Hoe een project op tijd te voltooien (met foto`s)

Het voltooien van een project op tijd lijkt nooit te gebeuren. Je werkt altijd naar het laatste moment, dingen breken op het slechtste moment, en mensen die je afhankelijk bent van het vergeten om hun werk te doen. Maar het voltooien van een project op tijd is gemakkelijker dan je denkt, zolang je bereid bent om de tijd van tevoren te nemen om een pro te bereiden.

Stappen

Deel 1 van 3:

Organiseren voor succes

1. Verduidelijk alle specifieke regels, regelgeving en richtlijnen zo snel mogelijk. Als je vragen hebt, wacht dan niet om ze te vragen. Wachten om antwoorden te krijgen kan leiden tot overbodig of nutteloos werk, of, nog erger, de verkeerde baan bij een ongeluk doen. Zorg ervoor dat je alles op de voorkant verduidelijkt.

Download indien mogelijk deze informatie schriftelijk zodat u eraan kunt terugkeren als u het vergeet.
Ontvang de contactgegevens van uw leraar, productmanager of cliënt vanaf het begin en vraag of er een goede manier is om contact op te nemen als u later vragen hebt.

Titel afbeelding Voltooi een project op tijd Stap 2

2. Ontwerp uw algemene doel of eindproduct voordat u begint met het werk. Om effectief aan het einde van de weg te komen, moet je weten waar je gaat. Brainstormen en noteer wat uw visie van het voltooide project eruit ziet, of het nu een scriptie is, een georganiseerde spreadsheet of het vinden van uw bedrijf een nieuw magazijn. Dit zal u helpen de stappen op te stellen die nodig zijn om er te komen.

Gebruik deze keer om ervoor te zorgen jou plan is realistisch voor uw tijdsbestek - een groot deel van het afwerken op tijd is het kiezen van een project dat u daadwerkelijk kunt voltooien.

Als je niet helemaal weet waar je naartoe gaat, is dat goed. Als u bijvoorbeeld het onderwerp van een presentatie nog niet hebt besloten, kunt u nog steeds doelen schetsen. Misschien ken je het onderwerp nog niet, maar je weet bijvoorbeeld dat je naar de bibliotheek moet gaan en er een begint te onderzoeken.

Jouw "laatste project" Kan tussen nu en het einde veranderen - het doel is nu niet om nu een perfect projectidee te krijgen, het is om een blauwdruk te creëren dat je kunt werken.

Titel afbeelding Voltooi een project op tijd Stap 3

3. Maak een lijst met al uw benodigde materialen, wanneer ze nodig zijn, en hoe ze ze te krijgen. Je kunt een project niet voltooien totdat je de dingen hebt die nodig is om het werk te doen. Zodra je weet wat er daadwerkelijk moet worden gedaan, maak dan een masterlijst van de dingen die nodig zijn om het te doen. Het kan helpen om deze lijst met je team te delen, als je er een hebt, die benodigdheden oversteken terwijl je ze krijgt. Let op:

Het voorwerp

Hoeveelheid nodig

Datum nodig

Doel

Kosten

Locatie / winkel om te kopen

Alle speciale overwegingen (kleur, grootte, enz.)

Titel afbeelding Voltooi een project op tijd Stap 4

4. Breek het volledige project in kleinere, meer beheersbare doelen. Het vinden van uw bedrijf een nieuw magazijn, bijvoorbeeld, is niet iets dat u gewoon wegloopt en doet. U moet de specifieke behoeften van uw bedrijf bespreken, neem contact op met een makelaar, beslist een magazijn, krijgt het geïnspecteerd en vervolgens belangrijke belasting, hypotheek en vastgoedpapier voltooid. Of je nu alleen of als een team werkt, je kunt een betere tijd en geld voor deze vijf kleinere taken beter dan één enorme.

Maak je doelen meetbaar. In plaats van "Ontdek wat mijn baas wil voor het magazijn," Maak specifieke doelstellingen om de juiste locatie, budget, grootte en essentiële voorzieningen te leren.

Je hebt misschien geen idee hoe lang het duurt om een magazijn te kopen, maar je weet dat praten met je baas één dag duurt, het vinden van een makelaar 2-3 dagen, enz. Het is veel gemakkelijker te budgettijd voor kleinere doelen dan grote.

Titel afbeelding Voltooi een project op tijd Stap 5

5. Stel datums in om uw kleinere doelen te voltooien door. Als uw project op 31 mei verschuldigd is en u tien verschillende dingen te doen hebt, wilt u niet alle tien van hen bij de 31e. Zoek uit welke dingen je hebt gedaan door de 10e, welke je kunt eindigen met de 20e, en wat dingen moeten wachten tot het einde van de maand om te voltooien.

Over het algemeen werken mensen het meest effectief aan één taak per keer, niet 10 tegelijk. Controleer elk doel één voor één in plaats van er meteen aan te werken voor maximale efficiëntie.

De meeste projecten hebben werk dat niet klaar kan zijn totdat ander werk is gedaan. Je kunt bijvoorbeeld geen boekrapport schrijven totdat je het boek hebt gelezen. Zoek uit welk werk op anderen moet worden gedaan en prioriteit geeft aan dat.

Titel afbeelding Voltooi een project op tijd Stap 6

6. Geef jezelf meer tijd dan je denkt dat je het nodig hebt. Dingen zullen altijd fout gaan - een item dat je nodig hebt is niet op voorraad, iets breaks, last-minute plan veranderingen, enz. Plan jezelf niet zodat je elke dag onder het pistool zit. Bouw zoveel mogelijk een extra 1-3 dagen in zodat u zich kunt aanpassen wanneer complicaties zich voordoen.

Niemand was ooit van streek om een project voor het schema te voltooien. Als u voor extra dagen plant en ze niet nodig hebt, krijgt u gewoon een paar dagen vrij.

Deel 2 van 3:

Blijven op schema

1. Begin zo snel mogelijk te werken, zelfs als de plannen niet volledig zijn voltooid. De beste manier om een project op tijd te voltooien is om gewoon aan de slag te gaan. Veel mensen vrezen dat ze nog geen definitief idee hebben of alles perfect uitgelijnd hebben om aan de slag te gaan, maar niets kan verder zijn dan de waarheid. Als er taken zijn die kunnen worden gestart, start u ze:

Als u een nieuw logo voor werk ontwerpt, hebt u niet het totale idee nodig om een aantal prototypen uit te schetsen en op te stellen. Zelfs als je ze niet gebruikt, begin dan de ideeën uit te gooien en de bal rollen.
Als je een klassenproject hebt, maak dan zo snel mogelijk alle boeken en huiswerk voor die klasse af. Haal het kleine spul uit de weg, zodat je je kunt concentreren op het grotere project.

Titel afbeelding Voltooi een project op tijd Stap 8

2. Anticiperen op mogelijke problemen voordat ze voorkomen. Wanneer u begint met een nieuw segment of een deel van het project, neem dan enige tijd om aan alles te denken dat fout kan gaan. Je zou ziek kunnen worden, een boek dat je nodig hebt, kan worden uitgecheckt, de projectonderbrekingen of benodigdheden die uitkomen. Wat de ontberingen ook kunnen zijn, schrijf ze op. Nadat uw lijst is voltooid, start het leuke gedeelte: uitzoeken hoe u deze problemen omgaat als ze voorkomen:

Als je ziek wordt, is er dan het werk dat je vanuit bed kunt doen? Is er iemand die je vertrouwt die kan helpen aantekeningen te maken of boodschappen uit te voeren?

Als het boek dat u nodig hebt, wordt uitgesproken, kan uw bibliotheek een andere bestellen? Kun je het boek van tevoren reserveren?

Als je project fragiel is, wat kun je dan doen om ervoor te zorgen dat het volkomen veilig is. Als het brak, hoe lang zou het duren om een ander te bouwen? Kun je reserve- of alternatieve onderdelen bouwen?

Als de benodigdheden zijn, is er nog iets anders dat je daar kunt gebruiken? Kun je een extra 1-2 delen van essentieel of moeilijk kopen om objecten te vinden om het probleem te elimineren?

Titel afbeelding Voltooi een project op tijd Stap 9

3. Delegeer verstandig met uw team / partners om overlapping te voorkomen en tijd te besparen. Wanneer u probeert een project op tijd met een groep te voltooien, is het zelden een goed idee voor iedereen om tegelijk aan dezelfde dingen te werken. Verdeel in plaats daarvan taken op zodat 1-2 mensen elk doen. Probeert het allemaal zelf zal iedereen vertragen en efficiënt werk voorkomen. Bij het delegeren:

Verwachtingen vroeg instellen - laat mensen precies weten wat er van hen wordt gewild.

Geef deadlines om ervoor te zorgen dat alles daadwerkelijk wordt gedaan als het moet zijn.

Laat iedereen het einddoel van het project kennen, en iedereen helpt om hetzelfde te werken.

Post ieders contactgegevens in geval van problemen of vragen.

Titel afbeelding Voltooi een project op tijd Stap 10

4. Bekijk de algemene vooruitgang bij verschillende controlepunten, indien nodig aanpassen. Hoewel je aan de individuele delen van het project werkt, verlies de grotere doelen niet uit het oog. Zeg bijvoorbeeld dat je een presentatie op het leven moet creëren tijdens de Amerikaanse Burgeroorlog, en je hebt besloten om je project te breken in onderzoek, een diavoorstelling, en een demonstratie over welke soldaten gebruikte om te eten. Dit zijn allemaal goede ideeën, maar je moet ervoor zorgen dat ze allemaal bij elkaar passen tijdens het werken aan hen:

Hoewel het diepe onderzoek goed is, komt het allemaal overeen met je laatste doel? Is er voldoende informatie over voedsel om een project te maken, of moet je draaien naar iets als medicijnen, wapens, enz?

Bij het maken van de diavoorstelling, past het bij het onderzoek? Is het kort genoeg om in je presentatie te passen, of word je voor tijd geduwd?

Zal je burgeroorlogvoedsel maken? Op basis van uw onderzoek is dit nog steeds mogelijk, of zou het slimmer zijn om een ander type demonstratie te doen?

Titel afbeelding Voltooi een project op tijd Stap 11

5. Maak het project elke dag een prioriteit. Mensen zijn druk, en je bent geen uitzondering. Als u niet prioriteit geeft aan het werken aan het project, wordt het niet gedaan. Maak elke dag tijd voor het project, zelfs als het maar een klein beetje is. Hoe groter het project, hoe meer je andere toezeggingen moet verplaatsen of opofferen om dingen gedaan te krijgen.

Een klein beetje werk elke dag is over het algemeen effectiever dan enorme brokken af en toe. Als u alleen van plan bent om op zaterdag te werken, maar er is een gezinsnelheid of een probleem op zaterdagochtend, ben je net een hele week van de werktijd verloren.

Deel 3 van 3:

Afwerking op tijd

1. Bouw een back-upplan als de vervaldatumbenadering. Zeg bijvoorbeeld dat je hebt besloten om een modelkathedraal voor je middeleeuwse geschiedenisklasse te bouwen, en je bent een week uit en werkt nog steeds op de eerste verdieping. Hoewel u altijd wilt beëindigen, is het niet altijd mogelijk. In plaats van een slechte baan op het oorspronkelijke idee te doen, bedenk met een alternatief project of idee dat je in de tijd kunt afmaken en nog steeds trots hebt op:

Heeft uw model replica-glas-in-loodramen nodig, of kunt u iets eenvoudiger doen?
Als u een lang papier schrijft, is er een sectie die kan worden gesneden of samengevat zonder uw algehele punt in gevaar te brengen?
Wanneer u aan een zakelijke deal werkt, is er een manier om de deadlines uit te breiden? Zo niet, dan kun je een collega krijgen om je te helpen wat sectie in de tijd te voltooien?

Titel afbeelding Voltooi een project op tijd Stap 13

2. Neem een oefening een paar dagen voordat het project op de hoogte is. Zelfs als dingen nog niet zijn gedaan, doe het net zoveel van een testopening zoals je nu kunt, in het oog houden voor problemen, hakens en verbetering. Moeten uw prioriteiten verschuiven om een sectie van tevoren af te maken? Zijn er dingen die verder vooruit zijn dan je gepland bent? Is er iets dat u kunt toevoegen of aftrekken om de afwerking op tijd waarschijnlijker te maken?

Titel afbeelding Voltooi een project op tijd Stap 14

3. Streef ernaar om je laatste dag door te brengen met het project voor fouten. Een groot voordeel van het plannen van extra tijd om te werken is dat het kwaliteitscontrole mogelijk maakt. Of u nu uw Science Fair-project testen hebt om te zien of het werkt of in kwartaalkosten rapporten werkt, een dag doorbrengt op zoek naar bugs en typefouten.

Als je aan de draad bent die probeert te eindigen in de tijd, moet je nog steeds een uur opzij zetten voor beoordeling. Laat geen weken van hard werken slordig verschijnen vanwege een paar gemiste typo.

Titel afbeelding Voltooi een project op tijd Stap 15

4. Organiseer alles wat nodig is voor het project op één locatie 1-2 uur vóór vereist. Laat je geen mooi project uit elkaar vallen omdat je je rugzak thuis hebt verlaten. Zelfs als je rondloopt om te eindigen, stop je gedurende 5 minuten en slaap diep adem. Een checklist gebruiken, zorg ervoor dat je alles wat nodig hebt voor een succesvolle presentatie.

Keer terug naar uw originele versie, plannen en materialenlijst. Is alles bedekt?

Titel afbeelding Voltooi een project op tijd Stap 16

5. Controleer uw succes aan het einde en vind manieren om de volgende keer te verbeteren. Het is zeer zeldzaam dat een project perfect gaat, en dat is goed. Wat het belangrijkste is, is dat je deze fouten neemt en van hen kunt leren. Waar zou je beter kunnen gepland? Welke risico`s of problemen heeft u niet voorzien en kunt u de volgende keer plannen? Pas het laatste project overeen met je doelen?

Het is niet nodig om direct nadat u klaar bent te bekijken. Neem 2-3 dagen om te ontspannen en kijk dan terug op het project met frisse ogen.

Als je met een team hebt gewerkt, vraag dan wat ze denken dat je de volgende keer kunt verbeteren.

Als u vragen heeft over uw cijfer, beoordeling, enz. Vraag beleefd "Wat kan ik doen om de volgende keer beter te zijn?"