Hoe een ontslagbrief te accepteren (met afbeeldingen)

Een van de meer uitdagende aspecten van het beheren van werknemers heeft het gaat om het vertrek van een werknemer.Het hebben van een gestructureerd scheidingsbeleid dat van tevoren is, zal u helpen te weten hoe u een ontslagbrief kunt accepteren.Met behulp van enkele fundamentele handelsmanagementvaardigheden kunt u leren om de beslissing van een werknemer op een minnelijke manier op te nemen van uw bedrijf.

Stappen

Deel 1 van 3:

Zorg voor zaken (administratieve details)

1. Ontwikkel een logisch systeem voor het hanteren van ontslagletters. Je lijkt onprofessioneel als je geen duidelijke, beknopte manier hebt om met uitgaande werknemers te handelen.

Het kan gunstig zijn om generieke scheidingsinformatiepakketten te hebben om te geven aan het aftreden van werknemers. Als ze met hun ontslag naar je toe komen, zullen ze waarschijnlijk met je praten over het maken van de stappen die nodig zijn om de overgang uit je bedrijf zo soepel mogelijk te maken. Bied ze professioneel advies en onderhoud een gestructureerde omtrek voor items zoals Severance-pakketten, zie kennisgevingvereisten, het leveren van een doorstuuradres voor definitieve beloning en einddata van werkgelegenheid.

Titel afbeelding Accepteer een ontslagbrief Stap 2

2. Bepalen wanneer tegenoffers worden gemaakt. Elk ontslag is anders en betreft verschillende feitelijke scenario`s. Als werkgever moet u bepalen wanneer tegenaanbiedingen aanvaardbaar zijn en wanneer u de werknemer eenvoudigweg laat gaan. Sommige werkgevers hebben een beleid van nooit proberen een werknemer te behouden die schijnbaar niet wil zijn. Een beleid dat enige onderhandeling mogelijk maakt, kan echter voordelig zijn, vooral wanneer de werknemer waardevol is voor uw team.

Als het individu bijvoorbeeld een ontslagbrief verzendt een hoge rangorde of uitvoerend in uw bedrijf, wilt u misschien zijn of haar zorgen begrijpen en ze corrigeren, zodat de werknemer blijft.

Titel afbeelding Accepteer een ontslagbrief Stap 3

3. Ontwerp een antwoordbrief.Inbegrepen in uw standaard ontslagacceptatiesysteem moet een antwoordbrief zijn.De brief moet aangeven dat u het verlies van de werknemer betreurt, maar respecteert en hun beslissing begrijpt.Informeer hen over de datum waarop u de brief en de datum van hun laatste werkdag ontving.Wees hartelijk en wens uw uitgaande werknemer het beste.

Een steekproefletter kan lezen:
"Geachte [Naam van werknemers],
Ik heb spijtig uw ontslagbericht ontvangen over [DATUM BELASTINGENBERICHT IS INGEDIEND].Uw ontslag is goedgekeurd en uw laatste werkdag is [Datum van de laatste werkdag].Het was een plezier met je en namens het hele bedrijf, ik wil je geluk wensen in alle toekomstige inspanningen.Richt eventuele vragen op dit kantoor.Bedankt voor je vele jaren van dienst.
Oprecht, [Uw naam]."

Titel afbeelding Accepteer een ontslagbrief Stap 4

4. Bescherm vertrouwelijke bedrijfsinformatie.Als uw bedrijf een individuele toegang heeft tot bedrijfscreditcards, bankrekeningen, auto`s of laptops of andere elektronische apparatuur, zorgen ervoor dat deze worden geretourneerd.Nadat ze vertrekken, elimineer de toegang van de werknemer naar het kantoor via beveiligingskaarten en wijzigingsinstallatie-informatie.Bescherming van uw bedrijf en zijn eigendom moet bovenaan uw prioriteitenlijst staan bij het overwegen van hoe u een ontslagbrief accepteert.

Als werknemers verplicht zijn om een niet-concurrentovereenkomst te ondertekenen als onderdeel van het inhuurproces, bekijk dit document met de werknemer op het moment dat u hun ontslag accepteert.Dit zorgt ervoor dat ze zich volledig bewust zijn van hun beperkingen bij het vrijgeven van bedrijfsinformatie en contact opnemen met klanten of medewerkers van het bedrijf.

Titel afbeelding Accepteer een ontslagbrief Stap 5

5. Afronden.Als de aftredende medewerker zich in het midden van een project of deal bevindt, laat ze dan afmaken.Als het voor hen onmogelijk is om hun huidige werklast te voltooien voordat ze vertrekken, laat ze dan een rapport opstellen waarin wordt geschetst wat er is gedaan en wat is ongedaan gemaakt.Laat ze weten wat van hen wordt verwacht voordat ze het bedrijf verlaten.

Instrueer de werknemer om een lijst te bieden van belangrijke e-mailadressen, telefoonnummers en computerbestanden voor hun vervanging.

Verzoek om de werknemer een doorstuuradres oplevert voor hun belastingafschriften en het laatste salaris.

Titel afbeelding Accepteer een ontslagbrief Stap 6

6. Een einddatum vaststellen.Meestal mandaat human resources richtlijnen dat de werknemer ten minste twee weken opmerkt voordat het ontslag neemt.Aan het einde van de twee weken is de werknemer vrij om te vertrekken.Op basis van wat u weet van de huidige werklast van de werknemer, kunt u of niet verzoeken om die deadline uit te breiden.Einddatums kunnen variëren met de positie van de werknemer binnen het bedrijf - individuen met meer verantwoordelijkheden zullen meestal langer moeten wachten voordat het bedrijf officieel het bedrijf verlaat dan werknemers voor junior rank-en-bestand.

Verschillende staten hebben verschillende wetten met betrekking tot kennisgeving. Bijvoorbeeld, in Kansas, hoeft een medewerker geen kennisgeving te geven wanneer hij of zij stopt. Sommige staten kunnen echter vooraf kennisgeving vereisen. Zorg ervoor dat u uw lokale wetten controleert om ervoor te zorgen dat de vastgestelde einddatum geldig is.

Titel afbeelding Accepteer een ontslagbrief Stap 7

7. Werk aan het inhuren van een vervanging.Het pad naar het vervangen van de werknemer die met een andere medewerker vertrekt, zou onmiddellijk moeten beginnen.Zoek de selectie van uw bedrijf voor een aanvaardbare kandidaat.Vraag de uitgaande medewerker voor suggesties over wie zij denken dat het een goede pasvorm zou zijn voor de positie.Als er geen gekwalificeerde werknemers in uw bedrijf bestaan, opent u het inhuurproces op externe kandidaten.Het lokaliseren en opleiden van de vervanging van de uitgaande werknemer in een snelle en tijdige manier zal ervoor zorgen dat workflowonderbreking wordt geminimaliseerd.

Als u de vervanging van de vertrekkende medewerker kunt inhuren voordat ze vertrekken, sta hen toe om te trainen onder de uitgaande medewerker.Dit garandeert een soepele overgang.

Titel afbeelding Accepteer een ontslagbrief Stap 8

8. Voer een exit-interview uit.Een exit-interview geeft de vertrekkende medewerker een kans om over hun ervaring met u te praten en uit te drukken wat zij in hun specifieke afdeling of in het algemeen in het algemeen worden gewerkt.Moedig je vertrekkende medewerker aan om eerlijk te zijn in hun evaluatie van het bedrijf, zijn collega`s en management tijdens het exit-interview.Luister aandachtig en gebruik hun inzichten als een kans om te leren hoe je hun vervanging het beste kunt identificeren en de verwachtingen voor de persoon aanpassen aan de positie.

Vergeet niet meer te weten te komen over waarom de werknemer wil vertrekken wanneer u het exit-interview uitvoert.Er zal meestal een reden zijn in de ontslagbrief, maar het is een goed idee om dieper te verdiepen in wat kan worden gedaan om de werknemer te laten blijven.

Deel 2 van 3:

Een tegenoffer maken

1. Bepaal of u de ontslag van de werknemer wilt accepteren.Onderhandelen met een werknemer om te blijven is meestal een goed idee als je het kunt veroorloven, vooral als ze vele jaren hebben met het bedrijf, veel institutionele kennis en waardevolle contacten die hem of haar naar hun nieuwe positie kunnen volgen.

Titel afbeelding Accepteer een ontslagbrief Stap 10

2. Ontdek zoveel als je kunt over de redenen van de werknemer om het bedrijf te verlaten.Gebruik deze verklaring om te beslissen of de werknemer kan worden onderhandeld met.Als uw werknemer vertrekt omdat ze hun werk haten, probeer ze niet in de buurt te houden.Echter, als ze vertrekken om een betere baan na te streven - met meer vrijheid, betere beloning, of meer prestige - zou je kunnen overwegen om ze eruit te praten door een tegenbak te maken.

Titel afbeelding Accepteer een ontslagbrief Stap 11

3. Vertragel niet het onvermijdelijke.Vaak zal een counteroffer om een medewerker vast te houden, ze op de lange termijn niet aan uw bedrijf te houden.Er kunnen redenen zijn die ze hebben toegelaten waarnaar ze ervoor zorgen dat ze je bedrijf willen verlaten.Dit wil niet zeggen dat je werknemer liegt, maar ze kunnen zelfs geloven dat hun huidige positie het waard is om alleen voor geld te houden.Meestal vertrekken werknemers niet alleen vanwege de grootte van hun salaris. Ze in de buurt houden is een tijdelijke oplossing die het best wordt vermeden.

Titel afbeelding Accepteer een ontslagbrief Stap 12

4. Overweeg het bericht dat u verzendt.Als andere medewerkers wind krijgen van het feit dat u een tegenoffer hebt gemaakt voor uw aftredende medewerker om ze te laten blijven, kunnen de anderen u zien als wanhopig om mensen van het schip te houden.Bovendien kunnen ze het gevoel hebben dat ze ook naar andere werkmogelijkheden moeten kijken en dreigen te vertrekken om een raise of promotie te krijgen.

Titel afbeelding Accepteer een ontslagbrief Stap 13

5. Druk de werknemer niet onder druk om te blijven.Als hun geest bestaat, krijg je niets door op hen te leunen om te blijven.Niet vergeven of twijfels verhogen over de kwaliteit van het bedrijf dat uw uitgaande medewerker lid is.Als de werknemer minder zeker is van zijn of haar beslissing om af te treden, waardoor ze stom, schuldig, of egoïstisch voelen door te stoppen, is niet alleen onprofessioneel en manipulatief, maar niet in je belangen.Dit onderhandelijke gedrag is onbecomineerd van een leider.

Onderdrukkende de werknemer om te blijven is slecht voor zowel hen als jij.Zonder de onderliggende redenen voor de ontevredenheid van de werknemer te oplossen, creëert u een recept voor latere teleurstelling wanneer ze besluiten om te vertrekken.

Titel afbeelding Accepteer een ontslagbrief Stap 14

6. Wees eerlijk.Beloof geen ontslagvrije werknemers nieuwe verantwoordelijkheden of een verandering in de kantoorcultuur als u er niet op kunt leveren.Dergelijke merkacity zal je uitgaande medewerker onnodig verbergen en laat ze met een slechte smaak in hun mond wanneer ze eindelijk beseffen dat er niets zal veranderen.

Zelfs als je goedbedoeld bent, stap je terug en vraag je wat mogelijk is en wat niet mogelijk is op je werkplek.Als uw medewerker bijvoorbeeld een baan wil die al anders is gevuld en zou het overbodig zijn om een identieke positie te creëren, wees eerlijk en laat de werknemer weten dat u ze niet kunt geven wat ze niet kunnen geven.

Deel 3 van 3:

Afscheid nemen en waardering tonen

1. Behoud uw kalmte.Behandel de berusting professioneel.Dit is vooral belangrijk wanneer u de ontslagbrief persoonlijk overhandigt en ontvangt de eerste kennisgeving van het vertrek van de werknemer.Reageer niet emotioneel.Als u negatief reageert, kan de werknemer beledigd raken en op u of hun collega`s worden uitgeworpen.

Een zure werknemer kan de paar weken in het bedrijf een nachtmerrie maken.
Reageren met verdriet, shock of verdriet, terwijl begrijpelijk, zou de situatie nog stressvol en moeilijker kunnen maken voor de ontslagmedewerker.
Voeg niet toe aan de stress en ongemak van de werknemer door ze te vragen (tenzij u ook een verbeterde salaris en voordelen aanbiedt).

Titel afbeelding Accepteer een ontslagbrief Stap 16

2. Bied de werknemer een aanbevelingsbrief aan.Deze moeten nauwkeurig beschrijven wat de verantwoordelijkheden van de werknemer waren.Werk met hen als ze in hun brief specificeren in hun brief over het werk deden dat ze voor je bedrijf deden, maar wees eerlijk en oprecht.Houd uw aanbevelingsbrieven en op het punt.Als het bedrijf dat de brief ontvangt vragen, nemen ze contact met u op.

Brieven van aanbeveling zullen variëren, maar een standaardvorm bestaat uit een aanhef ("Geachte SO-en-SO") - een beschrijving van hoe u weet dat de ontslaggeving in welke u uw ervaring met hem beschrijft, en een litanie van kwaliteiten die met hem beschrijft, Maak de werknemer aantrekkelijk voor u en, vermoedelijk, aan een andere werkgever.Verklaren dat de werknemer blijft uitblinken in hun gekozen beroep.Geef uw contactgegevens aan de voet van de brief en suggereert dat als de potentiële werkgever geïnteresseerd is, u beschikbaar bent om meer te spreken over de werknemer in kwestie.

Zorg voor concrete voorbeelden om een back-up te maken van elke lofverklaring die u maakt.Je zou bijvoorbeeld kunnen schrijven, "liet John Pehivild creativiteit zien bij het oplossen van ontwerpproblemen."Dan moet u drie of vier gevallen citeren waarin Johannes die creatief de bovengenoemde ontwerpproblemen heeft opgelost.

Titel afbeelding Accepteer een ontslagbrief Stap 17

3. Laat de bende het weten.Verzend een memo of e-mail naar de collega`s met ontslag van medewerkers die het ontslag kondigen.Laat ze spijtig weten dat de werknemer in kwestie vertrekt, en namens het bedrijf dat je ze goed wenst in hun toekomstige inspanningen.

Een aankondiging e-mail kan zoiets lezen, "het is met diepe spijt dat ik u moet meedelen dat de naam van de medewerker] naar een andere positie zal bewegen.Hun laatste dag is [laatste dag van de medewerker].Doe alsjeblieft mee om hem / haar goed te wensen in alle toekomstige inspanningen."

Titel afbeelding Accepteer een ontslagbrief Stap 18

4. Vier de beslissing van de werknemer.Hoewel je teleurgesteld bent om een goede werker (en misschien zelfs een goede vriend) te zien, is het belangrijk dat ze kennen dat hun werk en bijdragen werden gewaardeerd.Gooi een werkfeest aan het einde van hun laatste dag om het te laten weten.Als u geen kantoortijd van iedereen wilt afleggen, regelt u iedereen om te ontmoeten voor drankjes na het einde van de laatste werkdag van de werknemer.Als u denkt dat een meer intieme verzending geschikt is, laat dan een kleine teamlunch op de laatste dag van de werknemer.

Titel afbeelding Accepteer een ontslagbrief Stap 19

5. Laat de deur open.Verlengen de mogelijkheid om terug te keren als ze hun nieuwe werkgever vinden niet uit.Laat hen weten dat ze altijd een huis hebben bij uw bedrijf.

Het cultiveren van goede relaties met uitgaande werknemers is een goed bedrijf.Wanneer uitgaande werknemers het gevoel hebben dat hun werk gewaardeerd werd en werden ze gewaardeerd, ze zullen fungeren als goodwill-ambassadeurs voor uw bedrijf en aanbevelen uw bedrijf met andere potentiële werknemers en partnerbedrijven of agentschappen.De verbindingen die uw werknemerswinst in zijn of haar volgende positie wint, zou u ook ten goede kunnen komen, en ze kunnen klanten of andere potentiële werknemers op uw weg sturen.

Tips

De manier waarop u reageert op een berusting van de werknemer heeft rechtstreeks invloed op hoe de rest van uw medewerkers u zien en de uitgaande werknemer behandelen.Als u reageert met rancor, frustratie, wrok en teleurstelling, kunnen uw werknemers de uitgaande medewerker slecht behandelen.Of je nu teleurgesteld bent of opgetrokken bent, ze vertrekken, accepteren de beslissing van de werknemer om af te treden met een positieve houding.

Vereisen altijd werknemers om een schriftelijke kennisgeving van ontslag in te dienen.Verbale ontslag ("Ik stopte!") Kan later leiden tot claims van oneerlijke ontslag door werknemers.

Waarschuwingen

Brandende bruggen is nooit een goed idee, vooral bij het omgaan met een medewerker die een cruciale rol heeft gespeeld in het succes van uw bedrijf.

Elke staat heeft verschillende wetten over werkgelegenheidsrelaties. Zorg ervoor dat u begrijpt en voldoet aan alle staat en lokale wetten waar u werkt.

Deel in het sociale netwerk: