Hoe maak je rekening met Prepaid-uitgaven: 7 stappen (met afbeeldingen)

Bij het uitvoeren van een bedrijf is het zeer gebruikelijk voor meerdere kosten - huur en verzekering, bijvoorbeeld - om van tevoren te worden betaald. Deze uitgaven die vooraf worden betaald, zijn bekend als vooraf betaalde uitgaven. Wetende hoe u verantwoordelijk bent voor vooraf betaalde kosten, houdt in de eerste plaats een begrip van enkele belangrijke boekhoudkundige principes, gevolgd door de opname van een paar eenvoudige journaalboekingen.

Stappen

Methode 1 van 2:

Inzicht vooraf betaalde uitgaven

1. Vertrouwd maken met Accrual-gebaseerde boekhouding. Om de boekhouding voor vooraf betaalde uitgaven te begrijpen, is het belangrijk om het basisprincipe van opbouwbasis te begrijpen. Simpelweg, in opbouwbasis, worden de inkomsten gerapporteerd over de winst- en verliesrekening wanneer ze worden verdiend, niet Wanneer het geld is ontvangen.

Als u bijvoorbeeld in juni een service ter waarde van $ 1.000 aanbiedt en niet het geld voor de dienst ontvangt tot augustus, worden het inkomen op de winst- en verliesrekening gerapporteerd als $ 1.000 van de inkomsten in juni. In augustus zou de winst-en-verliesrekening geen inkomsten tonen (ervan uitgaande dat er geen andere inkomsten uit het bedrijf waren). Dit komt omdat je de inkomsten in juni hebt verdiend.
Dit verschilt van contante boekhouding, waarbij de inkomsten worden vastgelegd wanneer het contant geld zelf wordt verstrekt, niet wanneer de inkomsten worden verdiend.

Titel afbeelding Account voor Prepaid-uitgaven Stap 2

2. Leer de definitie van vooraf betaalde uitgaven. Een vooraf betaalde kosten zijn eenvoudigweg een toekomstige kosten die vooraf worden betaald. Meestal betreft het een uitgaven gedurende één boekhoudperiode, gevolgd door het verbruik van wat de pre-betaling was voor, meerdere perioden. Algemene voorbeelden van vooraf betaalde uitgaven zijn verzekeringspremies, huur en eventuele bedrijfscontracten die van tevoren betalen.

Bijvoorbeeld, met een verzekering, kunt u zes maanden van tevoren uw premie betalen (die gebruikelijk is). Dan, gedurende een periode van zes maanden, dat premie zal zijn "gebruikt".

Titel afbeelding Account voor Prepaid-uitgaven Stap 3

3. Maak uzelf vertrouwd met de koppeling tussen AccruUal Accounting en Pre-Paid-uitgaven. Accrual-accounting vereist dat inkomsten worden erkend in de periode waarvoor ze worden verdiend (niet wanneer contant geld wordt ontvangen), en hetzelfde principe is van toepassing op uitgaven. Uitgaven, op dezelfde manier, worden niet erkend wanneer contant geld wordt uitbetaald (of wanneer de vooraf betaalde kosten voor worden betaald), en worden in de loop van de tijd eerder herkend als het ding dat vooraf is betaald wordt gebruikt.

Als u bijvoorbeeld zes maanden van tevoren huur betaalt, worden de vooraf betaalde uitgaven niet opgenomen in de maand wanneer u de cheque naar de verhuurder verzendt. Integendeel, de kosten zouden in de periode van zes maanden worden vastgelegd, omdat de kosten zijn "verbruikt". In dit geval verschijnt elke maand voor de periode van zes maanden één zesde van het totale huurbedrag op de resultatenrekening.

Iets dat bekend staat als het bijpassende principe is wat de behandeling van prepaid-kosten regelt. Dit principe dicteert dat de uitgaven moeten worden vastgelegd wanneer de bijbehorende goederen of diensten zijn gebruikt, niet wanneer ze worden betaald, zodat de kosten wedstrijden de inkomsten die de kosten hebben geholpen om te verdienen.

Methode 2 van 2:

Accounting voor vooraf betaalde uitgaven

1. Begrijp het basisaccountingsproces voor vooraf betaalde uitgaven. Het basisproces van de goedkeuringsproces voor vooraf betaalde uitgaven omvat het plaatsen van de vooraf betaalde kosten op de balans als een actief wanneer de kosten worden betaald en vervolgens geleidelijk in rekening worden gebracht als een kosten in de periode die het wordt gebruikt.

Dit betekent dat als u $ 12.000 huur van huur voor 1 jaar op 1 januari preparaat, het eerst op de balans als een actief zou worden geplaatst. Vervolgens zou het in de loop van het jaar geleidelijk als een last worden opgeladen, waardoor het activalevenwicht wordt verminderd naarmate de tijd vordert.
Eind januari zou het Asset-account bijvoorbeeld met $ 1.000 verminderen (reflecterend 1/12e van de jaarlijkse betaling die wordt gebruikt), en de kostenrekening op de resultatenrekening zou met $ 1.000 toenemen.
Waarom zijn vooraf betaalde uitgaven aanvankelijk op de balans geplaatst als een activum? Dit komt omdat het bedrijf nu het recht heeft om de goede of service te ontvangen, in dit geval, huur. Omdat de voorbetaalde uitgave waarde heeft ($ 12.000) wordt beschouwd als een actief.

Titel afbeelding Account voor Prepaid-uitgaven Stap 5

2. Registreer het tijdschriftinvoer voor het maken van de vooraf betaalde uitgaven. De eerste stap begint wanneer u het geld betaalt voor de vooraf betaalde kosten. Er moet een vermelding zijn in het algemene dagboek om deze activiteit weer te geven.Overweeg bijvoorbeeld een bedrijf dat $ 12.000 betaalt voor een jaarverzekeringsdekking op 1 januari.

Open hiervoor welke boekhoudsoftware u gebruikt en selecteert (of het maken) de Prepaid Insurance-account. U kunt deze account dan debiteren voor $ 12.000, en de geldaccount krediet voor $ 12.000

Aangezien Prepaid Insurance een Asset-account is, zouden de bovenstaande inzendingen in wezen $ 12.000 aan activa toevoegen en $ 12.000 uit contanten aftrekken.

Asset-balans wordt onaangetast als de eerste transactie als van de ene activa-account naar de andere.

Titel afbeelding Account voor Prepaid-uitgaven Stap 6

3. Registreer het tijdschriftinvoer om het prepaid-asset op te nemen. Aan het einde van elke boekhoudperiode moet het deel van het prepaid-actief dat is gebruikt, moet worden opgenomen op de winst- en verliesrekening. Neem in het bovenstaande voorbeeld aan dat het bedrijf de jaarrekening kwartierly rijdt.

Op 31 maart moet het einde van het eerste kwartaal een vierde van de prepaid-verzekering worden verholpen. Om het tijdschriftinvoer, debetverzekeringskosten voor $ 3.000 en een kredietprepaid-verzekering voor $ 3.000 op te nemen.

Het bovenstaande item vermindert het rekeningsbalans van Prepaid Insurance en beweegt dat saldo naar de winst- en verliesrekening als een last. Dit komt omdat 3 maanden van de verzekeringsdekking nu door de verzekeraar is verstrekt en kan worden erkend als een uitgave.

Titel afbeelding Account voor Prepaid-kosten Stap 7

4. Kosten het prepaid-asset tot het einde van zijn leven. Maak het journaalboeking hierboven aan het einde van elke boekhoudperiode totdat het saldo van de Prepaid-verzekering van het account 0 is. Als het bedrijf het jaar als boekhoudperiode gebruikt, is slechts 1 journaalboeking nodig om de kosten vast te leggen, die op 31 december moet worden vastgelegd.

Als de boekhoudperiode bijvoorbeeld kwartaal is, zorgt voor de pre-betaling van $ 12.000, elk kwartaal $ 3.000 in beweging van de Prepaid Inservic Asset-account, naar de kostenrekening van de verzekeringen. Na kwartaal 1 zou de Prepaid Insurance-account een waarde hebben van $ 9.000, en tegen het einde van het vierde kwartaal zou de Prepaid Insurance-account een saldo van 0 hebben.

Dit concludeert het proces van goedkeuring van een vooraf betaalde kosten, aangezien de kosten geleidelijk in de loop van het jaar worden opgebruikt.