Hoe te boekenhoudt

Boekhouding, zoals boekhouding, is een van de nodige kwaden van het uitvoeren van een bedrijf. Ondanks wat velen kunnen denken, verwijzen deze twee termen naar verschillende processen. Boekhouding, zoals het hier zal worden besproken, verwijst naar het eenvoudig verzamelen van records van uitgaven en inkomsten en vervolgens deze transacties op een groot grootboek te plaatsen. Accounting is het proces dat boekhouding volgt en houdt in dat het omzetten van de informatie in het grootboek in nuttige bedrijfsstatistieken en rapporten. Gelukkig is de boekhouding de eenvoudiger van de twee en kan ze worden geleerd door de eenvoudige stappen hieronder te volgen.

Stappen

Deel 1 van 3:
Een systeem tot stand brengen
  1. Titel afbeelding Bookkeep Stap 1
1. Bepaal welk type systeem te gebruiken is. Het belangrijkste onderdeel van boekhouden is consistent. U wilt geen ontvangstbewijzen verliezen, vergeten om transacties op te nemen of dezelfde transactie tweemaal op te nemen, omdat dit een verkeerde voorstelling van de financiële gezondheid van uw bedrijf kan veroorzaken. De eenvoudigste manier om deze fouten in te vermijden door een consistent systeem in te stellen voor zowel registratietransacties in tijdschriften en het binnengaan van ze in het grootboek.
  • Dit systeem kan zo ingewikkeld zijn als een kassa-inkoopregister die in boekhoudsoftware of zo eenvoudig is als een doos vol ontvangsten en notities. Dit zal afhangen van het aantal transacties dat uw bedrijf dagelijks of wekelijks doet.
  • Titel afbeelding Bookkeep Stap 2
    2. Gebruik boekhoudsoftware. De eenvoudigste manier om ervoor te zorgen dat uw transacties op betrouwbare wijze worden vastgelegd, is investeren in een boekhoudprogramma zoals quickbooks, freshbooks of expensief. Deze zullen veel van het giswerk nemen om verschillende soorten transacties op te nemen en uw informatie duidelijk te presenteren. Veel van deze programma`s zijn gratis of op een gratis proefperiode beschikbaar voor een beperkte tijd.
  • Titel afbeelding Bookkeep Stap 3
    3. Gebruik een spreadsheet. Voor een meer handmatig systeem, probeer een spreadsheet in te stellen om transacties op te nemen. Dit kan handmatig worden gedaan, met fysieke transactie-tijdschriften of op de computer met een spreadsheet-programma. De opmaak van deze tijdschriften is aan u, maar het moet minimaal het volgende omvatten:
  • De naam van de leverancier / koper
  • Rekeningnummer
  • Kosten / inkomstensoort (E.g. Kantoorbenodigdheden, grondstoffen)
  • Datum waarop de factuur is ontvangen / gemaakt
  • Bedrag verschuldigd / betaald
  • Titel afbeelding Bookkeep Stap 4
    4. Wees consistent. Voor elk systeem dat u gebruikt, moet u uw transactiegegevens regelmatig invoeren en op dezelfde manier elke keer op dezelfde manier. Dit is er zeker van dat transacties niet over het hoofd worden gezien en dat u de meest actuele foto van de financiële gezondheid van uw bedrijf hebt. Bovendien is het een goed idee om een ​​regelmatig schema vast te stellen voor het overbrengen van informatie van de tijdschriften naar het grootboek, misschien op een wekelijkse of maandelijkse basis.
    • Deel 2 van 3:
    Transacties correct opnemen
    1. Titel afbeelding Bookkeep Stap 5
    1. Gebruik dezelfde boekhoudmethode voor alle inzendingen. De twee typen boekhouding zijn de geldmiddelen- en accruuele boekhoudmethoden. In wezen registreert de contante methode transacties wanneer het daadwerkelijke contant geld wijzigingen verandert, zoals wanneer een klant een artikel betaalt of wanneer u voor een kosten betaalt. De opbouwmethode is echter goed voor transacties wanneer die transactie optreedt, bijvoorbeeld wanneer de kosten worden gemaakt of wanneer een klanten een artikel kopen (maar niet noodzakelijkerwijs wanneer geld wijzigingen voor de transactie wijzigt). Welke methode die u kiest, is afhankelijk van uw eigen doelen en bedrijfsstrategieën.
  • Titel afbeelding Bookkeep Stap 6
    2. Vergelijk de twee boekhoudmethoden. De contante methode van boekhouding wordt vaker gebruikt in kleine bedrijven omdat het een nauwkeurige weergave van de contante balans van het bedrijf geeft. Naarmate het bedrijf groeit, kan het echter minder belangrijk worden om de exacte contante balans van het bedrijf te kennen en in plaats daarvan te focussen op zijn huidige gezondheid. Dit is waar de accrual-methode binnenkomt. Door kosten bij het volgen en inkomsten wanneer ze worden verdiend, in plaats van betaald, negeert de opbouwmethode de effecten van betalingsvertragingen bij het bepalen van de financiële gezondheid van het bedrijf.
  • Titel afbeelding Bookkeep Stap 7
    3. Beslissen over welke methode om te gebruiken. Wettelijk, een bedrijf kan een boekhoudmethode kiezen, zolang het bedrijf minder dan $ 5 miljoen aan de omzet heeft elk jaar of, als het producten aan het publiek verkoopt, minder dan $ 1 miljoen in de bruto ontvangsten heeft (alle inkomsten). Elk bedrijf met inkomsten boven die niveaus is wettelijk verplicht om de accrual-methode te gebruiken.
  • Voor meer informatie over het kiezen van een boekhoudmethode, zie hoe u kunt beslissen tussen Cash and AccruUal Accounting voor uw bedrijf.
  • Titel afbeelding Bookkeep Stap 8
    4. Gebruik boekhouding met dubbele ingang. Veel kleine bedrijven maken de fout van het gebruik van boekhouding met één entry. Dat wil zeggen, ze registreren alleen transacties als bewegingen van geld naar of van een enkel account. Elke zakelijke transactie vindt echter plaats in ten minste twee rekeningen en moet echter als zodanig worden vastgelegd voor nauwkeurigheid. Dit wordt dubbele boekhouding genoemd. Hiermee kunt u precies zien waar uw geld vandaan komt en waar het gaat.
  • Een aankoop van inventarisatie met contant geld zou bijvoorbeeld worden geregistreerd als een verhoging van de inventaris en een afname van de geldrekening. Als alternatief zou een verkoop van die inventaris aan een krediet die betaalt, wordt geregistreerd als een afname van de inventaris en een toename van de vorderingen.
  • In de boekhoudingwereld zouden deze worden vastgelegd met behulp van de officiële termen, als debieten en credits aan verschillende accounts.Als boekhouder is het echter het belangrijkst dat u een consistent systeem gebruikt dat logisch is.
  • Titel afbeelding Bookkeep Stap 9
    5. Registreer transacties in tijdschriften. Aanvankelijk hoeven transacties alleen te worden ingevoerd in dagelijkse of wekelijkse tijdschriften, afhankelijk van uw transactievolume. Deze vermeldingen bevatten informatie over de transactie, inclusief de koper / verkoper, hoeveelheid, datum en type transactie. Later zal deze informatie worden gecategoriseerd en toegevoegd aan het grootboek. Voor nu is het echter alleen belangrijk om de informatie op te nemen voor later gebruik. Inzendingen moeten worden gemaakt volgens de gekozen boekhoudmethode van het bedrijf (contant of opbouw).
  • De introductie van boekhoudsoftware heeft het tweestaps proces van tijdschriften en ledgers bijna verouderd gemaakt. De software werkt het grootboek automatisch bij, waardoor het proces een van eenvoudigweg transacties invoert als ze voorkomen. Sommige bedrijven kiezen echter nog steeds om de journaal-ledger-methode te gebruiken.
    • Deel 3 van 3:
    Transacties plaatsen op een grootboek
    1. Titel afbeelding Bookkeep Stap 10
    1. Afzonderlijke transacties in rekeningen. De beste manier om uw transacties bij te houden, is om ze te scheiden in verschillende rekeningen binnen het grootboek. Door te beginnen met SET-accounts en het toevoegen of aftrekken van deze met elke transactie, krijgt u een duidelijker beeld van waar geld binnenkomt en gaat. Deze accounts kunnen zo generiek zijn als verkoop of als specifieke bepaalde soorten inventaris. Het kan bijvoorbeeld redelijk zijn voor een automatische garage om een ​​volledig account voor de olie-inventaris te reserveren. Accounts zullen variëren tussen bedrijven, maar moeten minimaal het volgende dekken:
    • Contant geld
    • Debiteuren (geld verschuldigd van klanten die betalen op krediet).
    • Accounts te betalen (geld dat u bent aan leveranciers).
    • Verkoop (de inkomsten die u maakt van primaire bewerkingen).
    • Voorraad
    • Kosten van de verkoop (benodigdheden die u koopt voor productie of uw bedrijf).
    • Payroll-uitgaven (lonen).
    • Eigen vermogen (het bedrag dat eigenaren in het bedrijf hebben gezet).
    • Behoudende inkomsten (winst opnieuw in het bedrijf).
  • Titel afbeelding Bookkeep Stap 11
    2. Post transacties regelmatig. Hoe vaak u de transactie op het grootboek van de tijdschriften plaatsen, is afhankelijk van uw transactievolume. Het kan dagelijks, wekelijks of zelfs maandelijks zijn. Dit moet echter consequent worden gedaan om ervoor te zorgen dat u niet plotseling wordt overweldigd aan het einde van een boekhoudperiode. Nogmaals, boekhoudsoftware helpt u bij deze processen up-to-date te blijven.
  • Titel afbeelding Bookkeep Stap 12
    3. Analyseer uw LEDGER-accounts. Ledger-accounts zijn voornamelijk nuttig voor het kwantificeren van de financiële gezondheid van het bedrijf. Hoewel echte financiële rapporten het best overgelaten zijn aan professionele accountants, kan iedereen LEDGER-accounts vergelijken met eenvoudige vergelijkingen of rapporten. Vergelijk bijvoorbeeld de verkoop aan kosten om een ​​algemeen idee te krijgen van hoe uw bedrijf recent is gegaan. Uiteraard, als de verkoop hoger is dan uitgaven, maak je winst. Ga voor meer complexe rapporten naar een accountant of boekhoudprogramma.
  • Zie voor meer informatie over het plaatsen van een grootboek en het maken van eenvoudige rapporten, zie Hoe een boekhoudkundig grootboek te schrijven.

    • Video

    Door deze service te gebruiken, kan sommige informatie worden gedeeld met YouTube.

    Tips

    Zorg ervoor dat u uw leveranciers een paar dagen voorafgaand aan de betalingstermijn betaalt, of het nu 30 dagen of een langere periode is. Dit geeft je wat speelruimte als je vergeet om die dag te betalen en je op goede termen met leveranciers te plaatsen.
  • Als boekhouding begint te veel van uw tijd als uw bedrijf groeit, is het misschien een goed idee om hulp in te huren. Inhuren van een goed opgeleide accountant kunt u een vollediger en nauwkeurig beeld krijgen van de financiële gezondheid van uw bedrijf.
    • Deel in het sociale netwerk:
    Vergelijkbaar