Hoe miscommunicatie te voorkomen: 14 stappen (met afbeeldingen)

Miscommunications kunnen grappig, frustrerend of verontrustend zijn. Als u de miscommunicatie wilt verlagen, spreekt u duidelijk en verwijdert u uw aannames. Inchecken bij de persoon om ervoor te zorgen dat je het begrepen hebt. Bij het communiceren van elektronisch, wees duidelijk, beknopt en informatief. Een goede luisteraar zijn kan ook helpen miscommunicaties te voorkomen. Wanneer u enige moeite doet met uw gesprekken, kunt u uw risico op miscommuniceren verlagen.

Stappen

Deel 1 van 3:

Duidelijke communicatie gebruiken

1. Denk voor je spreekt. Nadenken over je woorden Hiermee kunt u uw gedachten organiseren en voorbereiden om iets zinvols te zeggen. Vooral als je op het punt staat een belangrijk gesprek te hebben, zorg er dan voor dat je woorden worden georganiseerd, zodat je kunt zeggen wat je bedoelt.

Vergeet niet dat je houding en toon heel veel kan communiceren. Houd je focus smal en probeer niet van onderwerp af te komen.
Als je moeite hebt met het zeggen van wat je wilt zeggen, noteer dan een paar kogelpunten om ervoor te zorgen dat je alles dekt die je wilt zeggen.
Neem een opzettelijke pauze voordat u spreekt. Heel vaak is het instinct om headlong in een discussie te treffen. Maar doelbewust pauzes plaatsen en een moment nemen om je gedachten te componeren voordat je het waarschijnlijker zult maken dat je communicatie duidelijk is, en je publiek klaar is om te luisteren.

Titel afbeelding Vermijd miscommunicatie Stap 2

2. Haal hun aandacht. De aandacht van een persoon betekent dat ze ervoor zorgen dat ze luisteren en de woorden begrijpen die je zegt. Oogcontact maken en inchecken om ervoor te zorgen dat ze luisteren. Als de andere persoon wordt afgeleid of in het midden van iets anders doen, haal ofwel hun aandacht of probeer een andere keer. Als ze afgeleid lijken door andere dingen, vraag om hun aandacht door te zeggen: "Ik moet ervoor zorgen dat je dit begrijpt" of, "zou ik je volledige aandacht begrijpen."

Als de persoon afgeleid lijkt, zeg dan dat u later zult praten wanneer ze meer beschikbaar zijn.

Als je bijvoorbeeld met iemand moet praten, ze zijn bijvoorbeeld in het midden van iets, laat ze weten dat je moet praten en hun aandacht willen hebben.

Vermijd het bellen of schreeuwen aan mensen om aandacht te krijgen - ga naar hen toe en spreek het gezicht als mogelijk.

Titel afbeelding Vermijd miscommunicatie Stap 3

3. Controleer uw veronderstellingen. Je zou kunnen aannemen dat mensen begrijpen wat je zegt of vraagt om te doen. Verduidelijk echter alles wat de persoon misschien niet zeker is. Als u bijvoorbeeld aanwijzingen geeft, verduidelijkt u alles wat de persoon nodig heeft om als voorbereidingswerk te doen. U kunt de hoeveelheid kennis of bekwaamheid die iemand heeft, dus het is om te vragen, dus het is het beste om te vragen.

Dit is vooral waar als je met iemand van een andere cultuur praat dan jezelf. Je zou kunnen aannemen dat ze slang of een andere spraak begrijpen, maar het doet geen pijn om te vragen. Als iemand er verward uitziet, probeer het beter te verklaren.

Titel afbeelding vermijd miscommunicatie Stap 4

4. Hoffelijk. Hoffelijk zijn in je communicatie betekent open, eerlijk en vriendelijk zijn. Je zegt niets dat passief-agressief, sarcastisch is, of jabbing naar of over de persoon die je praat. Focus op vriendelijk en zeggen wat je bedoelt op een manier die gemakkelijk wordt begrepen. Als u andere mensen onderbreekt, onbeleefd bent, en respectloos, zult u niet effectief communiceren.

Sarcasme kan gemakkelijk verkeerd worden begrepen. Hoewel het is bedoeld om humoristisch te zijn, zegt het tegenovergestelde van wat je echt bedoelt, kan leiden tot misverstanden. Mensen kunnen in de war zijn voor wat je eigenlijk bedoelt. Sarcasme kan ook onbedoeld gemeen worden.

Titel afbeelding Vermijd miscommunicatie Stap 5

5. Controleer op begrip. Check in met de persoon om ervoor te zorgen dat ze je hebben begrepen. Dit kan zo simpel zijn als zeggen, "is dat logisch?"Of," heb je vragen??"Dit geeft hen de mogelijkheid om eventuele zorgen of problemen die ze hebben,.

Dit kan mensen helpen zich op hun gemak te voelen om vragen te stellen of om opheldering te zoeken.

Als u aanwijzingen geeft, vraagt u hen om u terug te wisselen om te zorgen voor begrip.

In sommige omstandigheden is het passend om een snelle samenvatting te geven.

Bijvoorbeeld: "Dus ik wil gewoon duidelijk zijn: we gaan eerst het Garcia-account aanspreken, dan zullen we een snelle vergadering doen over het oplossen van problemen de communicatieproblemen op te lossen. Begrepen?"

Titel afbeelding Vermijd miscommunicatie Stap 6

6. Opvolgen. Follow-up met de persoon waarmee je communiceert om ervoor te zorgen dat je duidelijk hebt gecommuniceerd. Als u bijvoorbeeld een e-mail hebt verzonden, stuur dan een andere vraag: "Hoe gaat alles? Heb je nog vragen?"Als je met iemand sprak, vraag ze dan een dag of twee later," gewoon inchecken. Alles ok?"

Als u denkt dat u mogelijk verkeerd hebt gecommuniceerd, gebruikt u deze keer om duidelijk te communiceren en alles te wissen wat in verwarring kan zijn.

Deel 2 van 3:

Een goede luisteraar zijn

1. Begrijp lichaamstaal. Veel communicatie is non-verbaal. Let op - het kan erg belangrijk zijn. Houd oogcontact en merk eventuele wijzigingen in uw oogcontact of het oogcontact van de ander. Let op de houding en gezichtsuitdrukkingen van een persoon en kijk of er inconsistenties zijn. Als u de verschillen opmerkt, vraag dan opnieuw een vraag of zoekt u opheldering.

Titel afbeelding Vermijd miscommunicatie Stap 8

2. Luister goed. Geef je volledige aandacht als iemand spreekt. Veel mensen proberen na te denken over wat ze volgende zullen zeggen, maar blijf betrokken bij de persoon die spreekt. Mensen waarderen het gevoel en begrepen en een van de beste manieren om dit te doen is het actief luisteren. Draai je lichaam naar hen toe en leun naar binnen. Draai niet tot afleiding (zoals mobiele telefoons) en blijf aanwezig met de persoon.

Hoor niet alleen de woorden die de persoon zegt, luister naar informatie en hoe ze communiceren. Bijvoorbeeld, de stem van de persoon kan veranderen bij het praten over iets emotioneels of wanneer ze zich ongemakkelijk voelen.

Titel afbeelding Vermijd miscommunicatie Stap 9

3. Vermijd onderbreken. Als iemand anders spreekt, doe dan je best om ze niet te onderbreken. Laat ze hun gedachten afmaken voordat ze aan hen toevoegen of iets anders zeggen.Dit laat zien dat je luistert en geeft om wat ze zeggen. Als je vaak mensen te onderbreken, voelen ze zich misschien gefrustreerd in het praten met je en mogen ze niet allemaal communiceren wat ze willen zeggen.

Laat iemand hun gedachten laten afmaken betekent dat je volledig luistert en niet hebt gepreoccupeerd met je eigen woorden. Op deze manier zullen ze zich meer comfortabel voelen bij het delen van alles en zullen ze niet missen, wat ze betekenden dat ze zeggen omdat het gesprek op een zijspoor kwam.

Titel afbeelding Vraag Ouders over Puberty Stap 11

4. Vragen stellen. Als er iets onduidelijk is of als er iets is dat u niet helemaal begrijpt, moet u ervoor zorgen dat u er een vraag over bent. Probeer iets te zeggen, "Zou je het erg vinden om te verduidelijken wat je bedoelt met ___?" of "Ik weet niet zeker of ik het begrijp ___. Kun je dat toelichten?"

Als de persoon nog steeds aan het praten is en je ze niet wilt onderbreken, Jot de vraag naar beneden, zodat je het niet vergeten om erover te vragen.

Deel 3 van 3:

Elektronisch communiceren

1. Informatie organiseren. Als u informatie probeert te communiceren, moet u er zeker van zijn dat de informatie effectief naar de persoon komt. Als u bijvoorbeeld een evenement plant, moet u belangrijke details geven: plaats, tijd en wat mensen moeten brengen. Spel alle aanwijzingen of stappen uit die mensen moeten nemen en ervoor zorgen dat de informatie duidelijk is.

Voordat u de informatie of uitnodiging verzendt, controleer dan of het alle informatie nodig heeft.

Titel afbeelding Vermijd miscommunicatie Stap 11

2. Gebruik minder woorden. Wanneer u communiceert via teksten of e-mails, ga dan op het punt. Een langdurige of wordse e-mail kan convoluteren wat u probeert te zeggen. Als u bijvoorbeeld een verzoek aan doet, kunt u er rechtop aan het rechtop staan en uw verzoek kunt doen. Je zou kunnen zeggen waarom je het gedaan verzoek nodig hebt, maar ga niet door en op. Gewoon aangeven wat je nodig hebt en eindigde de e-mail kort daarna.

Als je de neiging hebt om lange e-mails of teksten te schrijven, zullen mensen ze waarschijnlijk skimen in plaats van ze grondig te lezen. Als je niet van je lange letters kunt komen, overweeg dan de belangrijkste dingen bovenaan te zetten.

Houd er rekening mee dat e-mails geen sociale aanwijzingen geven als gezichtsuitdrukkingen en stem. Gebruik daarom duidelijke taal en vermijd sarcasme.

Emojis zijn handig in sociale e-mails, maar in de meeste bedrijven zijn e-mails niet geschikt.

Titel afbeelding Vermijd miscommunicatie Stap 12

3. Focus op één onderwerp. Houd het bericht zo eenvoudig mogelijk. Do not Ramble of ga verder met veel extra details en vermijd het aanpakken van verschillende onderwerpen in één e-mail. Het is het beste om te focussen op één item of onderwerp tegelijk in plaats van veel dingen in één e-mail. Als je verschillende dingen hebt om aan te pakken, praat dan ongeveer één per keer per e-mail. Op die manier kan de persoon elke e-mail verwijderen terwijl ze elk onderwerp aanpakken en niet vergeten iets te doen of iets aan te pakken.

Als je erop staat om verschillende onderwerpen tegelijk aan te pakken, laat je ze duidelijk afbakenen. Gebruik bullet-points of andere organisatie om de inhoud te verduidelijken.

Titel afbeelding Vermijd miscommunicatie Stap 13

4. Krijg recht op het punt. Hoewel het goed is om je e-mails mee te beginnen, "hoe gaat het met je??"Of een andere aangename, besteed niet te veel tijd aan praten over iets dat niet gerelateerd is aan wat je wilt. Nul op uw verzoek of informatie die u met de persoon wilt delen. Dans er niet omheen of geef een langdurige lead-up. Ga in plaats daarvan naar het punt van wat je wilt of te zeggen.

Video.

Door deze service te gebruiken, kan sommige informatie worden gedeeld met YouTube.

Tips

Zorg ervoor dat u geen sarcasme in chat, instant messaging of e-mails zonder emoticons gebruikt. Sarcasme communiceert vaak niet goed door tekst, dus het beste om het in plaats daarvan persoonlijk te doen.

Deel in het sociale netwerk: