële verklaring kan ontvangen over de non-profitering van het staatskantoor van consumentenzaken in het ministerie van Landbouw en Consumentendiensten, P.O. Doos 1163, Richmond, VA 23218.

Titel afbeelding Maak een donatieontvangst Stap 8

8. Onderteken het formulier. Het is belangrijk voor iemand uit de organisatie om het formulier te ondertekenen. Dat erkent dat de liefdadigheid het document heeft gemaakt en ondertekend op de donatie.

Titel afbeelding Maak een donatiebewijs Stap 9

9. Scheid de bedankbrief. Als u ook een bedankbrief inclusief bent, is het een goed idee om het afzonderlijk van de donatiebewijs te verzenden. De donatiebewijs wordt gecreëerd voor belastingdoeleinden, terwijl de bedankbrief de bijdrage van de donor aan de organisatie heeft bevestigd. Je kunt ze in dezelfde envelop sturen, maar ze moeten op zijn minst op afzonderlijke vellen papier zijn. Je donor wil misschien de bedankbrief weergeven zonder te onthullen hoeveel ze heeft gedoneerd.

Titel afbeelding Maak een donatieontvangst Stap 10

10. Een kopie houden. Als u toevallig de bon met de hand schrijft of het op een zodanige manier maakt dat u geen opgeslagen kopie op de computer hebt, bewaar een kopie van de ontvangst. U kunt een fotokopie maken of deze bijvoorbeeld in de computer scannen. Je hebt het later nodig voor belastingdoeleinden. Sommige organisaties gebruiken ontvangstboeken die automatisch een koolstofkopie van de ontvangst maken.

Deel 2 van 2:

Het begrijpen van de wet rond donatie-ontvangsten

1. Geef een bon indien mogelijk voor een donatie van meer dan $ 250. Om een claim op belastingen meer dan $ 250 in te dienen, moet de donor een schriftelijke erkenning van u hebben, het goede doel. Hoewel je niet wettelijk verplicht bent om het te geven, bouw je goodwill met je donoren door het te geven.

Donoren kunnen claims doen over hun belastingen voor donaties onder $ 250 met een bankafschrift om te laten zien dat ze de donatie hebben gemaakt.

Titel afbeelding Maak een donatieontvangst Stap 12

2. Geef een bon voor een donatie van $ 75 die goederen of diensten koopt. Als u een goede of service biedt in ruil voor een donatie van $ 75 of meer, moet u een ontvangstbewijs aan de donor verstrekken. Dat betekent dat als de donor $ 75 betaalt en bijvoorbeeld een kalender of een diner ontvangt, bijvoorbeeld een ontvangstbewijs moet verstrekken.

Titel afbeelding Maak een donatieontvangst Stap 13

3. Op aanvraag ontvangen van ontvangsten. Donoren kunnen geen donaties claimen van meer dan $ 250 op hun belastingen zonder een geschreven ontvangst van de liefdadigheid. Sommige donoren voelen zich ook beter om de bon te hebben voor donaties van minder dan $ 250, en in feite hebben sommige mogelijk geen bankafschriften om te bewijzen dat ze de donatie hebben gemaakt. Daarom, wanneer een donor een ontvangst vraagt, zelfs als de donatie minder dan $ 250 is, geef er een.