Hoe verantwoording te nemen voor vooruitbetalingen

Ontvangen en administratie van vooruitbetalingen van een klant is een taak die zorgvuldige aandacht vereist voor de manier waarop vermeldingen zijn gemaakt in de boekhoudingsrecords van een bedrijf.Het proces omvat gewoonlijk het kwalificeren van het type ontvangen betaling en vervolgens de posten aan het grote grootboek in te vullen, zodat zodra de goederen en diensten met betrekking tot de betaling worden gefactureerd, deze betaling correct kan worden toegepast. Hoewel het exacte proces enigszins zal variëren op basis van hoe nauw het bedrijf maakt gebruik van algemeen geaccepteerde boekhoudkundige principes, worden een paar specifieke stappen zeer waarschijnlijk gebruikt bij het plaatsen van die vooruitbetalingen.

Stappen

Deel 1 van 3:
Het classificeren van de vooruitbetaling
  1. Titel afbeelding Account voor Advance Payments Stap 1
1. Kwalificeer het type vooruitbetaling. Dit hangt ervan af of de goederen of diensten zijn afgeleverd of niet. De vooruitbetaling is geclassificeerd als verdiende inkomsten indien de betaling is voor goederen en diensten die gedeeltelijk of volledig aan de klant zijn geleverd, maar nog niet zijn gefactureerd.
  • De geavanceerde betaling is geclassificeerd als onverdiende inkomsten als de betaling is voor goederen en diensten die op een toekomstige datum worden geleverd en gefactureerd, aangezien de verkoper nog geen voordelen voor de koper heeft verstrekt.
  • Titel afbeelding Account voor Advance Payments Step 2
    2. Maak een speciaal account in het boekhoudboek van de onderneming. Label het "Klantdeposito`s" of "Prepaid-verkoop." Misschien denk je dat een aanbetaling van de klant het rechte inkomen zou zijn, maar aangezien jij "verschuldigd" de klant iets, het is eigenlijk aansprakelijkheid voor het bedrijf.
  • Titel afbeelding Account voor Advance Payments Step 3
    3. Relateer de vooruitbetaling aan een klantaccount. Als dit een nieuwe client is, maakt u een klantaccount aan in de boekhoudingsrecords. Het detail voor de verdiende of niet-verdiende inkomsten moet ook in dat account worden gepost, in afwachting van verdere acties, zoals het vullen van de bestelling en het maken van de factuur voor die volgorde.
  • U zou bijvoorbeeld een account maken die wordt genoemd "Smith Metal-technologie."
    • Deel 2 van 3:
    Accounting voor klantdeposito`s
    1. Titel afbeelding Account voor Advance Payments Stap 4
    1. Registreer het bedrag van de aanbetaling van de klant. In uw boekhoudboek, debiteer de geldaccount en tegoed de klantafzettingen in hetzelfde bedrag. Debwaarden verhogen de kosten, activa, zoals contanten of apparatuur en dividendrekeningen. Credits verminderen deze rekeningen en verhogen de aansprakelijkheids- en aandelenrekeningen.
    • Wanneer Smith-metaaltechnologie bijvoorbeeld een aanbetaling van $ 1.000, debetcontant geldt voor $ 1.000 en kredietklantsafzettingen voor $ 1.000.
  • Titel afbeelding Account voor Advance Payments Stap 5
    2. Wanneer het werk is voltooid, verzendt u een factuur naar de klant. Opmerking over de factuur Het bedrag van de eerder betaalde aanbetaling en aftrekken van het totale verschuldigde bedrag. De omzet kan worden erkend wanneer het werk is voltooid en de klant is gefactureerd, niet wanneer het geld is ontvangen.
  • Als de totale factuur bijvoorbeeld voor $ 5.000 is, aftrek de aanbetaling van $ 1.000 tot totale verschuldigde $ 4000.
  • Titel afbeelding Account voor Advance Payments Stap 6
    3. Neem de transactie op in uw boekhoudboek. De inkomsten worden $ 5.000 gecrediteerd, debiteuren worden gedebiteerd voor $ 4.000, en klantdeposito`s worden gedebiteerd voor $ 1.000. Dit is hoe u de inkomsten aan het bedrijf opneemt - door een aansprakelijkheid (werk verschuldigd) in een activum (debiteuren) aan te zetten (.
    • Deel 3 van 3:
    Posting op bedrijfsrapporten
    1. Titel afbeelding Account voor Advance Payments Stap 7
    1. Post de vooruitbetaling. Dit staat op de balans of de winst- en verliesrekening op basis van de betalingsclassificatie (die is gebaseerd op of al dan niet een percentage van het werk / de service is afgeleverd). Indien geclassificeerd als "onverdiende inkomsten", Het bedrag kan worden gepost op de bedrijfsbalans als een aansprakelijkheid in het kader van het item van de onverdiende inkomsten / inkomstenregel. Een notatie die de inkomsten met het accountnummer van de specifieke klant verbindt, maakt het gemakkelijker om het saldo te verplaatsen zodra een factuur is gemaakt.
    • Op de balans zou u bijvoorbeeld een regelitem met onverdiende inkomsten, $ 1.000 Smith Metal-technologie, rekeningnummer 589 ontvangen.
    • Verdiende inkomsten kunnen worden gepost op de inkomensverklaring van het bedrijf, zodra een factuur is verzonden.
  • Titel afbeelding Account voor Advance Payments Stap 8
    2. Voltooi de transacties zodra de factuur is geplaatst. Dit zal de onverdiende inkomsten uit de balans verplaatsen, omdat het nu kan worden geteld als een betaling op een specifiek factuurnummer dat wordt aangetroffen in de open-rekeningen die worden betaald en beschouwd als deel van de vorderingen voor de periode. Verdiende inkomsten op dezelfde manier kunnen worden verplaatst van een openstaande regelitem op de winst-en-verliesrekening die wordt toegepast op het saldo van de factuur.
  • De winst- en verliesrekening zou aangeven "Omzet $ 5.000" Nadat het werk is voltooid en de verzonden factuur.
  • Titel afbeelding Account voor Advance Payments Stap 9
    3. Houd goede records. Papierkopieën van alle documenten met betrekking tot elke klantbetaling moeten gedurende ten minste één jaar worden bewaard totdat uw rekeningen zijn gecontroleerd en uw belastingen ingediend. Dan kunt u documentatie elektronisch opslaan gedurende ten minste zeven jaar.

    • Video

    Door deze service te gebruiken, kan sommige informatie worden gedeeld met YouTube.

    Tips

    Veel boekhoudkundige softwarepakketten omvatten geautomatiseerde processen voor het plaatsen van vooruitbetalingen volgens geaccepteerde boekhoudkundige principes. Om de posting te beheren, is alles wat nodig is om het bedrag van de betaling in te voeren, deze als verdiende of niet-verdiende inkomsten te gaan en het te verhouden tot een specifieke klant. De software maakt vervolgens de benodigde vermeldingen op de juiste boekhoudvellen en uitspraken.
  • Iets verschillende methoden kunnen worden gebruikt in verschillende delen van de wereld. Eén benadering vraagt ​​om te creëren wat bekend staat als een hangende of voorafgaande factuur en vermelding van de voorschot als een tegoed op die factuur. Zodra de goederen en diensten zijn gedebiteerd naar de factuur, wordt het krediet toegepast en ontvangt de klant een factuur die een nulbalans of een resterend evenwicht weerspiegelt dat de vooruitbetaling niet heeft betrekking op.
    • Deel in het sociale netwerk:
    Vergelijkbaar