Hoe u uzelf verdedigt tijdens een immigratie-audit (met afbeeldingen)

Als u een klein bedrijf bezit of bedient, ontvangt u kennisgeving van u.S. Immigratie en douanehandhaving (ICE) dat uw immigratievormen worden gecontroleerd, kunnen een stressvolle ervaring zijn - maar het hoeft niet te zijn. Hoewel overtredingen kunnen resulteren in stijve boetes, het gevolg van een kenmerken van een kennende falen om de vereiste documentatie voor alle werknemers te behouden. De beste manier om jezelf te verdedigen tijdens een immigratie-audit is proactief en hebben beleid opgezet om de federale wetgeving te volgen. Het bewijs van dergelijk beleidsregels gecombineerd met strikte registratiebehoud kan de lading verslaan die u opzettelijk de wettelijke vereisten negeerde.

Stappen

Deel 1 van 3:

Trainingsbeheerders

1. Breng het beleid voor de creatie en het behoud van I-9S. Het hebben van standaardbeleid voor het hanteren van I-9S en het volgen van die beleidslijmen vermindert het risico om verplichte documenten te verliezen.

Uw bedrijf moet een I-9 in het bestand houden voor elke medewerker ingehuurd na 6 november 1986. Als u een werknemer beëindigt, moet u zijn of haar I-9 in dossier gedurende drie jaar na de datum van huur of een jaar na beëindiging, afhankelijk van wat langer is.
Elke nieuwe huur moet het bovenste gedeelte van zijn of haar I-9 op de datum van huur voltooien. Sectie 2 moet worden ingevuld en de juiste documenten geverifieerd binnen drie dagen na de datum van de medewerker.
Het is niet specifiek vereist om documenten te kopiëren die zijn verstrekt om de werkvergunning van een werknemer te verifiëren. Als u echter besluit om die documenten te fotokopiëren, moet dit echter voor elke medewerker consequent worden gedaan.
Houd twee afzonderlijke bestanden, één voor huidige werknemers en één voor beëindigde werknemers. Dit maakt het proces van zuivering van oude I-9S efficiënter.
Uw I-9-bestanden moeten afzonderlijk van uw andere personeelsbestanden worden gehouden, zodat u geen tijd hoeft te besteden aan het sorteren van ze wanneer u jaarlijkse zelfaudits uitvoert, of als u een inspectie van ijs krijgt.

2. Geef een geschreven handboek. U.S. Burgerschap en Immigration Services (USCIS) publiceert een I-9-handboek dat de formulieren uitlegt en hoe te voldoen aan de federale wetgeving.

U kunt het handboek I-9 Werkgever downloaden http: // USCIS.gov / i-9-centrale.

Naast het door USCIS verstrekte handboek, moet u een schriftelijke documentatie hebben van het specifieke beleid en de procedures van uw bedrijf, inclusief de namen en contactinformatie voor beheerders die verantwoordelijk zijn voor de naleving van de immigratie. Controleer de informatie in uw handboek en update deze regelmatig.

3. Wijs specifieke beheerders aan om I-9S te voltooien. Alleen dat bepaalde beheerders I-9S die volledig zijn opgeleid kunnen voltooien, kunnen u helpen het proces te regelen en fouten te voorkomen.

Zorg ervoor dat uw beheerders het USCIS-handboek hebben beoordeeld en formulier I-9 zelf. Ze moeten gemeenschappelijke fouten kunnen herkennen die medewerkers maken om de formulieren in te vullen, zodat uw I-9S de eerste keer correct is, in plaats van te wachten op een audit om onnauwkeurigheden of onvolledige formulieren te identificeren.

Als je een klein personeel hebt, kun je een enkele manager aanwijzen om de leiding te hebben over I-9S, zelfs als je verschillende managers hebt die de macht hebben om nieuwe werknemers in te huren.

De beheerder die verantwoordelijk is voor I-9S moet herinneringen creëren wanneer u werknemers inhuurt met tijdelijke werkvergunningen, zodat hun formulieren kunnen worden bijgewerkt wanneer die autorisaties veranderen of verlopen.

Titel afbeelding Deal met racisme Stap 10

4. Houd de trainingssessies jaarlijks. Regelmatig geplande training en opfriscursussen voor beheerders bieden een belangrijke verdediging in de gebeurtenis-discrepanties worden ontdekt tijdens een audit.

Idealiter moet u trainingssessies plannen nadat u uw jaarlijkse zelfaudit hebt voltooid, zodat u de juiste beheerders kunt informeren over eventuele gevonden fouten.

Zorg ervoor dat beheerders die verantwoordelijk zijn voor I-9S ook de antidiscriminatiebepalingen van de federale wetgeving begrijpen. Elk beleid moet consistent zijn en u moet geen extra of andere documentatie van een werknemer nodig hebben, eenvoudigweg omdat hij of zij een buitenlandse klinkende naam heeft.

Deel 2 van 3:

Het uitvoeren van zelfaudits

1. Overweeg contracting met een externe auditbedrijf. Een service van derden met ervaring Auditing I-9S kan fouten vinden die iemand op eigen personeel zou missen.

Het gebruik van een externe auditor kan een lange weg gaan naar het vaststellen dat u een goede trekking heeft gedaan om te voldoen aan de federale immigratiewetgeving.
Sommige bedrijven bieden advocaten voor auditverdediging en het uitvoeren van auditingdiensten. Zoek online of praat met andere eigenaren van kleine bedrijven om een service te vinden die het beste past bij de behoeften en budget van uw bedrijf.
IJs bevat jaarlijkse zelfaudits als onderdeel van de beste praktijken. In het geval dat een ijsinspectie fouten maakt, geeft het bewijs van reguliere zelfaudits een verdediging die u serieus bent over immigratiecursatie.
Als u geen externe auditbedrijf gebruikt, moet u een medewerker die normaal niet betrokken is bij het aanwerven of I-9-proces Audit uw I-9S.

Titel afbeelding Krijg een noodbeschermende volgorde Stap 3

2. Compileer een lijst met alle werknemers. U moet een I-9 hebben voor alle huidige werknemers, evenals diegenen die in de afgelopen drie jaar zijn beëindigd.

Misschien wilt u een spreadsheet maken met uw werknemersrooster, zodat u elke I-9 kunt bijhouden terwijl u uw audit uitvoert. Maak een rij voor elke medewerker die een I-9 nodig heeft en maak vervolgens kolommen voor een complete en nauwkeurige I-9, een I-9 die correctie vereist, of een ontbrekende I-9. Hiermee kunt u uw hele personeel in één oogopslag beoordelen.

Titel afbeelding Bereken federale belasting inhouding Stap 9

3. Verzamel I-9S voor alle werknemers. Trek alle formulieren die u hebt en vergelijk ze met uw lijst met werknemers om ervoor te zorgen dat u geen ontbrekende I-9S hebt.

U moet ook up-to-date i-9s bijhouden voor inactieve werknemers - iedereen die is ontslagen, maar in aanmerking komt voor herplaatsing, of die die momenteel worden verlof van afwezigheid.

Voor beëindigde werknemers, controleer of u ze moet behouden. Als de werknemer meer dan drie jaar geleden werd gehuurd, of gedurende een jaar geleden werd beëindigd, kunt u die werknemer I-9 vernietigen.

Maak een notitie van alle I-9S die u spoelt uit uw records met de naam van de werknemer en de datum waarop de I-9 werd gezuiverd. Verscheur vervolgens de I-9.

4. Evalueer elke I-9. Controleer zorgvuldig elk deel van elk formulier met behulp van de richtlijnen die in het I-9-handboek zijn gepubliceerd, gepubliceerd door USCIS.

De werknemer moet sectie 1 van zijn of haar I-9 voltooien, die naam, adres, meisjesnaam en geboortedatum bieden. De werknemer moet dan zijn of haar sofinummer en teken of datum van het formulier opgeven.

Als een formulier niet correct is ingevuld, moet u meteen met de werknemer praten over het corrigeren van de fout of de tekortkoming.

Bekijk de informatie in het formulier over de door de werknemer geleverde documenten. Als die documenten zijn verlopen of moeten worden bijgewerkt, vraagt u de werknemer om de huidige documentatie te verstrekken.

Zorg ervoor dat de gecontroleerde documenten op het formulier correct zijn opgesomd en dat fotokopiezigingen van de gecontroleerde documenten zijn opgenomen met de I-9 van de werknemer.

Maak een notitie op uw rooster of spreadsheet die opnieuw verificatie van de documenten van de werknemer vereist is. Wanneer u huidige documenten ontvangt en bekijkt, kunt u uw spreadsheet bijwerken met de datum waarop de documenten opnieuw worden geverifieerd.

Hoewel het maken van fotokopieën van documenten niet vereist is, als fotokopieën worden gemaakt, moeten ze leesbaar zijn en moet worden vastgehouden samen met het I-9-formulier waarnaar ze zich verhouden.

Titel afbeelding Vind de status van een socialezekerheidsclaim Stap 14

5. Corrigeer eventuele fouten. In plaats van simpelweg de werknemer een nieuw formulier invullen, moet u de specifieke processen volgen die door USCIS zijn vastgelegd om een foutieve I-9 te corrigeren.

Sommige vormen moeten mogelijk worden bijgewerkt - bijvoorbeeld als een werknemer is getrouwd en zijn of haar achternaam is veranderd.

In de meeste gevallen kunt u eenvoudig de informatie in het oorspronkelijke formulier corrigeren. Sla de onnauwkeurige informatie uit en voeg je correctie toe. Sterk vervolgens de correctie en schrijf de datum van de correctie.

Maak een notitie op je selectie van de correctie en de datum waarop het werd gemaakt.

Als de fout niet eenvoudig kan worden gecorrigeerd, zoals door eenvoudigweg door de onjuiste informatie en het schrijven van de juiste informatie erboven, moet u de werknemer een nieuwe I-9 voltooien. Bevestig de oude, onjuiste I-9 aan de nieuwe, correcte. Vernietig of gooi de oude I-9 niet weg en ga niet terug de nieuwe.

Titel afbeelding Vind de status van een socialezekerheidsclaim Stap 11

6. Werk met werknemers om ontbrekende I-9S te voltooien. Als een huidige werknemer geen I-9 heeft voltooid, heeft hem of haar nodig om de bovenkant van een formulier in te vullen en de juiste documentatie in te dienen.

Als een werknemer geen I-9 heeft en u er een maakt om de tekortkoming te dekken, moet u ervoor zorgen dat u het niet gaat omgaan. Integendeel, u moet de datum gebruiken waarop de ondersteunende documenten van de werknemer worden beoordeeld.

Let op de oprichting van de nieuwe I-9 op uw werknemersrooster als een corrigerende maatregelen en omvat de datum waarop de nieuwe I-9 is voltooid.

Als er een ontbrekende I-9 is voor een medewerker die is beëindigd, neemt u een notitie met betrekking tot de afwezigheid en houd deze nota met uw I-9S voor dezelfde tijd als u die werknemer I-9 nodig heeft.

Deel 3 van 3:

Omgaan met ijsinspecties

1. Ontvang uw kennisgeving van inspectie (NOI). Het ijsinspectieproces begint wanneer u wordt geserveerd met een NOI die u dwingt om uw I-9-formulieren voor auditing in te dienen.

Uw kennisgeving geeft aan hoe de inspectie zal plaatsvinden. In sommige gevallen kunt u een Ice Officer laten verschijnen op uw bedrijf om de inspectie uit te voeren. In anderen moet je eenvoudig je formulieren mailen naar het juiste ijsveldkantoor.
U ontvangt mogelijk een dagvaarding of warrant die uw formulieren eist in plaats van een kennisgeving. Hoewel u drie dagen hebt om de documenten in te dienen die vereist zijn door een NOI, moet u documenten in een dagvaarding of rechtvaardigen onmiddellijk produceren.

Titel afbeelding Verwijder een overleden persoon uit een daad Stap 17

2. Overweeg een advocaat te raadplegen. Als u zich zorgen maakt dat de I-9S die u indient, niet zal passeren, moet u zo snel mogelijk contact opnemen met een ervaren advocaat om uw opties te bespreken.

Zoek naar een advocaat die ervaring heeft met ijs en USCIS, en die I-9 wettelijke vereisten en procedures begrijpt.

Titel afbeelding Registreer een bedrijf in India Stap 16

3. Verzamel je I-9S. U hebt slechts drie werkdagen vanaf de datum waarop u met een NOI wordt geserveerd om uw I-9S in te dienen bij de auditor.

ICE kan aanvullende ondersteunende documentatie aanvragen, zoals een kopie van uw payroll, lijst met uw huidige werknemers, of bedrijfsdocumenten, zoals uw Operational Licening-Oarticles of Incorporation.

Nadat het ijs uw documenten ontvangt, analyseert een auditor ze voor volledigheid en nauwkeurigheid.

Als u jaarlijkse zelfaudits uitvoert, wilt u misschien overwegen om de resultaten van deze audits in te stellen aan ijs, samen met uw I-9S. Dit omvat alle noten die u hebt gemaakt over vermiste of gecorrigeerde I-9S en spreadsheets die u hebt gemaakt tijdens uw zelf-audit. Deze rapporten demonstreren dat u een goede tredelijke inspanning hebt gedaan om aan de wet te voldoen.

Als u uw I-9S elektronisch opslaat, moet u de officier toegang geven aan uw formulieren, samen met software of hardware die nodig is om ze te bekijken.

Titel afbeelding Krijg een straatverbinding Stap 18

4. Ontvang uw melding van inspectieresultaten. Zodra de audit is voltooid, ontvangt u een kennisgeving van ijs uitgelegd wat de accountant is gevonden en welke acties zullen volgen.

Als de auditor geen problemen vindt met uw formulieren, ontvangt u een nalevingsbrief waarin staat dat u in overeenstemming bent met de federale immigratiewetgeving.

De auditor kan discrepanties vinden die vermoedens verhogen Een bepaalde werknemer is mogelijk niet gemachtigd om te werken. In deze gevallen hebben u en de werknemer de mogelijkheid om extra documentatie te presenteren die de werknemer bewijst, is bevoegd om te werken.

Als de auditor aanzienlijke verificateschendelingen vindt, ontvangt u mogelijk een kennisgeving van intentie om te boeten. Deze kennisgeving is gereserveerd voor papierwerk-discrepanties waarin de auditor aanvullend bewijs of reden heeft om te geloven dat de fouten waren weten en opzettelijk.

Houd er rekening mee dat boetes kunnen worden beoordeeld voor onnauwkeurig of onvolledig papierwerk dat niet voldoet aan de federale immigratierecht, zelfs als al uw werknemers gemachtigd zijn om in de U te werken.S.

Titel afbeelding Krijg een handelsmerk Stap 18

5. Maak alle vereiste correcties. Als de auditor technische of procedurele storingen vindt, heeft u typisch tien dagen om die formulieren te corrigeren.

Als de formulieren niet binnen tien dagen worden gecorrigeerd, worden de fouten als substantiële overtredingen beschouwd en wordt u een kennisgeving van de intentie gestuurd om te boeten.

U kunt bijvoorbeeld een werknemer hebben die een u is.S. burger en is bevoegd om in de U te werken.S., Maar het rijbewijs dat hij voorziet voor identificatie is nu verlopen. Deze I-9 moet worden bijgewerkt na verificatie dat het individu zijn licentie heeft vernieuwd door de nieuwe vervaldatum op te nemen.

Titel afbeelding Claim Compensatie voor Whiplash Stap 32

6. Vraag een hoorzitting aan. Als IJs u een kennisgeving van intenties stuurt (NIF), heeft u de mogelijkheid om te onderhandelen over een nederzetting of het aanvragen van een hoorzitting.

U hebt 30 dagen na ontvangst van uw NIF om een hoorzitting aan te vragen. Lees uw NIF om de procedurele vereisten en deadlines te leren voor het indienen van uw reactie.

Ook al vraagt u een hoorzitting, kunt u doorgaan met het onderhandelen over een nederzetting.

Houd er rekening mee dat de boetes meestal alleen worden beoordeeld voor het kennen van overtredingen. Je kunt jezelf verdedigen tijdens een immigratie-audit door te bewijzen dat je te goeder trouw moest doen om te voldoen aan de federale wet, zelfs als sommige fouten door de scheuren gleed.

Titel afbeelding Claim Compensatie voor Whiplash Stap 39

7. Betoog je zaak. Bij je hoorzitting heb je de mogelijkheid om jezelf te verdedigen tegen de claims van de auditor.

Documentatie van zelfaudits en uw schriftelijke beleid en procedures dient als bewijs voor een goede trouwverdediging. U kunt beweren dat u een goede trekking hebt gedaan om te voldoen aan de wet die zelfaudits en schriftelijke beleidsmaatregelen zijn aangemaakt en operationeel is voordat u een kennisgeving van inspectie van ijs ontving.

Andere factoren kunnen ook worden beargumenteerd om de beoordeelde boetes tegen u te verzachten. De rechter houdt rekening met de grootte van het bedrijf, of u nu op het seizoen werkt, en de omzet van de mate van werknemers.

Deel in het sociale netwerk: