Hoe een bedrijfscontinuïteitsplan te maken

BCPS bieden procedures voor hoe werkgevers en werknemers in contact blijven en hun banen blijven doen in het geval van een ramp of noodsituaties, zoals een brand op kantoor.Helaas nemen veel bedrijven nooit de tijd om een ​​dergelijk plan te ontwikkelen, meestal omdat ze niet het gevoel hebben dat het noodzakelijk is. Het creëren van een uitgebreide BCP maakt u echter in staat om het vermogen van uw bedrijf om door te gaan met het bedrijfsleven zoals gebruikelijk tijdens of na aanzienlijke verstoringen aan bedrijfsactiviteiten.

Stappen

Methode 1 van 4:
Begrijpen wat een goed bedrijfscontinuïteitsplan maakt
  1. Titel afbeelding Maak een bedrijfscontinuïteitsplan Stap 1
1. Accepteer de potentiële bedreigingen en risico`s met uw bedrijf. De mogelijkheid van een verstoring van het afsluiten van uw bedrijfsactiviteiten is eng om over na te denken, maar u moet altijd voorbereid en bereid zijn om te accepteren dat risico`s en bedreigingen onrust voor uw bedrijf kunnen veroorzaken. Zodra u eenmaal kunt accepteren dat ongeplande risico`s en bedreigingen verwoestende resultaten kunnen hebben op bedrijfsactiviteiten, kunt u dan een plan maken dat ervoor zorgt dat zowel de activa en het personeel van uw bedrijf voldoende beschermd zijn.
  • Maak een lijst met mogelijke risico`s en hun impact op uw bedrijf. De dood van een sleutelpersoon zal bijvoorbeeld niet doorgaans resulteren in het afsluiten van de deuren voor een tijdje, maar kan ernstig beïnvloeden van resultaten, leveranciersrelaties en klantenservice.
  • Na het identificeren van risico`s, sorteer ze dan door impact en levensonderhoud om uw planning te prioriteiten.
  • Titel afbeelding Maak een bedrijfscontinuïteitsplan Stap 2
    2. Verwar geen bedrijfscontinuïteitsplannen met rampenherstelplannen. Zakelijke continuïteitsplannen worden soms aangeduid als rampenherstelplannen en de twee hebben veel gemeen. Rampenherstelplannen moeten worden georiënteerd op zakelijke herstel na een ramp en het mitigeren van de negatieve gevolgen van een ramp. Businesscontinuïteitsplannen hier daarentegen gericht op het creëren van een actieplan dat zich richt op het voorkomen van de negatieve gevolgen van een ramp van het voorkomt.
  • Titel afbeelding Creëer een bedrijfscontinuïteitsplan Stap 3
    3. Overweeg de potentiële bedreigingen / risico`s voor het bedrijf. Business Impact Analysis-plannen bekijken de mogelijke gevolgen voor uw bedrijf wanneer het vermogen om te functioneren en het proces is verstoord door een bedreiging of risico. Als gevolg hiermee kunt u een BIA maken om te bepalen welke problemen, risico`s en bedreigingen die uw bedrijfscontinuïteitsplan moet aanpakken. U moet rekening houden met de mogelijke effecten die een verstoring van bedrijfsactiviteiten kan veroorzaken, zoals:
  • Verloren inkomsten en verkoop
  • Verhoogde uitgaven
  • Klantbeurt / ontevredenheid
  • Tardiness in service levering
  • Regulatory-boetes
  • Vertraging / onvermogen om toekomstige bedrijfsplannen te beginnen.
    • Methode 2 van 4:
    Bepalende sleutelherstelmiddelen
    1. Titel afbeelding Creëer een bedrijfscontinuïteitsplan Stap 4
    1. Maak een lijst met belangrijk interne personeel. Na het optreden van een gebeurtenis die de normale bedrijfsbewerkingen verstoort, moet u snel belangrijk personeel mobiliseren om een ​​BCP met succes uit te voeren. Maak een lijst met interne sleutelpersoneel en back-ups --- Dit zijn de medewerkers die posities vullen zonder welke uw bedrijf absoluut niet kan functioneren. Maak de lijst zo groot als nodig, maar zo klein mogelijk.
    • Maak een lijst met alle belangrijke interne medewerkers met alle contactgegevens inclusief zakelijke telefoon, huistelefoon, mobiele telefoon, pager, zakelijke e-mail, persoonlijke e-mail, en een andere mogelijke manier om contact met hen op te nemen in een noodsituatie waarin normale communicatie niet beschikbaar is.
    • Overweeg welke taakfuncties kritisch nodig zijn om elke dag door te gaan. Je moet nadenken over wie die posities vult wanneer de primaire taakhouder op vakantie is.
    • Vergeet niet dat sleutelpersoneel niet alleen high-ranking executives omvat. Bijvoorbeeld, een debiteuren voor mid-level-debiteuren kan bijvoorbeeld verantwoordelijk zijn voor het verwerken van rapporten die van invloed zijn op AR-leningen of -collecties, die de hoeveelheid beschikbare bedrijfsresultaten aanzienlijk beïnvloeden. De ontvangstbewerker moet worden beschouwd als sleutelpersoneel, omdat de functies van die persoon de toegang van het bedrijf tot kapitaal verstrekt door de verwerking van vorderingen en het verzamelen van fondsen.
  • Titel afbeelding Maak een bedrijfscontinuïteitsplan Stap 5
    2. Document kritieke zakelijke apparatuur. On-site bedrijfscomputers bevatten vaak de meest kritieke informatie die u en uw werknemers moeten kunnen hebben om toegang te krijgen tot zelfs bij het werken van off-site. U moet een lijst met kritieke apparatuur / gegevens maken en een strategie creëren voor een veilige toegang in het geval van een verstoring.Vergeet geen software die vaak als kritieke apparatuur zou worden beschouwd, vooral als het gespecialiseerde software is of als het niet kan worden vervangen.
  • Met deze lijst moet worden opgeslagen voor wachtwoorden, identificatiegegevens en de locatie van sleutelbestanden.
  • Sommige bedrijven kunnen niet zo`n uren functioneren zonder een faxapparaat.Vertrouw je zwaar op je kopieermachine?Heb je speciale printers die je absoluut moet hebben?
  • Titel afbeelding Maak een bedrijfscontinuïteitsplan Stap 6
    3. Identificeer kritieke documenten. U moet alle documentatie opstellen die nodig is om uw bedrijf opnieuw te starten in het geval van een brand of een andere ramp die kritieke documenten op het terrein vernietigt. Zorg ervoor dat u een alternatieve kopieën heeft in fysieke opslag Offsite en manieren om toegang te krijgen tot kritieke documenten, zoals artikelen van incorporatie en andere rechtshandels, nutsacties, bankinformatie, kritische HR-documenten, building-leasepapieren, belastingaangiften en andere kritieke documenten.
  • Je moet overwegen wat het actieplan zou zijn als er een totale faciliteitsverlies was.Zou u weten wanneer u de lening betaalt op uw bedrijfsvoertuigen?Aan wie stuurde u de betaling voor uw e-mailservices?
  • Titel afbeelding Creëer een bedrijfscontinuïteitsplan Stap 7
    4. Identificeren wie telecommute kan. In het geval dat bedrijfsactiviteiten niet kunnen doorgaan op de reguliere locatie, is telecommuting van huis een geweldige manier voor werknemers om werkzaamheden te blijven doen zoals gebruikelijk. Het vermogen van uw werknemers om te werken, zelfs wanneer weg van het kantoor, zal betekenen dat ten minste enkele van de vertragingen bij het uitvoeren van werk zoals gewoonlijk kunnen worden vermeden. Sommige mensen in uw bedrijf zijn misschien perfect in staat om zaken uit een thuiskantoor te doen.
  • Ontdek wie en die niet thuis kan werken vanwege de beperkingen van internetverbindingen of andere problemen, en zorg ervoor dat u uw werknemers de nodige middelen voor telewerken verstrekken.
    • Methode 3 van 4:
    Het creëren van uw bedrijfscontinuïteitsplan
    1. Titel afbeelding Creëer een bedrijfscontinuïteitsplan Stap 8
    1. Identificeer opties voor onvoorziene apparatuur. Voorwaardelijke apparatuuropties zijn alternatieven voor apparatuur die kunnen worden gebruikt als en wanneer normale bedrijfsbewerkingen worden verstoord.
    • Waar zou u vrachtwagens huren als een ramp beschadigd of vernietigde voertuigen die in de normale gang van zaken worden gebruikt?Waar zou je computers huren??Kunt u een zakelijke service-uitlaat gebruiken voor kopieën, fax, afdrukken en andere kritieke functies?
    • Leveranciers van alternatieve apparatuur hoeven typisch niet specifiek te worden geïdentificeerd, tenzij ze uniek zijn en er al een arrangement is onderhandeld (zeer zeldzaam).
    • Het is belangrijker om de services, uitrustingen en / of middelen te identificeren die een substituut in staat is om te leveren. Het belangrijkste personeel dat is toevertrouwd met de verantwoordelijkheid van het beheer van de relatie met de substituut moet de nodige autoriteit hebben om relevante beslissingen te nemen.
  • Titel afbeelding Creëer een bedrijfscontinuïteitsplan Stap 9
    2. Identificeer uw Contingcy-locatie. Dit is de plaats waarmee u zaken doet, terwijl uw primaire kantoren niet beschikbaar zijn.
  • Het kan een hotel zijn - veel van hen hebben zeer goed uitgeruste bedrijfsfaciliteiten die u kunt gebruiken.Het is misschien een van de kantoren van uw aannemers, of het kantoor van uw advocaat.
  • Een opslagruimte in de buurt van uw reguliere site kan een geweldige plek zijn om producten in een snuifje te verhuizen en op te slaan.
  • Misschien is telecommuting voor iedereen een haalbare optie.
  • Als u een geïdentificeerde tijdelijke locatie heeft, neemt u een kaart op naar de locatie in uw BCP. Waar het ook is, zorg ervoor dat u alle passende contactgegevens (inclusief namen van mensen) hebt.
  • Titel afbeelding Creëer een bedrijfscontinuïteitsplan Stap 10
    3. Maak een "Hoe" sectie in uw BCP. Het moet stapsgewijze instructies bevatten over het uitvoeren van de BCP en het adres wat u moet doen, wie het moet doen, en hoe. Maak een lijst van elke verantwoordelijkheid en noteer de naam van de daaraan toegewezen persoon.Doe ook het omgekeerde: voor elke persoon, vermeld de verantwoordelijkheden.Op die manier, als u wilt weten wie de verzekeringsmaatschappij zou moeten bellen, kunt u opzoeken "Verzekering", En als je wilt weten wat Joe Doe doet, kun je er onder kijken "Joe" Voor die informatie.
  • Titel afbeelding Creëer een bedrijfscontinuïteitsplan Stap 11
    4. Document externe contacten. Als u kritieke verkopers of aannemers heeft, bouwt u een speciale contactlijst op die een beschrijving van het bedrijf (of individuele) en eventuele andere absoluut kritische informatie over hen omvat, inclusief contactgegevens.
  • Inclusief in je lijst Mensen zoals attentes, bankiers, IT-consultants...Iedereen die je misschien moet bellen om te helpen bij verschillende operationele problemen.
  • Vergeet geen nutsbedrijven, gemeentelijke en communitykantoren (politie, vuur, water, ziekenhuizen) en het postkantoor!
  • Titel afbeelding Maak een bedrijfscontinuïteitsplan Stap 12
    5. Zet de informatie samen! Een BCP is nutteloos als alle informatie op verschillende plaatsen is verspreid. Een BCP is een referentiedocument en het moet allemaal bij elkaar worden gehouden in iets als een 3-ringbindmiddel.
  • Maak veel kopieën en geef er een aan elk van je belangrijkste personeel.
  • Houd verschillende extra exemplaren op een off-site locatie, thuis en / of in een kluis.
    • Methode 4 van 4:
    Het implementeren van uw bedrijfscontinuïteitsplan
    1. Titel afbeelding Creëer een bedrijfscontinuïteitsplan Stap 13
    1. Communiceer de BCP aan relevante werknemers. Zorg ervoor dat alle medewerkers die mogelijk kunnen worden beïnvloed door een verstoring de BCP hebben gelezen en begrijpen. Neem de tijd om ervoor te zorgen dat werknemers op de hoogte zijn van hun relevante rollen bij de implementatie en uitvoering van het beleid.
  • Titel afbeelding Maak een bedrijfscontinuïteitsplan Stap 14
    2. Geef essentiële BCP-planinformatie aan niet-key personeel. Laat dingen niet aan het toeval! Zelfs als het belangrijkste personeel wordt geïnformeerd over hun rol onder de BCP, moet u er nog steeds voor zorgen dat alle medewerkers op de hoogte zijn van het opbouwen van evacuatieprocedures, evenals onvoorziene locaties. Op deze manier zal de onvoorziene afwezigheid van het belangrijkste personeel niet beletten niet-sleutelpersoneel om te weten hoe te reageren op onderbrekingen van bedrijfsactiviteiten.
  • Titel afbeelding Creëer een bedrijfscontinuïteitsplan Stap 15
    3. Plan over het wijzigen en bijwerken van uw BCP. Het maakt niet uit hoe goed uw BCP, het is waarschijnlijk dat er verstoringsevenementen zijn die niet in uw plan zijn voorzien. Open zijn voor het bijwerken en / of wijzigen van uw BCP in het licht van aanvullende informatie en / of gewijzigde omstandigheden. Elke keer dat er iets verandert, update alle exemplaren van uw BCP en laat het nooit uit de datum komen.

    • Video

    Door deze service te gebruiken, kan sommige informatie worden gedeeld met YouTube.

    Tips

    Vertrouw niet op een brandwerende kluis om uw computermedia op te slaan.De meeste vuurvaste kluizen zijn ontworpen voor papier- een CD, DVD, floppy disk of een magnetische tape zal smelten.Ontvang een media veilig voor die items.Beter nog, bewaar gegevens Off-site op een cloudplatform!
    Deel in het sociale netwerk:
    Vergelijkbaar