Hoe een liefdadigheidsevenement te doen: 11 stappen (met foto`s)

Het organiseren van een liefdadigheidsevenement is een nobele inspanningen, maar het is zelden zo eenvoudig als het ophalen van een teken, contant te verzamelen en veel bedankjes te zeggen.Om succes te garanderen, vereisen zelfs kleinere liefdadigheidsgebeurtenissen zorgvuldige planning, toewijding en een aanzienlijke investering van tijd en geld.Wees niet bang om een liefdadigheidsevenement te doen, maar - de beloningen van een succesvolle gebeurtenis (voor jou en de oorzaak) zijn de moeite waard.

Stappen

Deel 1 van 2:

Het organiseren van het evenement

1. Definieer een duidelijk doel.Tijdens het verhogen van geld voor een goed doel is een centrale component van een liefdadigheidsevenement, het is niet altijd het enige (of zelfs soms primaire) doel.Zodra u de oorzaak hebt bepaald die u wilt ondersteunen, neemt u de tijd om duidelijk te definiëren wat uw evenement kan doen om de meeste hulp te bieden.

Over het algemeen zijn er drie soorten liefdadigheidsevenementen: directe fondsenwerving, die inderdaad specifiek gericht zijn op het verhogen van geld-dienst / profiel verhogen, wat gericht is op de aandacht en / of vrijwilligers naar de oorzaak- en bevestiging van de steun, die in wezen openbaar zijn Bedankt-u aan supporters.
Elke charitatieve oorzaak heeft geld nodig, maar zou uw gekozen oorzaak ten minste net zo veel voordeel hebben van een groter publiek bewustzijn en ondersteuning?Maatwerk uw voorgestelde gebeurtenis om de behoeften van uw oorzaak het beste te bedienen.

2. Krijg toestemming om fondsen of bewustwording te verhogen.Om juridische en praktische redenen is het belangrijk om toestemming te verkrijgen voordat u een evenement uitvoert om een liefdadigheidsorganisatie te ondersteunen.Het laatste wat je wilt doen is de IRE van de groep tekenen die je probeert te helpen, of per ongeluk in "warm water" te krijgen door je goede bedoelingen.

Zelfs als u fondsen voor een persoon of familie verhoogt - bijvoorbeeld, met een spaghetti-diner om een gezin ten goede te komen dat zijn thuis is verloren voor een vuur - het is een goede gewoonte om eerst toestemming te vragen en toestemming te vragen en toestemming te vragen.De meeste mensen waarderen het goede doel in de behoefte, maar ze verdienen het recht om betrokken te zijn bij en het proces goedkeuren.

3. Stel een budget en een fondsenwervend doel in.Het vergt geld om geld in de zakenwereld te verdienen, en hetzelfde geldt voor het verhogen van geld voor het goede doel.U moet vóór het evenement een grondige budget vaststellen, zodat u een realistisch fondsenwervend doel kunt instellen.

Zorg bij het instellen van uw budget voor alles, inclusief de locatie, opgezet, voedsel, entertainment, veiligheid / beveiliging en verschillende andere incidentele kosten op basis van de aard van uw evenement.Het kan helpen om jezelf te visualiseren als een gast die het evenement bezoekt - wat zou je zien, doen en verwachten, en zijn die dingen allemaal bedekt met je budget?

Probeer een specifiek fondsenwervend doel in te stellen, niet alleen "zoveel mogelijk geld."Het hebben van een realistisch, duidelijk doel helpt je om je ideale gebeurtenis uit te plot en kan helpen bij het motiveren van vrijwilligers en donoren om dat doel te bereiken.Als u een liefdadigheidsevenement houdt voor een gevestigde organisatie, zoekt u hun hulp bij het bepalen van een redelijk doel.

4. Identificeer je doelgroep.Als er een liefdadigheidsevenement wordt uitgevoerd, begint het een beetje op een klein bedrijf te laten klinken, is daar een reden voor.Veel van dezelfde principes voor budgettering, marketing, logistiek en voorbereiden op de ongeplande vasthouden waar of u in geld gaat voor het goede doel of om de rekeningen te betalen.

Overweeg de aard van de oorzaak die u ondersteunt en de potentiële donorbasis het meest geschikt om het te ondersteunen.Als u bijvoorbeeld fondsen voor het lokale Symphony Orchestra verhoogt, kan bijvoorbeeld een stille veiling en diner in een countryclub in orde zijn.Of, als u op zoek bent naar de speeltoestellen in het lokale park, kan een gezinsvriendelijke straatcarnaval uw beste gok zijn.

Wees natuurlijk niet overmatig aanmatigend.Maak uw evenement gastvrij voor iedereen die de oorzaak wil ondersteunen.Zorg er gewoon voor dat de meest waarschijnlijke doelgroep wordt geserveerd.

5. Vestig een thema, ontwerp of focus.Zodra u uw doelen, budget, donorbasis en evenemententype hebt bepaald, kunt u werken aan de details van het maken van uw evenement om deze factoren idealiter te vertegenwoordigen.

Nogmaals, zoals een klein bedrijf, wil je een consistente "branding" creëren om je marketingmateriaal en de daadwerkelijke set-up en presentatie van het evenement te vertegenwoordigen.Link het aan de oorzaak die u ondersteunt.Een superheld thema kan bijvoorbeeld een goede keuze zijn voor een fondsenwerving die een kinderziekenhuis heeft.

Wees creatief maar budgetvriendelijk, natuurlijk.Onthoud dat het doel van het evenement is om geld en / of bewustzijn te vergroten voor een goed doel.

6. Sponsors aantrekken.Idealiter zou uw doel moeten zijn om de volledige kosten van het hosten van het evenement dat door sponsorschepen en donaties heeft gedekt, zodat 100% van het geld dat op het evenement is opgehaald naar de liefdadigheidsoorzaak kan gaan.Om dit te laten gebeuren, moet je agressief maar slim benaderen potentiële sponsors met een overtuigend "pitch" voor uw evenement en hun steun.

Zaken Krijg vele verzoeken om sponsoring en donaties aan liefdadigheidsoorzaken, dus je moet je inspanningen opvallen om je kansen van succes te verbeteren.Vertrouw niet alleen op de goedheid van uw oorzaak - maak een overtuigend geval waarom het ten goede komt aan de oorzaak en het ondersteunende bedrijf.

Presenteer een schriftelijk, gedetailleerd voorstel dat items beschrijft, zoals: de spraakmakende media / publieke / online aandacht die uw evenement zal tekenen - het hoogwaardige team- en verstandige budget dat u hebt geassembleerd - de specifieke aard van de erkenning van het bedrijf zal ontvangen, tot details zoals bannergrootte en logo-insluitsels in het programma.

Doe wat onderzoek van tevoren op de bedrijven die u kiest om te benaderen.Hoeveel liefdadigheidsevenementen hebben ze onlangs gesponsord / ondersteund, en op welk niveau?Zijn er patronen voor de soorten gebeurtenissen of goede doelen die ze hebben ondersteund?Wat voor soort erkenning lijkt hen aan te spreken?Kom naar je vergadering zo voorbereid als mogelijk.Je bent misschien een vrijwilliger, maar fungeert als een professional.

Deel 2 van 2:

Presentatie van het evenement

1. Vertel het verder.Er zijn nu meer opties dan ooit tevoren bij het adverteren van een evenement, van het uitdelen van flyers om deel te nemen aan een sociale media blitz.Gebruik elke weg tot uw beschikking om het bewustzijn op grote schaal te verspreiden, terwijl tegelijkertijd specifieke aandacht besteden aan marketingstrategieën die waarschijnlijk uw doel-donorbasis bereiken.

Je kunt niet echt te vroeg adverteren.Begin met het verspreiden van het woord zodra u de basisprincipes op hun plaats hebt (wanneer, waar, waarom), vervolgens uw marketingstrategie verfijnen terwijl u de details invult.
Zelfs in de digitale wereld van vandaag, zal het plaatsen van posters in het voorste venster van lokale bedrijven het bewustzijn van uw evenement helpen vergroten.Wees niet bang om hulp van lokale bronnen te vragen bij het adverteren van je fondsenwerving.Hetzelfde geldt voor het gebruik van sociale media - accepteer hulp wanneer en waar je ook kunt.

Titel afbeelding Get trouwen in Georgië Stap 12

2. Geen shortchange logistiek.Wanneer u de leiding heeft over een liefdadigheidsevenement, kunnen uw verantwoordelijkheden variëren van het bestellen van tabellen tot het boeken van entertainment om een menu te selecteren om de rode tape van de overheid te navigeren.Zoals opgemerkt vanaf het begin van dit artikel, zal de juiste planning de taak maken om te krijgen wat u nodig hebt (en wilt) wanneer en waar u het veel gemakkelijker nodig hebt.Goede onderhandelingsvaardigheden zullen ook erg handig zijn.

Veel bedrijven zijn bereid om gedoneerde items of kortingen voor liefdadigheidsevenementen te bieden, maar ze kunnen ook de hele tijd verzoeken krijgen en op zijn hoede zijn voor het ondersteunen van nog een andere.Wees klaar met een goede "pitch" voor het belang van uw oorzaak en de hulp die ze kunnen bieden, en zijn ook klaar om te onderhandelen over uw beste deal.Bieden meer prominente bewegwijzering die ze voor hun gedoneerde apparatuur kunnen bedanken, bijvoorbeeld of eenvoudig meerdere leveranciers benaderen om uw beste prijs uit te werken.

De behoefte aan overheidsvergunningen of licenties variëren sterk op basis van uw locatie en de aard van uw evenement.Als u een loterij- of kansspelen aanbiedt, alcohol verkoopt of het gebruik van het openbare eigendom (bijvoorbeeld een park of een afgesloten straat), zal uw kans om de overheidsruiming te eisen.Neem vroeg in het proces contact op met uw lokale overheid om te bepalen wat als de vergunningen en licenties u nodig heeft.

3. Monteer je beste team.Het krijgen van de juiste vrijwilligers voor een evenement is net zo belangrijk als het krijgen van de juiste werknemers voor een bedrijf.Je kunt het niet allemaal zelf doen, en hun capaciteiten om dingen gedaan te krijgen, zullen een lange weg gaan om het succes van je evenement te bepalen.

Je hebt waarschijnlijk niet de luxe om kieskeurig te zijn over wie je vrijwilligers zijn, maar je kunt attent zijn over welke rollen ze moeten plaatsen.Voer informele interviews uit om te bepalen welke vrijwilligers beter geschikt zijn voor de voorrollen, en die beter zijn voor achter de scènes werken.Wees duidelijk voor hen (en uzelf) dat elke rol cruciaal is voor het succes van het evenement.

Afhankelijk van de aard van uw evenement, kunt u ook gebruikmaken van een "hostcomité", wat meestal een groep grote donoren en / of lokale beroemdheden is die vooral daar zijn om wat Prestige aan uw evenement toe te voegen.Gebruik elk advies dat ze zich oordeel geven, maar onthoud ook dat ze alleen symboolse leiders zijn voor het evenement, terwijl u degene bent die de baas moet zijn.

Titel afbeelding Creëer een Home EHBO-kit Stap 5

4. Verwacht het onverwachte.Geen evenement, liefdadig of anders gaat uit zonder een hapering.Slecht weer, een defect geluidssysteem of zelfs een medisch noodgeval kan ingrijpen in uw perfect geplande gebeurtenis.Je kunt de mogelijke problemen en oplossingen voor hen brainstormen, maar je moet ook flexibel genoeg zijn om te "rollen met de stoten" terwijl je evenement plaatsvindt.

Neem een veiligheidsplan op hun plaats voor noodgevallen en overweeg of u beveiliging moet bieden, vooral als het evenement open is voor het publiek en een grote menigte wordt verwacht.Hoewel waarschijnlijk niet wettelijk verplicht is, wilt u misschien een aantal versie van "Openbare aansprakelijkheidsverzekering" overwegen als bescherming tegen grote, onvoorziene verstoringen.

5. Follow-up na uw evenement.Ouderwetse, handgeschreven bedank-u kan nog steeds een lange weg gaan bij het maken van een donor of vrijwilliger voelen zich speciaal en meer bereid om opnieuw te helpen.Nooit beknibbelen over het tonen van je waardering voor iedereen en iedereen die heeft geholpen het evenement een realiteit te maken.

Voor belasting en juridische doeleinden, bewaar een gedetailleerde schriftelijke registratie van elke donatie die u ontvangt.U kunt deze records ook gebruiken als een contactpersonen om mensen op de hoogte te houden van en betrokken bij de oorzaak en toekomstige evenementen.

Besteed altijd wat tijd na het evenement door wat werkte en wat niet deed.Denk na over wat je kunt leren van dit evenement om de volgende nog beter te maken.Zoek de meningen van vertrouwde vrijwilligers en donoren / supporters.

Deel in het sociale netwerk: